【花見幹事の役立ちマニュアル】花見当日までの段取り7ステップ＆知っておきたい7種の神器

桜の見どころとなるシーズンは短いもの。準備にもたついていると「満開のシーズンが過ぎてしまった……」なんてことになりかねません。花見の幹事を行うことになったら、すぐに準備を始めることがおすすめです。

では、何の準備から始めるのがいいのでしょうか。

本記事では花見に参加する人数の多寡も考慮して、重要な段取りについて紹介していきます。

花見幹事の段取りステップ1：花見の日程決め

by yto

花見の幹事を任されたらすぐに取り掛かりたいのが「日程決め」です。花見シーズンは他の予定が入りやすいので、早めに日程を決めましょう。

2月下旬にもなると、桜の開花予想が発表されます。予想情報を参考にしながら、花見の候補日を挙げましょう。

日程調整の際には、「調整さん」のような出欠管理ツールを活用するのがおすすめです。会社の連絡手段に合わせた調整ツールを活用するようにしましょう。

スケジュール候補を出す際には開花予想を調べて、花見をするのにベストな日程を考えましょう。混雑する日を避けるのであれば、花見に最適な日程から3日前後余裕を持たせることをおすすめします。

また、花見の日程決めの際には「予備日」をつくることを忘れてはいけません。

春は天気が不安定なので、急に雨が降ることもあります。雨天時にも焦らないように、予備日を設けておきましょう。

花見幹事の段取りステップ2：下見して花見会場を決定する

最初の日程決めミッションを終えたら、次にやっておきたいのが花見をする場所選びです。

都内では上野恩賜公園や新宿御苑、代々木公園といった有名どころは相当な混雑が予想されます。花見の目的・人数に適した場所選びをするのが重要です。

花見をする場所選びの際に確認しておきたいポイントは、以下のとおりです。花見の場所を下見するときには、以下のポイントをチェックしてみてはいかがでしょうか。

混雑度は「桜の名所」といわれる場所ほど高くなる傾向があります。

社員同士のコミュニケーションを図ることが目的であれば、周りがガヤガヤしていない穴場の公園を探すこともおすすめです。

一方、定番の人気スポットでは屋台が出ていて「お祭り感」を楽しめます。花見の雰囲気を楽しめるので、新入社員とのアイスブレイクの場として花見を活用するのであれば、定番の人気スポットがおすすめです。

地形、地面については、大人数での花見であれば「平坦な場所」のほうが花見がやりやすくなります。

平坦な場所であれば大量のおつまみやお酒をシートの上に広げやすく、1枚のシート上に座れる人の数も増えます。せっかく大勢で来ているのに、バラバラに別れて座ると話しにくいので、なるべく平坦な場所を取りましょう。

また、花見シーズンに「強風」「雨」などの日が多ければ、地面はアスファルトのほうがおすすめです。砂塵も舞わず、地面が乾きやすく、シートや靴がぐちゃぐちゃにならないからです。

また、花見の場所を下見する際にはトイレの位置を確認しておきましょう。

桜の名所の女子トイレに長蛇の列ができるのは、春の風物詩といっても過言ではないくらいです。どれくらいトイレの個室があって、トイレはどこにあるのか、事前に確認しておきましょう。

お酒やおつまみを買い足す事態になっても大丈夫なように、コンビニやスーパーが花見スポットの近くにあるかという点も要チェックです。

花見幹事の段取りステップ3：花見開催の日程の連絡、出欠確認

花見の日程と場所を決定したら、すぐにメールなどで参加者に連絡をしましょう。

連絡する際には以下のことを記載すると、内容の漏れがないメールが作成できます。

花見当日の1週間前、3日前には天候に関する連絡を入れておくのがおすすめです。気温が低ければ、羽織ものの用意を促すといった気遣いを見せましょう。

また、花見ではレジャーシートの上に溢れたお酒を踏んでしまって、靴下が濡れてしまうことが多々あります。

必要であれば、替えの靴下の準備も、事前に伝えておくことをおすすめします。

また、花見の案内状を送る際は、メールのBCC欄を活用しましょう。

まず、宛先（To）に自分のアドレスを入力し、BCC欄に参加候補者のメールアドレスを入力します。メール本文に「このメールは、対象者の方にBCCでお送りしています」という一文を追加することを忘れないようにしましょう。

以下では、日程調整後に送る花見の出欠確認メールの例をご紹介します。以下の例を参考に、必要な内容を過不足なく書き入れましょう。

花見幹事の段取りステップ4：参加者リスト作り

参加者の多い飲み会の場合は、参加者リストを事前に作成しておくことをおすすめします。

リストがあることで、花見参加者の支払いの有無をチェックできるだけでなく、リストを作りながら花見に参加する人の名前も覚えられます。

幹事としては、どの部署のどんな役職の人なのかをしっかり把握した上で、花見参加者の案内をすることをおすすめします。

花見幹事の段取りステップ5：場所取り

花見当日の最も重要なミッションは「場所取り」です。桜の名所で金土日に花見をする場合は、前日に場所取りする人が多いです。

場所取りを「仕事」として任されている場合は、公園の規則に則って前日から場所を確保しておきましょう。

どこに花見スペースを確保するかは下見をして事前に決めておくことをおすすめします。

花見幹事が場所取りをするときは、桜の見え方・人数分の花見スペースの有無・地面の様子・トイレ・ゴミ捨て場からの距離などを総合的にチェックしましょう。

前日に花見の場所取りをするときは、20時ごろにベストポジションで楽しそうに花見をしているグループの幹事に「突然すみません。幹事様いらっしゃいますか？」と声をかけましょう。

