気がつくとすぐに書類の山になる郵便物。ささっと仕分けて溜め込まないための整理整頓術をご紹介しよう。
効率的な仕分けセンターを作り、受け取る郵便物を減らせば、郵便物が山積みになることもない。
郵便物をうまく管理するシステムがないと、気づけばすぐに書類の山が……。明らかに不要なDMは捨てればOKだが、郵便物の多くは判断や返答の必要があり、つい処理するのを先延ばしにしてしまう。
でも、最初にちょっとだけ時間を割いて効率的なシステムを作ってしまえば、郵便物の管理はさほど厄介なことではない。
【ステップ1】郵便物仕分けコーナーを作る
仕分けコーナーを作り、家に入ったらすぐに郵便物を見るというルールを決める。このルールを守れば、紙の山ができたり、請求書をなくしたり、締め切りに遅れたりするのを防ぐことができる。
使いやすい郵便物仕分けコーナーを作るには、仕分けする場所のすぐそばに、フォルダー（10個未満）を入れられるちょっとした場所を用意する必要がある。
私はダイニングテーブルで郵便物の仕分けをするので、仕分け終わった郵便物をしまえる持ち運び可能なファイルボックスを使っている。
自分の性格には何が合うかを考えよう。すでに持っているファイリングキャビネットの一部を使う、スタッキングトレーを机の上に置くなどでもいい。すぐ手の届く所にリサイクル用のごみ箱もあれば理想的だ。
フォルダー1. 「毎日の生活に関係のあるもの」
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ファイルボックスやトレイには、毎日の生活に関係のあるものを入れよう。これからの予定や締め切りに関わるものだけにして、銀行取引明細書や診療記録などは入れない。
目標は、定期的に郵便物仕分けファイルの中のものを出して、長期間保存用のファイルに移すこと。あるいはリサイクルするかシュレッダーにかけることだ。
私のファイルボックスには、未払の請求書入れるフォルダーがある。請求書を受け取り次第支払うようにしているので、このフォルダーは大体いつも空の状態だ。
私の友人には、1週間や2週間ごとにまとめて支払うのが好きな人もいるが、請求書の保存場所を1つのファイルにしておけば、すべての請求書がこのフォルダーに入っているので、支払いの際に見つからなかったり期限が過ぎてしまったりする心配がない。
フォルダー2. 「イベント関連のもの」
当然のことながら、返事をしたり、よく読んだり、さらに調べたりする必要のある郵便物を受け取ることもある。
そのため私は招待状、学校の用紙、未解決のものなどをこのフォルダーに入れている。そして、イベントが終わったり、あるいは用件が済んだら、リサイクルに回している。
フォルダー3. 「デジタル形式で保存する書類」
スキャンは、特に参照はしても長期間取っておく必要はない書類を減らすのによい方法だ。
デジタルコピーにしてしまえば、原本を捨てることができる。おすすめは、毎週30分だけ書類をスキャンし、デジタル形式で保存する方法。定期的にする方が、山積みになってからスキャンするよりずっと楽なのだ。
もちろん、元の書類を処分するのは気が進まないこともあるだろう。だが捨てても構わないものはスキャンするまでの間、このフォルダーに入れておくようにしよう。
フォルダー4.「 シュレッダーにかけるもの」
私は請求書の支払いや、個人情報の含まれた不要な書類のスキャンが終わると、すぐに「シュレッダー」フォルダーに入れる。
家庭用のシュレッダーは持っていないので、このフォルダーがいっぱいになると、地元のシュレッダーサービスに持っていくか、市の無料シュレッダーデーを利用する。個人用シュレッダーがあれば、家でもできるだろう。
フォルダー5. 「税金に関係する書類」
寄付金の領収書や医療費の領収書、固定資産税の明細書など税金に関係する書類をよく受け取るので、このカテゴリーは例外扱いにして、1つのフォルダーにまとめている。
郵便物を開封する場所にこのフォルダーがあるのは実用的だ。年末に、納税申告書を作成するために必要な書類はすべてこのフォルダーに入っている。
他のフォルダーの中身をあれこれ確認する時間と、重要な税金関連の書類を忘れる心配もなくなる。
フォルダー6. 「領収書」
保証期間が90日間の製品が91日目に壊れることもあるだろう。私もそんな目に遭うことが多い。
そのため私は、領収書を取っておく期間のルールを2つ決めている。
- その品物を返品しないと確信できるまで
- 保証期間が終わるまで
また、可能であれば簡単に内容を検索できるeメールの領収書を選ぶようにしている。しかし、食料雑貨類や、すでに使い始めていて保証の対象にならないものの領収書やレシートは取っておかない。
【ステップ2】受け取る郵便物の量を減らす
昔ながらのファイリングキャビネットは貴重なスペースを占領する。キャビネットを置くより座り心地のよい椅子や美しい植物を置きたいと考える方もいるだろう。
完璧にペーパーレスにするのは無理かもしれないが（結局、出生証明書や、家や車の所有権利書のような大切な書類は物理的なモノとして必要なので）、受け取る郵便物を最小限にするのは気分のよいものだ。それには次のような方法がある。
オンライン請求を申し込む
多くの請求書は、紙を郵送する代わりにeメールで送ってもらい、オンラインで支払うことができる。
私は郵便受けをチェックするより、eメールをチェックする回数の方がずっと多いので、オンラインのほうが請求書を見落とす可能性が少なくなる。
オンライン支払いできる登録をすれば、明細書をどこにファイルしたか考えずに済む。実際、明細書をファイルする必要すらないのだ。どこを探せばよいか正確にわかり、いつでも見ることができる。書類を家中に広げなくてすむ。
オンライン決済を申し込む
インターネットバンキングでは、その銀行のウェブサイトから請求書の支払ができる。自宅にいながら請求書の支払ができるので、小切手を書き、封筒と切手を買い、郵便局まで行く必要はない。
そのうえ、多くの業者の電子明細書を、銀行のウェブサイトから直接申し込むこともできる。そして、銀行のウェブサイトにログインすれば、多くの明細書を1ヵ所で確認できる。
パスワードを安全に管理する
アカウント情報はスプレッドシート（エクセル）に記入し、外付けのハードディスクドライブに保存し、それを金庫のような安全な場所に保管することをおすすめする。
セキュリティ上の理由から、スプレッドシートをコンピューターのハードディスクドライブに保存したり、アカウントのパスワードをeメールに書くのはやめよう。
スプレッドシートを紙に印刷しておく場合も、必ず安全な場所に保管しまったほうがいい。アカウント情報が書かれたデジタルまたは紙のスプレッドシートがあれば、明細書や請求書をシュレッダーにかけた後も、キーボードを数回クリックするか電話を1本かけるだけで書類を見られるので安心だ。
スキャナーを買う
ほとんどの請求書はペーパーレスにできるが、それでも子どもの学校の情報や、署名された書類、ペットの記録など、大切なものを紙で受け取ることはきっとあるだろう。
これらをスキャンすれば、元の書類は捨てることができる。ただし、後で簡単に探し出せるように、デジタルファイルを整理するようにしよう。
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