【イチから丁寧に】職務経歴書の書き方フォーマット・8つのポイントを解説

転職活動をする際に必ず必要になる「職務経歴書」。企業側に今まで行ってきた業務を伝える重要な書類です。

本記事では、職務経歴書の役割から種類、作成の仕方まで詳しくご紹介します。

採用の合否にも関わる書類である「職務経歴書」の作成方法に悩んでいる人は、ぜひ参考にしてください。

そもそも、職務経歴書の役割とは？

転職活動の際に履歴書と同様に必要となる職務経歴書。

そもそも、職務経歴書とはどのようなもので、なぜ職務経歴書が必要なのでしょうか。以下では、職務経歴書の役割を詳しくご紹介します。

職務経歴書の役割を正しく理解して、転職先に自分のスキルを上手にアピールできるようになりましょう。

仕事の実行能力をアピールするプレゼン資料

職務経歴書は、今までに所属した企業や、担当した業務内容を記載する書類です。

業務の中で達成した成果・貢献したポイント・得たスキルなど、どのような企業でどのような活躍をしたか、転職先でも貢献する能力があることをアピールするために作成する資料だと思っておくといいでしょう。

これまでに優れた成果を挙げていたとしても、読み手に魅力が伝わらなければ書類選考は突破できません。

採用担当者に「面接してみたい」と思わせるためには、ただただ職歴を羅列するだけではなく、文章の中で転職に対する思いや自身のスキルをしっかりと伝える必要があります。

読み手に自分の魅力をしっかりと伝えるためにも、まずは履歴書と職務経歴書の違いを頭に入れておきましょう。

職務経歴書と履歴書の違い

履歴書は、学歴や職歴などの基本的情報を伝えるための書類であり、企業側が人事情報として保管するために使用されることが多いです。

また、履歴書は志望動機を測る資料でもあるため、基本情報のほか自己PRも端的に行うことが好まれます。

一方、先述したように職務経歴書は今までの業務や達成した成果など、企業に貢献できる能力を示す書類です。

職務経歴書は履歴書のように基本的情報を書くのではなく、企業に「採用したい」を思わせる書類にする必要があります。

職務経歴書を書く前に知っておきたい体裁

職務経歴書を初めて書く場合、書き方やマナーを知らない人も多いのではないでしょうか。

転職の際には、新卒と違いマナーの有無は厳しく評価されます。まずは、職務経歴書のマナーを知って相手に失礼のない書類を作りましょう。

職務経歴書は手書きよりもパソコンで作成する

職務経歴書は履歴書と違い、決まったフォーマットがありません。

職務経歴書は詳しく数ページに及ぶ資料となるため、罫線やグラフなどを適宜入れて整理する必要があります。

また、書き損じもすぐに修正できることや、職務経歴書作成を通してPCスキルのアピールにもなるので手書きよりもPCでの作成をおすすめします。

職務経歴書の用紙はA4サイズ白無地で作成する

企業で使用される資料のサイズはほとんどがA4であるため、特に規定がない場合はA4サイズで作成しましょう。

カラーのついた用紙や風変わりな素材のものはあまりいい印象を与えないので、無難な白無地を使用することをおすすめします。

相手にわかりやすい職務経歴書の作成を心がけ、見やすい職務経歴書を作り上げましょう。

職務経歴書の枚数は1〜3枚におさめる

ついつい職務経歴を細かく記述してしまい、膨大な情報量になってしまうこともあるのではないでしょうか。

しかし、読み手のことを考え端的にわかりやすくまとめることが重要です。まとまりのない薄い文章だと相手に「まとめる能力がない人間」と思われる可能性があります。

また、長々とした文章だとインパクトを失ってしまい、相手に自分の優れている点が伝わらないこともあります。

目安はA4用紙2〜3枚に自分の職務経歴を下書きし、それを簡潔にまとめることです。最終的には、A4用紙1〜3枚におさめましょう。

職務経歴書のフォントは明朝体

職務経歴書のフォントは、書類作成に多く使用される明朝体が好ましいです。

装飾文字などは避け、あくまでビジネス文書にも対応した無難な文字を使用しましょう。

奇をてらって、色を変えたりフォントを変えたりすると読みにくい職務経歴書になってしまいます。アピールするのは職務経歴書の内容であることを忘れないようにしましょう。

職務経歴書作成の際に意識するべきポイント

基本的な職務経歴書を作成する際のマナーをご紹介しました。

以下では、職務経歴書作成の際に意識するべきポイントをご紹介します。マナーを守りつつ、内容を充実させ、面接官に好印象を与える職務経歴書を作成してみてはいかがでしょうか。