幹事の方に、「片付けをやるので終わったら譲ってほしい」とお願いすると、快く場所を譲ってくれる人が多く、確実に場所を押さえられます。

花見の場所取りの際には、以下のアイテムを忘れないでおきましょう。

花見幹事の段取りステップ6：会費を集める

幹事の大切な仕事のひとつに「会費を集める」ことがあります。

花見当日、スムーズに幹事の仕事をこなすためにも会費は前日までに集めておくのが望ましいです。

大人数の飲み会では気づかぬうちに中座する人がいるため、飲み会の場で幹事が集金・確認を行なうのが難しいケースも出てくるからです。

飲み会が始まる前、できれば前日までに集めて、お金のトラブルを避けましょう。

花見幹事の段取りステップ7：花見当日の流れ

by Dick Thomas Johnson

花見の幹事を務めた経験のある先輩社員に、どんな流れでやったのかを確認することもおすすめです。

乾杯の音頭や花見スタートの挨拶を上司にお願いする場合は、あらかじめ上司に挨拶をお願いしておきましょう。

締めの挨拶では、タイミングを見計らって自分から「お開きの時間です」と伝えるのもいいですが、短い話で締めてくれる人にお願いしてみるとスムーズに場を締められます。

以下では、花見幹事の始まり・乾杯の挨拶や、締めの挨拶をご紹介します。例を参考にして、盛り上げ上手な幹事になってみてはいかがでしょうか。

花見幹事が注意喚起すべき「花見の対外的なマナー」

会社でのお花見となると、社内的なマナーに目がいきがちかもしれません。

しかし、野外で飲んだり食べたりするお花見では、近くで花見を楽しんでいるグループや観光客の目があるため、対外的なマナーにも気を遣う必要があります。

社名に泥を塗らないためにも、以下の基本的なマナーだけは絶対に守るようにしましょう。花見開始時の挨拶できちんと注意喚起することをおすすめします。

花見幹事が注意喚起すべきマナー1：桜の木を傷つけない

花見幹事が注意喚起すべきマナーの1つ目が「桜の木を傷つけない」ことです。

桜の木は花見会場の私有物であることが多いため、写真を撮る際に桜の枝を引っ張ったり、折ったりといった桜の木を傷つける行為はNGです。

酔ってうっかり桜の木を傷つけてしまった……なんてことにならないように、事前に注意を呼びかけておきましょう。

花見幹事が注意喚起すべきマナー2：近所の人に迷惑をかけない

花見幹事が注意喚起すべきマナーの2つ目が「近所の人に迷惑をかけない」ことです。

花見でよくあるトラブルが「近所トラブル」。花見における「近所」には、2通りの意味があります。

1つ目の「近所」の意味は「近くの宴席の人」という意味です。屋外で行われる花見では、すぐ隣では別グループが飲み会をしていることがほとんどです。

そのため、隣の飲み会に割り込んだり、些細なことから喧嘩を起こしたりする可能性が高くなってしまいます。

2つ目の「近所」の意味は「近隣住民」という意味です。住宅地付近にある公園で花見を行う場合、大声で騒いだり、歌ったりすると近隣住民が騒音で迷惑するのは当然のことです。

会社付近で行うことの多い花見では、近隣住民から「あの会社はマナーがなってない」など悪評がたってしまう可能性もあります。

近所トラブルの原因となりえそうな参加者がいないかどうか、きちんと幹事として目を光らせておきましょう。

花見幹事が注意喚起すべきマナー3：ゴミを持ち帰る

花見幹事が注意喚起すべきマナーの3つ目が「ゴミを持ち帰る」ことです。

花見シーズンになるたびに社会問題となっている「公園内のゴミ」です。大きなゴミ箱からゴミが溢れかえってる光景に見覚えがあるという人も多いのではないでしょうか。

立派な大人として、ゴミ箱があったとしても、ゴミは持ち帰るのが基本マナーです。

各自が自宅へゴミを持ち帰るか、花見会場が会社の近くの場合は会社に持ち帰るなどの対処をしましょう。

ゴミを捨てる際には、もちろん分別も忘れずに。

参加者にはゴミ捨てマナーを守るように、幹事としてしっかり注意するようにしましょう。

準備しておきたい！会社のお花見で役立つ7つのアイテム

最後に、幹事・参加者共通してお花見で役立つアイテムをご紹介します。

花見の幹事は花見のリマインドメールを送る際に、以下のようなアイテムを持ってくるように呼びかけることをおすすめします。

また、もしもの場合に備えて、幹事自らも余分を準備しておくようにすると安心です。

人気の場所は争奪戦！お花見の準備は早めに始めておこう

本記事では、花見の幹事の段取り方法や花見のマナーをご紹介しました。

お花見の準備は、普通の飲み会に比べると場所取りや天候のチェックなど確認事項も多いもの。初めての幹事で戸惑っている人もいるでしょう。

一人で準備を進めて失敗してしまうと、参加者にも迷惑をかけてしまいます。「幹事だから」と責任を感じすぎず、周りの同期や、すでにお花見の幹事をした経験のある先輩と相談をしながら、楽しい花見を開けるように頑張りましょう。

本記事を参考に、花見の幹事の準備をしてみてはいかがでしょうか。

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