自分のデスクの整理術を思い出してみよう。さて、どんな印象だろうか。
書類はきちんと整理されているだろうか？ 余計なものや使い終わったものが出っぱなしにはなっていないだろうか？ システマチックに物が置かれているだろうか？
ビジネスシーンにおいて、デスクの整理術は仕事ができるかそうでないかを物語るといっても過言ではないだろう。今回は、周りに“できる”ビジネスマンだと思わせるデスクの整理術についてまとめたみた。
整理術ができていない！ ダメなデスクの5つのポイント
デスクの整理術の話に入る前に、ダメなデスクについてまとめてみた。自分のデスクは、次の項目が当てはまってはいないかチェックして欲しい。
ダメなデスクの5つのポイント
ダメなデスクの特徴
- デスク表面が見えない。
- 資料などが仕分けされておらず、すぐに出てこない。
- 余計なもの（必要以上の文具、終わった資料やメモ、私物）が置いてある。
- 物の置き方にルールがなく、整理しにくい。
- 動線に合っていない置き方をしている。
整理術ができていないデスクには、このような5つのポイントがあげられる。どれかひとつでもあてはまれば、違うポイントへと連動し、負の連鎖になるので注意したい。
デスクをオフィスビルに例え、エリアを決める整理術
それでは整理術の話にはいる。デスクは、ビジネスマンにとって大事な仕事場だが、自分のデスクは、自分が社長のオフィスビルのようなものと考えよう。
机上は現場であるオフィス、手前の引き出しは社長室、右の引き出しは、上から総務室、秘書室、資料室などのエリアとして考える。
机上のオフィスは3エリアに分ける
机上のオフィスの3エリア
- デスク左上常用スペース：右利きと仮定した場合は、左手にとる電話を置く。
- デスク右上仮設スペース：辞書や資料など、その日だけの一時的なスペース。
- デスク手前スペース：PCや手描き書類などの作業スペースとなる。
デスクの社長室は最優先書類を
面積は広いが高さのない引き出しは、最優先書類などを仮置きする場所ととらえ、席を立つときなども、さっと書類がしまえるスペースとし、なるべく空にするぐらいの気持ちでいる。
デスクの社長室は、急を要する重要書類たちだけのスペースだ。
使う頻度の多い文具などを備えるデスクの総務室
右手1番上のオフィスビルの特等席には、毎日のように使う文具や計算機などをしまい、出し入れに負担を掛けないようにする。
この時のポイントは、しまうというよりディスプレイをするという意識を持ち、物と物の間にゆとりを持たせ、色やデザインに拘ると良い。
引き出しを開くと、ショップのように小物がディスプレイされた様子は、見た目に美しくテンションも上がる。しまう時も元の位置に置きたくなるので、綺麗な状態が保たれやすい。
円滑に仕事をこなすための秘書室
名刺や辞書、参考書など、仕事に必要な道具と情報をしまえる場所でありながら、充電器やメガネ、薬などのちょっとした私物も保管する。
ビジネスに必要な情報をいち早く引き出せ、オフィスでの居心地を少しでもベストな状態に管理する。
資料室は手前に重要なものをしまう
色などを使って書類を種類別にファイルで保管し、手前ほど緊急度の高いものや共用ものにして、出し入れを楽にする。
奥へ行くほど今の仕事に関係のない資料にし、スペースがあまればバッグなどの私物を入れるようにする。
デスクに入れない整理術
デスクには、スペースに限度がある。全て入らないという人も多いだろう。仕事がら資料が多くても、なるべくデスクまわりには置かない習慣をつけたい。
これには、個人だけでなく職場のルールとして他の人の協力が不可欠だ。共有ファイルは共有場所に収納することで、おのずと管理が厳しくクリアになる。
結果、自分のデスクまわりの整理術もレベルが上がり、自分の持ち物も減る。
デスクを片づけて帰るという整理術
せっかく整理術を駆使して整理しても、すぐに散らかるようでは困る。デスクの整理術は毎日の積み重ねだということを覚えておく。
使ったものは元の位置にもどし、仮置き場には置きっぱなしにしないようにする。最後に帰るときは、必ずデスクの上には電話とPC以外は置かない癖をつけることで、デスクの整理術は持続される。
以上のようにして、システマチックな自分だけのオフィスビルにあたるデスクが完成されると、使いやすく片づけやすくなる。
動線にかなった整理術で、設置と出し入れがしやすいデスク収納は、仕事がしやすいルールの上に成り立ち、仕事を良い結果へとつなげるだろう。
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