ポイント1．企業が求める人物像に合わせた書き方をすること

職務経歴書作成の際に意識するべきポイントの1つ目は、企業が求める人物像に合わせた書き方をすることです。

企業によって採用に求める人物像が異なるため、職務経歴書の書き方や文章の内容は志望企業に合わせて変えていく必要があります。

これまでの経歴や培ってきたスキルをただなんとなく羅列するのではなく、志望企業が求めているスキルを理解しその点について重点的にアピールしていくことを心がけましょう。

例えば、営業職につきたいと思っているなら、自分の営業スキル・コミュニケーション能力・成果などに重きを置き相手に伝えるようにしましょう。

どんなに優れているポイントでも業務に関係ないことをアピールしても無意味なだけではなく文字数も取ってしまうので書かないようにすることをおすすめします。

ポイント2．読みやすい見た目や書き方を心がけること

職務経歴書作成の際に意識するべきポイントの2つ目は、読みやすい見た目や書き方を心がけることです。

職務経歴書は自分で読むものではなく、人に見られるものです。

誤字や脱字をしないという基本的なことを始め、改行や必要に応じて箇条書きにするなどの工夫をして読んでいて違和感のない書き方を心がけましょう。自分の主観だけでは読みやすい職務経歴書になっているかわからないようなら、信頼できる友達や家族に見てもらうことをおすすめします。第三者の意見を取り入れて何度も推敲し、誰が読んでもわかりやすい職務経歴書を書く気持ちを忘れないようにしましょう。

また、職務経歴書は情報量が多すぎると焦点が定まらなくなってしまうため相手に一番何を伝えたいのかをよく考えて書くようにしてください。

ポイント3．具体的な数字を入れて説得力を持たせる

職務経歴書作成の際に意識するべきポイントの3つ目は、具体的な数字を入れて説得力を持たせることです。

営業職の場合、「自分は会社の売上を伸ばすために頑張った」「会社に与えられている目標を達成した」のような曖昧なアピールでは相手に響くことはありません。

会社の売上に貢献したことを示したければ「前年度と比較して○%売上を上昇させた」「会社に与えられていた1人○円以上の売上という目標の2倍以上の売上を叩き出した」のように数字を使って表すことをおすすめします。

また、どのようにして売上を上げたか・その秘策は何なのか・転職先でも応用できるのかなどを書くと自分の能力のアピールに繋がります。

大切なのは、客観的にわかりやすく自分の能力を相手に伝えることです。

職務経歴書のパターン・種類別の書き方例

職務経歴書に書くべき内容は把握したけれど、どのような構成で職務経歴書を書けばいいのかわからないという人もいるのではないでしょうか。

以下では、職務経歴書のパターン・種類別の書き方例をご紹介します。職務経歴書を書き始めるための参考にしてみてはいかがでしょうか。

ケース1．編年体形式

職務経歴書のパターン・種類別の書き方例の1つ目は、編年体形式です。

編年体形式の特徴は、「時系列に沿って業務内容を書く」ことです。

新卒入社から現在に至るまでの過程を順に追っていく「編年代式」と、直近の経歴を冒頭に書きそこから過去に遡っていく「逆年代式」があります。

通常は年代式で記載することが多いですが、職歴が長い場合や、最近のキャリアが応募先企業と合致する場合は、逆年代式で記載するとよりアピールしやすいです。

編年体形式で書くことのメリットとして、経歴が一目で分かる点があげられます。一方で、職歴が長い場合にはどこが強みなのかが読み取りにくくなるというデメリットもあります。

