HOMEビジネス 就活メールはどこまで返信する?遅れたときは?メールの返信時のお悩みを解決【例文あり】

就活メールはどこまで返信する?遅れたときは?メールの返信時のお悩みを解決【例文あり】

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2021/04/05(最終更新日:2021/04/05)


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「就活メールでマナー違反してしまったらどうしよう」と不安に思っている人もいるのではないでしょうか。

就活メールで失敗すると、選考にも影響を与えるのではないかと心配な人も多いでしょう。

本記事では、就活メールで押さえておきたい基本マナーや返信例文について詳しくご紹介します。

マナーを守った例文を送ることで採用担当者にいいイメージを持ってもらいたい人はぜひ参考にしてください。

本記事の内容をざっくり説明
  • 就活でメールを返信するときの基本的な3つのマナー
  • 就活でメールの返信をするときによくある悩みを解決しよう
  • 【シーン別】就活でのメールの返信内容・例文

 

就活でメールを返信するときの基本的な3つのマナー

就活メールのマナーに自信がない人もいるのではないでしょうか。

知らない間にマナー違反して、選考に影響が出たら……と思うと不安で、なかなかメールを送れない人もいるでしょう。

メールのマナー違反だけで選考に落ちるケースはほとんどないでしょうが、それでも良い印象を与えるほうがいいですよね。

まずは、就活でメールを返信するときの基本的な3つのマナーを確認していきましょう。

 

1.件名は変更しない

就活でメールを返信するときの基本的なマナーの1つ目は、件名は変更しないことです。

LINEやSNSのDM(ダイレクトメッセージ)などを使ったやりとりに慣れている人は、メールの「件名」に不慣れな人も多いのではないでしょうか。相手からメールをもらった際に、件名を変えたほうがいいのかとメール初心者は悩んでしまいがちです。

たくさんのメールをもらっている相手からすると、メールの件名が変わっていたらメールの管理が難しくなってしまいます。そのため、何の話題なのか把握できるように件名は変更せず、そのままにしておくのがマナーです。

また返信メールを送る際に「Re:」をつけるかつけないか悩んでいる人もいるでしょう。

「Re:」は、ラテン語で「〜に関して」という意味を持ちます。自分のメールが返信メールであることを示すものなので、メールを返信する際は消さないようにしてください。

何度も返信を繰り返して「Re:」が何個も続く場合は、増えすぎた「Re:」を少し減らし件名がなくならないようにしましょう。

 

2.自分から送ったメールは自分で終わらせることが基本

就活でメールを返信するときの基本的なマナーの2つ目は、自分から送ったメールは自分で終わらせることです。

自分から送った質問メールに回答をもらったけれど、返信したほうがいいのかなと悩んでいる人もいるのではないでしょうか。

「ありがとうございます」だけのメールを送ると、相手に迷惑がかかるかもと悩んでメールを放置している人もいるでしょう。

しかし、基本的には自分からメールを送った場合は、自分で終わらせるほうがベターです。

質問に受け答えしてもらった場合は、改めて質問の答えについて触れて感謝を伝えるようにすることがおすすめです。

 

3.できるだけ24時間以内・常識的な時間に返信をする

就活でメールを返信するときの基本的なマナーの3つ目は、できるだけ24時間以内・常識的な時間に返信をすることです。

社会人になると毎日メールを管理する必要があり、早い返信が求められます。社会人になる就活生もなるべく早く返信を送るように心がけましょう。

就活以外することがなくて、昼夜逆転してしまっているからといって深夜にメールを送ってしまうと「生活リズムがきちんとしていないのかな」と思われる可能性があります。就活のメールで悪い印象を与えないように、常識的な時間に返信をすることをおすすめします。

ベストなのは、相手企業の営業時間内に返信することですが、数時間前後しても、常識的な時間であれば問題ありません。

メールを受け取ったことを確認したら、できるだけ早くに返信をするよう、習慣づけてください。

 

就活でメールの返信をするときによくある悩みを解決しよう

基本的なマナーを知った上で、就活メールでよくある悩みについてご紹介します。

 

就活でメールの返信はどこまでする?

