日々の仕事のなかで、資料作成のためにエクセルを使う頻度は高いはず。そのとき、マウスとキーボードの行き来で無駄な時間を費やしてはいないだろうか。
今回紹介するのは、仕事の効率向上には欠かせない時短ワザ「ショートカットキー」だ。いくつかステップを踏んでいた今までの作業が、たった一回の動作で実行できる。
使うと使わないでは雲泥の差。まずはこの、“絶対に知っておくべき10個”をマスターして、効率良く仕事を進めよう。
①一度にすべて選択する
新しいシートに同じ内容をすべてコピーしたいとき、わざわざマウスでドラッグして選択……なんて手間は時間のロスだ。
そこで活用したいのが、[Ctrl]+[A]。1秒でシート全体を選択できる。
通常はシート全体を選択するが、Excelで作った表のなかで実行すると、表全体のみを選択できるので使い勝手も良い。
②文字をコピーする
[Ctrl]+[A]などで選択した内容をコピーするのが、[Ctrl]+[C]だ。
コピーしたいセルや文章を選択し、[Ctrl]+[C]を押すだけでコピー完了だ。
③コピーした内容を貼り付ける
[Ctrl]+[C]でコピーした内容は、[Ctrl]+[V]で貼り付けよう。
使用頻度の高いショートカットなので、[Ctrl]+[C]とセットで覚えておこう。
④文字を切り取る
コピーではなく、選択した内容を残さず切り取りたいときは、[Ctrl]+[X]を使う。
コピーしたあとにその内容を削除する、という手間が省けるショートカットだ。
⑤最後の操作を繰り返す・直前の操作をやり直す
間違って入力した文字を消してしまった……そんなときは[Ctrl]+[Z]でひとつ前の状態に戻そう。
[Ctrl]+[Y]は最後の操作を繰り返す機能だが、[Ctrl]+[Z]で前の状態に戻したあとに、やっぱりさっきの状態にしたい、となったときにも使える。
消した文字を再度打ちなおす必要がないので、時短にとても役立つ。
⑥文章の中からある言葉を探す／AとBを置き換える
商品名が間違ってた……そんなときにひとつひとつ目で確認してたら時間がかかってしょうがない。また人の目だけでは、全ての商品名を変更できたかどうか確実だとは言えない。
そこで使いたいのが、[Ctrl]+[F]の検索と、[Ctrl]+[H]の置換だ。
[Ctrl]+[F]は、「検索する文字列」を入力して見つけたい単語を探せるショートカットキー。[Ctrl]+[H]は、「検索する文字列」Aと「置換後の文字列」Bを入力するとシート内のAがBに置き換えられる。
事前に範囲を選択したときは、選択の範囲内でのみ置換される。
⑦ダブルクリックせずにファイル名を編集する
仮で付けたファイル名を、正式名称に変更する場面も多々あるだろう。わざわざマウスでダブルクリックするのは面倒。急いでるときは、ダブルクリックがうまく反応せずにイライラすることもある。
それが[F2]を押すだけで、ストレスなくファイル名が変更できる状態に早変わり。
ファイル名を変更するとき以外にも、セルの文字を編集するときにも役立つ。
⑧書式設定を探さず一瞬で開く
Excelでは、文字のフォントや配置、数値の表示形式や掛線を変更することも多いが、毎回マウスの右クリックからセルの書式設定を選択したり、リボンで場所を探すのは面倒だ。
しかし、[Ctrl]+[1]を使えば一発で書式設定を開ける。
⑨今日の日付と時間を入力する
資料を作成した最新の更新日を入れるときや、定例会議で議事録を作成するときなど、日付や時間を入れる必要があるときに便利なのが、[Ctrl]+[;]と
[Ctrl]+
[:]。 [Ctrl]+[;]で、当日の日付を入力。[Ctrl]+[:]で、現時点の時刻を入力。
日付を確認したり、数字を打ち込んだりする手間が省ける。
⑩ファイルを簡単に名前を付けて保存する
新規に資料を作成したあと、名前を付けて保存をする。そのときに毎回リボンにあるファイルを選択して新規保存画面を開いてないだろうか。
[F12]を使えば、1回で「名前を付けて保存」のダイアログボックスを表示できる。
今回紹介したもの以外にも、まだまだショートカットキーはある。これをきっかけに、更に上級者のショートカットを使いこなしてほしい。
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