「仕事ができる人」になりたい。そんな思いを胸に、春休みを過ごしている学生も多いだろう。本記事では、できる新社会人が共通して実践している仕事術を10個紹介したい。社会人になる前に、しっかり頭にたたき込んでおこう。
#1：アドバイスは、その日のうちに実践
まず大事にしておきたいことは「素直さ」。新入社員のうちは、まだ自分の「スタイル」が確立されてない。そんな不安定なときには、社会の先輩から多くのアドバイスを貰うものだ。アドバイスを「批判」だと捉えずに、素直に「実践」してみることが大事。
「この本、すごく勉強になったよ」「今のうちにたくさん本を読んでおいた方がいい」「このショートカットキー便利だから覚えておいた方がいい」「この先輩の話は、すごく参考になる」など、いずれも実際に言われる機会がたくさんあった。
アドバイスを実践することは自分のためだけではない
アドバイスをすぐに実践することは、アドバイスをしてくれた人のためにもなる。筆者自身、目上の人からオススメのビジネス書を教えてもらったときにはすぐに購入した。
買ったこと、読了後の感想をすぐに送ると、オススメをしてくれた人は「早速読んでもらえて嬉しい！」と喜んでくれた。勉強になるだけでなく、アドバイスをくれた人に実践報告をすることによって目上の人とコミュニケーションが取れるのだ。
#2：即レスする
社会人になると、ビジネスシーンでメールをする機会が多い。サイバーエージェントのようなベンチャー企業では、スカイプやslack、チャットワークのようなチャットツールでやり取りをするだろう。
できる新入社員は、メールやチャットの返信を後回しにせず「即レス」することを心がけている。「今すぐできる仕事は、即片付ける」という習慣があると、仕事を後回ししなくなるのだ。
問い合わせなどのメールがクライアントから来た場合は、「検討した後に改めて返信」という旨をメールですぐに返す。即レスできない場合は、「メール拝受の報告」を取り急ぎ返信する。
とりあえず返信するだけでも、「あ。メールを確認してくれたんだな」とメールを送り主を安心させることができるのだ。
#3：タスクリストを作成する
抱えていた仕事が終わらないまま1日が終わってしまった……社会人になるとそんな経験をすることもあるだろう。
そんな時に役立つのが「タスクリスト」だ。自分がやるべき仕事をリスト化することで、仕事を可視化することができる。
依頼された仕事、ルーティンワークなどを紙やエクセルに書き出して、こなした業務に斜線を引いたり色をつけたりすることで達成感も得られる。
#4：仕事の優先順位を明確にする
先のタスクリストを活用して、仕事の優先順位を明確化することも仕事術だ。抱えている仕事の中を、「緊急・緊急ではない」「重要・重要ではない」といったカテゴリ分けをするのだ。
カテゴライズすることで、「緊急」で「重要」な仕事はかなり重要ということがわかる。人に頼むことがある仕事ならば、内部外部問わずに先に振っておこう。
また、優先順位が高い仕事からこなすのは当然だが、軽い仕事をすぐに片付けることも重要だ。溜まっているタスクが少なくなるほど、重要な仕事に集中しやすくなる。
#5：30分単位でスケジュールを立てる
リストでタスクを可視化、優先順位を決める。これらをこなしたら「スケジュール作成」も実践したい。できる社員は、「いつまでに何をするか」を常に把握しながら仕事をしている。
朝、自分のタスクを洗い出してリストアップしてから、スケジュールを30分刻みで立てる。仕事の優先順位が明確化されていれば、スケジュールを立てるのも簡単だ。
上司に「今日はこのような流れで進めていきます」とスケジュール表を提出すれば、今どんな仕事をしているのか？ ということを逐一報告する必要がなくなる。
#6：PCのショートカットキーを覚える
「大学であまり使わなかったから、全然PCの操作わからないんです」という言い訳が通用しないのが社会。できる新入社員は、間違いなくPC操作に長けている人が多い。
新入社員の時には、エクセルやパワーポイントで資料作りをする機会も多々あるはず。資料作りの際にマウスでグダグダ作業するのは、とても非効率。キーボード上で作業を完結させることは、資料作りの効率化の上で必要不可欠なのだ。
春休みのうちにショートカットキーをマスターする
入社前にすることは特にないにないけど、社会人デビューが不安……という読者は、まずはPCの基本ショートカットキーを覚えよう。基本ショートカットキーは、「Ctrl＋C（コピー）」「Ctrl＋Z（前の動作に戻る）」のような初歩的なものだ。
基本を抑えてから、エクセル、ワードで頻繁に使用するショートカットキーを覚えよう。マスターすれば、一目置かれる新入社員になっていること間違いなしだ。
ちなみにショートカットキーを覚えるのは、実践あるのみ。自己紹介する資料やライフプランの設計など、考えるのが楽しいテーマの資料をショートカットキーを使いながら作ってみよう。
#7：指摘事項を一覧化する
社会人1年目はできないことだらけ。上司、先輩からたくさんミスを指摘されるはずだ。毎日のように受けることになる「指摘」は、記録をしなければ忘れてしまう。
指摘を忘れることは「こないだも注意したじゃないか……」と上司をガッカリさせることに繋がる。上司を残念がらせないためにも、指摘事項を一覧化することは重要なのだ。
指摘をされたら、PCのメモ帳やメールフォルダの下書きなどに即書き込む。人間はすぐに忘れる生き物なので、「後で書こう」ではなく「今書く」ことを心がけよう。
#8：議事録で会社のプロジェクトを把握する
新入社員がよく任される仕事の1つでもある「議事録」。会議で誰がどんなことに、どのような発言したのかを記録する。簡単なようで意外に大変な仕事だ。
しかし、議事録を取ることによってプロジェクトの全体像を把握できる。プロジェクトの全体像を知ることは会社を知ることにも繋がるので、議事録を取ることがプロジェクトの中心メンバーになるための近道なのだ。
小さな会議でも、自分から進んで議事録を取るようにしよう。
#9：日報を書く
会社によっては日報を提出することを義務付けているとこもあるかもしれない。日報は、上司にとって「社員が1日どんな仕事をしたのか」を確認するもの。
誰がどんなことをこなしたのか？ ということを知れるコミュニケーションツールの1つでも日報。提出が義務付けられていない会社でも、上司に「今日やったこと」「今日の所感と反省」を報告しよう。
毎日書くことで、今日の仕事の改善点を見つける機会になる。自分の1日を省みることは、仕事の効率化のためにも必要なことなのだ。
#10：報告をするときは定量的に
「ホウ・レン・ソウ」という言葉があるように、社会では上司に報告をする機会が多くある。仕事の結果や進捗を上司に共有して、信頼関係を構築する重要な行為だ。
上司にわかりやすく報告するためにも「定量的」に言うことを心がけてほしい。
「終わっていません」「売れませんでした」ではなく、「6割終わっています。残り4割はあと2時間で終わらせる予定です。終わっているタスクは、AとBとC。現在、Dのタスクに取り掛かっていて、EとFのタスクが残っています」のように、具体的な数値を使って報告するのだ。
以上、できる新入社員が実践している仕事術について紹介した。上記の仕事術を新入社員が実践していれば、上司は間違いなく「期待のホープ」として扱うだろう。
しかし、実際に全てを行動に移すのは難しい。入社式前に、普段の生活に取り入れられる習慣から、1つずつ実践して慣れていこう。
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