質問をして、回答のメールをもらい、回答メールに対してお礼メールを送った際に、また相手から返信が来たことがある人もいるのではないでしょうか。さらに返信する内容もなく、返信するべきなのか悩む人も多いでしょう。

上記でご紹介した通り自分から送ったメールは自分で終わらせるのが基本です。でも、もうお礼は言ったから何を送ればいいのかわからないと悩んでしまう人もいるでしょう。

お礼メールの返信に対する返信は、返信メールを頂いたことに感謝するメールを送ることがおすすめです。忙しい中わざわざ時間を割いてくれたことに感謝する文面のメールを作るといいでしょう。

件名:Re:会社説明会の開始時間に関しての質問
  • 株式会社◯◯ ◯◯部
    ◯◯様

    お世話になっております。◯◯大学◯◯部◯◯学科◯◯(名前)です。

    お忙しい中、ご丁寧に返信いただきましてありがとうございます。
    今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。

    ◯◯(名前)※以下に署名を入れる

 

返信不要と書いてあった場合は返信しなくてもいいの?

自分から送ったメールは自分で終わらせるべきだとご紹介しました。

「返信不要」と書いてあっても一応返信したほうがいいのかなと思ってしまう人もいるのではないでしょうか。

しかし、相手からの返信メールに「返信不要」と書いてあった際は、例外的に返信する必要はありません

返信してしまうと「メールを隅から隅まで読んでいないのだな」と思われてしまう可能性があります。返信したい気持ちがあっても、相手の時間を無駄に取らないためにも返信をしないようにしましょう。

 

メールの返信に遅れたときはどうしたらいい?

「メールボックスを見る習慣がなくて返信が遅れてしまった」ということもあるのではないでしょうか。

返信が遅れてしまったからといって、さらに放置してしまうのは絶対に避けてください。

メールを受信してから24時間以上立ってしまった場合は、お詫びの旨を書いたメールを送りましょう。

例えば「返信が遅れてしまい、大変申し訳ありません」「返信が遅くなりましたこと、お詫び申し上げます」などと誠意を持って謝るようにしましょう。

「メールを見ていなかったので」「学業が忙しく」などの理由・言い訳は書く必要はありません。

 

返信に引用は使ってもいいの?

メールを返信をすると、自動的に引用する設定になっている人も多いでしょう。

引用のメッセージがあると、長くなってしまい読みにくいかも知れないと思って引用をわざわざ消してしまう人もいるのではないでしょうか。

しかし、企業の人はたくさんの就活生とメールをしています。前回送ったメールのことを忘れていることも珍しくありません。

メールの引用を消してしまっていると、何について書いているのかわからなくなり件名で検索して探す必要があります。忙しい採用担当者に無駄な時間を使わせないためにも引用文を消すのは辞めましょう

多少長くなっても、引用文を残した状態でメールを送ることを覚えておくことをおすすめします。

 

【シーン別】就活でのメールの返信内容・例文

就活メールでの基本的なマナーやよくある悩みをご紹介しました。マナーを守った就活メールを送ることは重要だとわかっていても、どのように文面を作ったらいいのか想像できない人も多いのではないでしょうか。

以下では、就活でのメールの返信内容・例文をご紹介します。慣れない言葉遣いでメールを送るのは難しいと思っている人はぜひ参考にしてください。

 

日程調節に関するメールの返信例

まずは、日程調節に関するメールの返信例をご紹介します。

件名:Re:面接の日程に関して
  • 株式会社U-NOTE 人事部
    山田太郎様

    お世話になっております。〇〇大学薬学部の佐藤優樹です。
    この度は、面接日程のご連絡を頂き、誠にありがとうございます。

    下記の日程で、ご都合がよろしいときに面接をお願いできますでしょうか。

    1 6月3日(水)13:00〜14:00
    2 6月4日(木)15:00〜16:00
    3 6月5日(金)13:00〜14:00

    上記で叶いません場合、6月7日以降でご指定いただけますと幸いです。
    お忙しいところ恐れ入りますが、ご確認のほど何卒よろしくお願いします。

    ---------------
    〇〇大学 薬学部
    〒123-4567
    東京都〇〇区123-456(都道府県から建物名、号室まで記載)
    電話番号:123-4567-8910
    メール:namae@××.com
    ---------------

メールの返信を送る場合は、相手の名前、自分の名前をはじめに記すようにしましょう。相手の名前を書くことで、間違いメールではなく相手に向けたメールであることがわかります。

