【例文】好印象を与える転職面接の日程調整・辞退メール

　転職活動をする際、日程の調整から辞退・内定の連絡まで、企業とのやりとりは迅速さとわかりやすさが求められる。

　本記事では、転職面接の日程調整・面接辞退メールのテクニックをご紹介する。

　基本的には新卒の就職活動におけるメールと同じだが、転職活動を行う上でおさらいしておこう。

面接に関するメールを送る前に注意すべきこと

メールの返信は24時間以内に必ず行う

　企業からメールが届いた際、「返信不要」と書かれていない限り、基本的には返信をするのが望ましい。

　メールに目を通した旨を報告することで、送信ミスがないことやコミュニケーションの円滑さを伝えることができるためだ。

　また、返信は可能な限り早めに行なうことを心がけたい。最低でも24時間以内に返信するということは必須だ。

　うっかり忘れてしまうことを防ぐためにも、「来たらすぐ送り返す」という習慣を日頃からつけておくといいだろう。

メールは志望企業の業務時間を考慮して送る

　基本的にどの時間帯に送信しても問題はないが、深夜の時間帯では人によって心象を悪くしてしまうこともある。

　そのため、メールの送信時間は志望企業の業務時間に合わせるのが望ましい。

　緊急の要件や日程調整が必要ですぐに連絡したいという場合は、「夜分遅くに申し訳ありません」など、お詫びの言葉を入れるのがいいだろう。

件名には必ず要件を記載する。「Re：」は1つまで残す

　件名は「面接日時のご連絡」や「面接辞退のご連絡」などというように、メールの内容・要件がひと目でわかるように記載する必要がある。

　「ありがとうございました」や「先日の件について」では、ひと目見ただけでは要件がわからず、手間をかけてしまうことになるので注意すべきだ。

 　上記に加え、誰が送ったのかがわかるように要件のあとに括弧で自分の名前を入れるとなおよい。

　また、返信した際に件名に残る「Re:」を消してしまうことがよくあるが、残すことで「送ったメールへの返信だ」と相手が一目でわかるので、消さずに残しておくといいだろう。

　ただし、連絡を重ねて「Re:」が多くなってしまうと見づらくなるので、2つ以上になった場合は消去して1つまで残しておくのが無難だ。

文末に必ず署名を入れる

　企業からのメールには必ず署名を入れるべきである。

　新卒時の就職活動における署名は「大学・学部」を記入するが、転職活動の場合は「個人名および最低限の情報」のみでよい。

　このとき、前職の企業名を書いたり、会社のメールアドレスを使用してしまうとかえって心象を悪くしてしまう。

　そのため、メールアドレス、住所ともに個人のものを使用するべきである。

＜署名の例＞

----------------------
山田  太郎（名前）
東京都新宿区XX町XX（住所）
xxxxxxx@xxxxx.com（メールアドレス）
090-XXXX-XXXX（すぐに繋がる電話番号）
----------------------

  このような署名は毎回入力していると手間がかかってしまう。

　Gmail・Outlookのようなメールソフトや、大半のスマートフォンのメールアプリなどには署名を登録する機能がある。

　これらを使って署名をあらかじめ設定しておくとよい。

　上記で紹介した基本事項を踏まえた上で、さまざまなパターンごとにメール文例を紹介する。

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面接日次のメールに返信するときは

　面接日次の調整にはさまざまなパターンが存在する。

　ここでは、企業から面接候補の日時についての連絡を受けて、それに対し返信をする際の文例を紹介する

指定された面接日次で問題がない場合（企業から候補をいくつか提示された場合も）

指定された面接日時では都合が悪く、別の日時を指定する場合

面接の候補日を自分で指定するよう言われた場合

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面接を辞退するときのメールの送り方

　すでに内定をもらった企業へ行く、転職活動そのものを止める、現職での仕事の都合などといった理由から、面接の日程が決まった後で面接を辞退することが起こりうる。

　このときに使う丁寧な断りのメール文例を紹介する。

　また、選考を辞退する意思はないが、体調不良や別の予定などの理由で設定していた面接をキャンセルしなければならない場合がある。

　仮にそのような事態になっても、企業の採用スケジュールさえ外れていなければ採否への影響はない。

　この場合は、より誠意のある伝え方が重要になってくるため、その際の文例もあわせて紹介する。

何らかの理由で面接（選考）を辞退する場合

その日の面接をキャンセルしても、選考は辞退しない場合

面接辞退の連絡は電話かメールのどちらですべきか

  まず、面接の辞退が決まった場合はすぐに連絡するのがよい。

　転職活動においては、面接の辞退は高確率で起こりうることであるため、誠意のある連絡ならば企業の心象が悪くなることはない。

　ただし、1日前あるいは当日のキャンセルや日程変更は避けるべきだ。

  面接辞退の連絡は数日前ならば電話でもメールでも問題はない。

　ただ、メールを送った上で、改めて電話で伝えると丁寧だ。万が一当日にキャンセルする場合は、緊急性が高いため必ず電話で伝えるべきである。

  いずれにせよ、メールで辞退の旨を伝えるときは「本来、直接お詫びすべきところ、メールでのご連絡になりましたことを、重ねてお詫び申し上げます」と書くとより誠意が伝わりやすい。

　電話で辞退の旨を伝える場合、辞退理由を聞かれることもある。この場合は正直に「他社の内定が決まった」「家庭の事情」など簡潔に伝えてもいい。

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面接日程・辞退のメールを送る際のポイントまとめ

　ここまでで、さまざまなシチュエーションに応じて文例を紹介してきたが、ここで企業にメールを送るうえで注意すべき点をまとめた。

 
　ビジネスマナーと同様、ビジネスメールにはあらゆる作法や常識が存在していて、一見難しいようにも見える。

　しかし、転職においては、社会人をある程度経験している以上、これらにどれだけ慣れているかどうかも問われる。転職活動を始める前にしっかりと再確認し、丁寧な諸連絡を心がけてほしい。

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