日々のタスク管理の方法は千差万別。アナログ派は付箋や手書きのToDoリスト、デジタル派はGoogle TasksやEvernoteなどのウェブツールで管理しているのではないだろうか。
業務を効率化させることを課題とする人が多い今、「Trello（トレロ）」というタスク管理ツールの愛用者が世界で1,000万人を突破した。Trelloが仕事を効率化するのに欠かせない理由を紹介しよう。
Trelloはどんなサービス？
Trelloは2011年にアメリカで生まれたタスク管理ツール。すべての機能が無料で使え、有料のビジネス向けプランも用意されている。
ウェブブラウザはもちろん、iPhone、iPad、Android スマートフォンとタブレット、スマートウォッチ、Kindle Fire タブレット向けのアプリでの利用も可能だ。
トヨタが生み出した「かんばん方式」でのタスク管理
Trelloが意識しているのは、自動車メーカーのトヨタが生み出した「かんばん方式」という生産管理方法。スーパーマーケットからヒントを得て考案されたもので、商品に関する情報が書かれた商品管理用のカードが使われている。
これをトヨタは「かんばん」と称し、生産管理の工程に使用し、後工程が前工程に部品を調達しに行く際に、何が使われたかを相手に伝える道具として用いている。
ジャスト・イン・タイムを推進した大野耐一（元副社長）は、この考えを応用し、スーパーマーケットを前工程、顧客を後工程と考えました。顧客である後工程が、必要な部品を、必要なときに、必要な量だけを前工程に取りに行くことで、前工程がムダに部品を多く造り、後工程に貯めてしまうという、それまでの非効率な生産性を改善することができたのです。
タスクを書いた「カード」をステータスに応じて動かす
Trelloでは、タスクを記入した「カード」をステータスを割り当てた「リスト」間で移動させることで、効率良くタスクを管理できる。発生したタスクを「ToDo」のリストに作成し、作業中、完了など状況を記したリストに移動するというのが一般的な使い方だ。
こうすることで、各タスクの状況を把握でき、着手前・着手後のタスクがどれくらいあるのかが一目瞭然に。オンライン上で付箋を使うような感覚でタスク管理できるので、こういったタスク管理ツールを初めて使う人でも直感的な操作が可能だ。
ほかのタスク管理ツールとの違いは？
タスクを管理するためのツールにはいろいろあるが、Trelloだからこそできることも多数ある。ほかのツールにはない、Trelloならではの魅力を紹介しよう。
1. ドラッグ＆ドロップの直感的な操作性
先述の通り、リスト間を移動して各タスクの進行状況を「Idea」「To Do」「Doing」「Done」などカテゴリに分けて把握できるのが大きな特徴だが、その操作がウェブ上でもアプリ上でもドラッグ&ドロップで完結する。いちいちタスクの詳細っ画面からリストを移動する必要がなく、タッチ操作が基本のスマホやタブレットでも扱いやすい。
2.それぞれのタスクをより詳細に管理できる
Trello上のカードには、コメントを追加したり、添付ファイルをアップロードしたりと多彩な機能が用意されている。ラベルを付けてタスクの重要度を振り分けたり、期限を設定したりもできる。
また、タスクに対してさらに細いチェックリストを作成することも可能。各カードに関するアクティビティも確認できる。
3.チーム単位でのタスク管理がしやすい
Trelloは個人での利用だけでなく、チームでタスクを管理したいときにも役立つ。リストが並んだウェブページを「ボード」呼び、このボード複数作成できる。各ボードには人数制限なくメンバーを招待できるので、プロジェクトリーダーがメンバーに仕事を割り振る際に便利だ。
また、ボード単位での共有だけでなく、カード単位での共有も可能。この方法を導入すれば全員でタスクを共有できるので、個々にタスクを管理するよりも効率化が図れる。
アイデア次第で仕事以外でも活用できる
Trelloはビジネス利用はもちろん、プライベートでも活用しやすい。ここまでユーザー数が増えたのは、使い方を規定せずにユーザーに委ねたからだと同社は分析している。ここでは、個性的な使い方の例を紹介しよう。
スペイン政府は市民の意見をTrelloで募集
スペインのマドリードでは、都市交通を考える週間に政府は何をするべきなのかをTrelloを使ってアイデアを募った。また、2016年4月のエクアドル地震でも、情報の集積場所としてTrelloが利用されるなど、“情報を共有するためのツール”として使われている。
旅行やイベントのプランニングをする
友人や家族との旅行でプランを考える際、オンライン上できちんと話を進めるのが困難な場合がある。Trelloならパソコンやスマホなどデバイスを選ぶことなく情報を見やすく供給できる。LINEやメールとは異なり、情報が1つのボード上にまとまるのでプランニングしやすい。
思いついたアイデアをメモして可視化
思いついたことをスマホでメモをとる習慣が身についている人は、Trelloを使ってアイデアを管理するのもアリ。アイデアを可視化する手段としてマインドマップが有名だが、書き方に若干の慣れが必要だ。それに対し、Trelloは簡単な操作で細い情報を含めてアイデアを可視化できる。
家造りのプランを家族で共有する
今回、いろんなTrelloユーザーの使い方を見ていて、一番ユニークに感じたのがこの使い方だ。写真やURLが添付できる機能を活用して、理想の家造りにTrelloを役立てているようで、たしかにこれなら家族全員でタスクやイメージを共有しやすい。意外と家族間でタスクを共有するのは難しいので、家族のコミュニケーションにもTrelloは役立つ。
Trelloにはさまざまな拡張機能が用意されており、最近ではカレンダー上でタスクを管理する機能も追加された。スケジュールとタスクの管理でカレンダーがごちゃごちゃになっている人は一度Trelloを使ってみよう。
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