日本での手帳の起源は、明治12年末（1879年）に大蔵省印刷局より発行された1880年版の手帳「懐中日記」というもので、能率手帳よりも小さく、200ページほどの本スタイルだ。気になる手帳の記入面は、1ページに2日分で、月ごとに会計収支ページがあったそうだ。
PCやタブレット、スマホなど、ビジネスでのスケジュール管理や記録などがデジタル化にある現代において、意外にも手帳の売り上げは好調で拡大傾向にある。世の中の名だたる社長や実業家も、手帳の活用法を身に着け、使いこなしてきた。
手帳は、電源などを入れずにすぐに書きこめる手軽さと、自分なりの手帳の活用法で管理しやすい使い勝手などが人気のようだ。さらに言うと、手帳に手書きで書き込むことで、予定を忘れてしまうことの防止や創造力を掻き立てられるとの理由もあるらしい。そんな手帳は、活用法次第でもっと使いやすくなる。今回は、ビジネスマンにも役立つ手帳の活用法についてまとめたみた。
手帳活用法を使う前に、自分に適した手帳のサイズを知る
サイズが豊富で、使う用途に合わせて選ぶことができる手帳。様々な活用法に合わせた手帳があるが、大きすぎず小さすぎずという点から、B6,A5の手帳サイズが人気のようだ。主に使われる手帳のサイズは、以下の通りなので参考にしてほしい。
主に使われる手帳のサイズ
- A6:文庫本サイズ 105×148mm
- B6:単行本サイズ 128×182mm
- A5:教科書サイズ 148× 210mm
- A4:ノートサイズ 210×297mm
また、PCやタブレットと一緒にバッグに入れて持ち歩く場合は、重さも手帳選びのポイントにおさえておくと良い。
手帳活用法＃1：手帳の種類をおさえる
次に、手帳の種類についての話をしよう。手帳は、その中身のスタイルで様々なものがあり、仕事内容や好み、活用法などで自分に合ったものを選ぶとよい。
月間マンスリータイプ
◎：カレンダーのようなデザインで、1カ月の予定を見開きで確認しやすい。
×：記入欄が小さい。
週間バーチカルタイプ
◎：横軸が1週間、縦軸が時間軸になっており、時間管理に特化し、1日のスケジュールを管理しやすい。
×：スケジュールがない日が続くと手帳の無駄なページが増える。
週間レフトタイプ
◎：手帳の左ページが1週間分の予定で、右ページがフリースペースになっており、1週間のスケジュールを把握しやすく、メモ欄が使える。
×：時間の管理がしにくい手帳なので、会議などが多い人には向かない。
週間ホリゾンタルタイプ
◎：1週間のスケジュールが手帳左ページに4日分、右ページに3日分にレイアウトされており、1日の記入欄が大きい。
×：時間の管理がしにくい手帳なので、会議などが多い人には向かない。
週間ブロックタイプ
◎：見開きのブロックタイプの手帳で、1週間ぶんの記入欄が縦に2マス×横に4列のデザインだ。1日の記入欄が大きく、視覚的にも管理しやすい。
×：時間の管理がしにくい手帳なので、会議などが多い人には向かない。
1日1ページタイプ
◎：1日分の予定を1ページにたっぷり書ける手帳で、アイデアなどのメモがしやすい。
×：手帳自体が厚く重たい。
ガントチャートタイプ
◎：縦軸がプロジェクトやタスクなどで、横軸が日程となり、プロジェクト自体の工数管理やタスク工数管理がしやすく活用法が幅広い。
×：1日のスケジュールが管理しづらい。
以上のように、様々な種類がある手帳だが、違う種類の手帳と合わせ、それぞれの特徴を活かした活用法で併用したり、リンクさせるなどの工夫をしたりすると、手帳の使いやすさがより広がる。
手帳活用法＃2：手帳と上手に付き合う
当たり前だが、手帳は持っているだけでは役に立たない。手帳は書いてこそナンボ、確認してこそナンボなのだ。手帳を使いこなすためにも、朝、昼、晩と1日に最低3回はチェックする習慣をつけるようにしよう。
予定が入れば即記入し、変更があっても即記入するといった習慣をつける。こうすることで手帳に愛着がわき、スケジュールの管理も忘れなくなる。さらに、自分流の活用法や新しい可能性も発見できる。
手帳活用法＃3：手帳には色をさす
手帳の活用法といえば女性のほうが得意な印象が強い。女性は、枠にとらわれることなく、実に自由に手帳を使いこなす。とくに特徴的なのは、その色使いだろう。ペンの色を巧みに使い分け、実に見やすく管理されている。
例えば、ベースは黒インク、重要なものや緊急を要するものは赤インク、プライベートは青インクなど、自分なりのルールを作って記入していく。こうすることで一瞬で予定を把握しやすく、スケジュールの量もわかりやすい。
また、ペンだけでなく付箋やシールなどのアイテムも器用に使いこなしているといいだろう。付箋は、緊急の内容やフォロー内容などを管理しやすく、記入欄の小さな手帳の中身を拡大してくれる。付箋の使い分けをマスターすると、よりシステマチックな手帳になる。
手帳活用法＃4：アプリを使った手帳とスマホの連携管理！
手帳の活用法とスマホの活用法を連動させたい人には、専用アプリがおススメだ。手書きで書き込んだ手帳の情報をスマホで撮影するだけで、データ化しスマホに保存できるという手帳とスマホの併用活用法だ。
撮影したデータは、整理や共有、編集なども可能だ。メーカーごとに特徴もあるので、興味のある人はチェックしてみるといい。
デジタルは早くて簡単で便利だが、手帳のように愛着は持てない。人は、手帳に記入するというアクションで、その時の想いも頭に書き留めている。記入した数字的情報よりも、無意識に記入した位置などを記憶し、情報を引き出し確認する。
手帳活用法の醍醐味は、情報管理だけに留まらず、脳への刺激と活性だろう。小さな手帳の中には、目には見えないスパイラル的世界が構築され、他の情報へとつながっている。自分にしかわからない世界は、次のビジョンを頭の中に見せてくれるし、また過去へもいざなってくれる。
ただの情報管理とは違う、想いが記入されているから愛着も湧く。自分が成長する過程が刻まれる手帳を、ビジネスマンとして上手に使いこなせる活用法を身に着けたい。
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