また、自分の名前を書いていないと、誰だかわかないメールになってしまいます。忘れずに自分の名前を書き込みましょう。

自分の都合のいい時間を聞かれた場合は、3つ以上の候補を示すことが大切です。

「〜以降でご指定いただけますと幸いです」と言うことで、相手が自分の示した候補で都合を合わせられなかった場合に備えることができます。

また、メールの最後に署名を入れることを忘れないようにしましょう。

メールの署名を一つひとつのメールに書くと、時間がかかるのでメールの設定で署名を登録しておくことをおすすめします。

 

面接・説明会のお礼メールの返信

企業から面接や説明会に参加してくれたことに対する感謝の旨を表すメールが来た場合は、自分も返信する必要があります。

以下では、面接・説明会のお礼メールの返信をご紹介します。

面接・説明会のお礼メールの返信例
  • 件名:Re:〇月〇日の説明会のお礼

    株式会社U-NOTE 人事部
    山田太郎様

    お世話になっております。〇〇大学薬学部の佐藤優樹と申します。

    お忙しい中、ご丁寧にお礼のメールをいただきましてありがとうございます。
    貴重な時間をいただき、大変勉強になりました。
    特に山田さんの「社会人とは〇〇である」という言葉には感銘を受けました。

    今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。

    なお、お忙しいことと存じますので、返信はご無用です。

    ---------------
    〇〇大学薬学部
    佐藤優樹
    〒123-4567
    東京都〇〇区123-456(都道府県から建物名、号室まで記載)
    電話番号:123-4567-8910
    メール:namae@××.com
    ---------------

 

説明会や面接で、相手に貴重な時間を割いていただいたことに関するお礼を述べることがポイントです。

どういうところが勉強になったか、何に感動したのかについて詳しく書けると相手も「説明会でたくさん学んでくれたのだな」と好感を抱いてくれます。

お礼メールの返信に対する返信がいらない場合は、返信不要であることを丁寧に伝えることをおすすめします。

 

質問に回答してもらったときのメールの返信

わからなかったところを人事の人や採用担当者にメールで質問することもあるのではないでしょうか。

以下では、質問に回答してもらったときのメールの返信をご紹介します。

質問に回答してもらったときのメールの返信例
  • 件名:Re:説明会関する質問 佐藤優樹

    株式会社U-NOTE 人事部山田太郎様

    お世話になっております。〇〇大学薬学部の佐藤優樹と申します。

    この度は、突然のメールに関わらず早急に返信いただけましたこと、感謝申し上げます。

    それでは、次回の◯日に行われる説明会に参加させていただきたいと思います。

    お忙しい中、ご丁寧に返信いただきありがとうございました。

    当日はよろしくお願いします。

    ---------------
    〇〇大学薬学部
    佐藤優樹
    〒123-4567
    東京都葛飾区123-456(都道府県から建物名、号室まで記載)
    電話番号 123-4567-8910
    メール  u-note-me@××.com
    ---------------

メールの質問に答えてくれたことへの感謝の気持ちを表しましょう。

「ありがとう」を何度も使うとメールがくどくなってしまうので、「感謝申し上げます」「お礼申し上げます」など別の表現を使うことをおすすめします。

 

就活で、メールの返信が来ないときはどう催促したらいい?

「大切なメールを送ったのに、なかなか返信が来ない」と焦っている人もいるのではないでしょうか。

あからさまに催促してしまうと、相手の気分を害してしまうこともあります。

そのため、「返信をいただきたいです」だけではなく「面接の日程ですが、その後いかがでしょうか」のように間接的に聞くことをおすすめします。

もし、催促が必要な内容となった場合は「催促めいてしまい、大変恐縮ですが、ご確認いただけますと幸いです。」など、フォローをするのも一案です。

 

就活のメールでは返信時にも一般的なメールマナーに気を付けよう

本記事のまとめ
  • 「Re:」や引用は消さずに、件名はそのままで返信する
  • できるだけ早くメールの返信をするように心がける
  • 「返信不要」と書いてあるメール以外、自分でメールを終わらせる

本記事では、就活メールの返信に関するマナーやよくある悩みなどをご紹介しました。

慣れないビジネスメールは一通作るだけでも時間がかかってしまうもの。後回しにせず、メールを見たらすぐに返すようにする習慣をつけましょう。

本記事を参考に、マナーを守った就活メールの返信をしてみてはいかがでしょうか。

 

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