キャリアが長い人は自己PRや業務経歴の要約などを別枠に用意することで補填することをおすすめします。

ケース2．キャリア形式

職務経歴書のパターン・種類別の書き方例の2つ目は、キャリア形式です。

キャリア形式は、これまでに経験した業務をプロジェクト単位で記載していく書式です。

職歴が複雑な場合や専門性の高い業種に就いていた人は、こちらの形式で書くことをおすすめします。

応募先企業との関連性が高い経験を優先して書くことができるため、転職後の活躍をアピールしやすいというメリットがあります。

一方で、時系列順の記載ではないため履歴書と照らし合わせるのに手間がかかるというデメリットもあります。

また、情報を過不足なく盛り込むことも難しいため、面接官によってはマイナスに捉えられてしまうことも考えられます。

そういったリスクを踏まえた上で、読みやすい構成で記載することを心がけることをおすすめします。

職務経歴書の書き方で押さえるべきポイント【項目別】

以下では職務経歴書の項目ごとに書き方や押さえるべきポイントを解説していきます。

それぞれの項目にどのようなことを書けばいいのか知りたい人や注意点を知りたい人はぜひ参考にしてください。

①職務要約

職務経歴書の1つ目の項目は、職務要約です。

職務要約は、職務経歴書の中で一番最初に人事担当者の目に留まる項目です。

ここで採用担当者の興味を引くことができなければ、その他の項目に目を通さずに書類選考で落とされてしまうかもしれません。

書類選考の通過度を高めるには、端的かつ採用担当者にとって魅力的な文章を作り上げる必要があります。

以下では魅力的な職務要約を作るための文章の構成について詳しくご紹介します。受かる職務要約を書きたい人はぜひ参考にしてください。

②職務経歴、③配属先・役職、④業務内容

⑤自身のポジション

職務経歴書の5つ目の項目は、自身のポジションを書くことです。

その他のプロジェクトなどに携わっていた場合にも、自分の役職名と構成人数を書くといいでしょう。プロジェクトにおける担当業務も忘れずに記載することをおすすめします。

小さなプロジェクトでも自分の行った誇るべき仕事なので、臆せずに書いてみましょう。

 

⑥活かせるスキル・経験

職務経歴書の6つ目の項目は、転職先の企業で活かせるスキル・経験です。

転職先企業で活かすことのできるスキルについて具体的に説明しましょう。具体的な資格が無くとも、これまで携わってきた業務から転職先で活かせる経験について端的にまとめることをおすすめします。

その他必要であれば、Word、Excel、PowerPointなどのPCスキルや語学テストのスコアも忘れずに記入しておきましょう。

とくに語学のスキルは（TOEIC850：英語を用いての商談経験あり）と具体化することによって、どの程度のレベルなのかが採用担当者にしっかり伝わるようにすることが大切です。

 

⑦自己PR

職務経歴書の7つ目の項目は、自己PRです。

自分のこれまでの職務経歴の中から、とくに採用担当者に着目してほしいポイントをまとめましょう。

「○○する能力」「○○の知識と経験」など最初に結論となるアピールポイントを書き、その根拠となるこれまでの業務経験を付け加えてください。

根拠が明確であればあるほど、信憑性も高まります。自分の能力や経験に説得力をもたせることを意識して自己PRを書いてみましょう。

自己PRをうまく書く自信がない人は「【例文あり】職務経歴書で受かる「自己PR」を書く方法を事前準備から書き方まで紹介」を参考にしてください。

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⑧今後のキャリアプラン

職務経歴書8つ目の項目は、今後のキャリアプランです。

これまでの総括となる項目なので最後まで集中を切らさずに欠くようにしましょう。

培ってきた能力を活かして転職先にどのように貢献していけるかを熱意が伝わるようにまとめましょう。

3～4行程度の長さが望ましく、余裕があれば採用担当者に対する面接への意気込みを伝えてください。

明確なキャリアプランを作るためには、2つのポイントがあります。

1つ目のポイントは、前職での経験を踏まえることです。これまでの経歴と今後のキャリアプランには一貫性がなければなりません。前職での経験を踏まえた上で今後のキャリアプランを書いていきましょう。

2つ目のポイントは、中長期的なキャリアプランを書くのも効果的なことです。5年後、10年後と中長期的なキャリアプランを書くことで、より明確なビジョンがあることを人事担当者にアピールできます。

最後に職務経歴書における各項目についてのまとめをご紹介します。抜け漏れがないように必ずチェックしておきましょう。

 

職務経歴書は自由書式のため、読み手に魅力が伝わるよう工夫することが求められます。

単なる経歴の羅列ではなく、その経歴の中でどのような経験をし、それが転職先企業でどう活きるかを伝えなければなりません。

採用担当者や配属先担当者など、読み手が知りたい情報を想像した上で記載することが書類選考を突破するコツだといえるでしょう。

職務経歴書を書き終わった後のチェック項目

自分の納得する職務経歴書を書き終わって安心している人もいるのではないでしょうか。しかし、最後のチェックまで気を抜いてはいけません。

以下では、職務経歴書を書き終わった後のチェック項目をご紹介します。

ミスはないだろうと慢心せずにミスはあるものだと思いながら最終チェックをしてください。

誤字脱字がないか

まずは、誤字脱字がないかを確かめてみましょう。

誤字脱字があると、「相手に適当に作ったのだな」と思われる恐れがあります。やる気が無いようにも見えるので、誤字脱字は絶対にしないようにしましょう。

誤字脱字を防ぐためには、何度も声に出して読み直すこと、時間をおいてからもう一度読み直すこと、誰かに自分の職務経歴書を読んでもらうことなどがあります。

適切な分量を書いているのか

職務経歴書は長く書きすぎても短く書きすぎても、相手に好印象を与えることはできません。

A4用紙1〜3枚に収まっているのか最後に確かめましょう。

自分の伝えたい情報が多すぎるなら、何を一番に伝えたいのかを考え優先度の高いものだけを書くことをおすすめします。また経験があまりなく書くことが少ない人は、自分の得た経験を深堀りして何を学んだのかを考えてみましょう。

相手に伝わらない専門用語を使っていないか

なんとなくかっこよく見える気がしてカタカナ用語を無意味に使ったり、相手に伝わるのか微妙な専門用語を使ったりしている人もいるのではないでしょうか。

職務経歴書は相手に自分の経験やスキルをアピールするものです。わかりにくい職務経歴書を作った時点で「仕事ができない」というレッテルを貼られる可能性もあります。

大切なのは、相手に自分の意図しているところが伝わるか否かです。

同じ職種の場合であれば専門用語をわかってくれる可能性は高いですが、人事が担当の場合は現場の用語は把握していない可能性もあります。また、違う職種に映る場合は専門用語の使用は特に注意しましょう。

プライベートな情報や退職理由などを書いていないか

経歴に関してなにか後ろめたいことがあって、それに対しての言い訳を書いてしまっている人もいるのではないでしょうか。

職務経歴書には、ネガティブなことは一切書かないように注意しましょう。

退職理由を書く際は「一身上の都合」のように簡潔に書きましょう。「職場の空気が合わない」「給料が低かった」のように前の会社の愚痴を書くと、相手に悪い印象を与えてしまいます。

面接で詳しく聞かれた際には、退職理由やプライベートな情報をいわなければいけないときもあるでしょう。しかし、職務経歴書にはそのような個人的理由を書く必要がないことを覚えておきましょう。

添え状もつけて送付する

初めて転職する人は、履歴書や職務経歴書の郵送方法をわからない人も多いのではないでしょうか。

転職用の書類を郵送する場合は、封筒に入れて送ります。その際に、履歴書・職務経歴書だけではなく添え状（送付状）をつけて送ることを忘れないようにしましょう。

封筒に入れる順番は、上から「送付状・履歴書・職務経歴書」の順です。ハローワークやエージェント経由の場合は、最後に紹介状を入れることを忘れないでください。

添え状のことをもっと知りたい人は、「【例文あり】履歴書・職務経歴書の送付状（添え状）の書き方6構成と、送り方」を参考にしてくださいね。

【例文あり】履歴書・職務経歴書の送付状（添え状）の書き方6構成と、送り方

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企業によってカスタマイズした職務経歴書を準備しよう

本記事では、職務経歴書の書き方や基本的なマナーについて詳しくご紹介しました。

転職をするには、こんな時間がかかることをしなければいけないのかと驚いている人もいるでしょう。

しかし、時間をかけた後には自分の理想の未来が待っていると考えるとポジティブに書類を準備できるようになるのではないでしょうか。

本記事を参考に「受かる職務経歴書」を書いてみてはいかがでしょうか。

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