英語のビジネスメールの件名や書き出しは？失敗しない書き方のポイント

慣れない英語のビジネスメールを書くときには、うまく書けるか不安になっている人も多いのではないでしょうか。

本記事では、英語のビジネスメールの書き出しや返信の仕方のコツ、すぐに役立つ失敗しない英語メールの書き方を詳しく紹介します。

英語が苦手な人や英語のビジネスメールの書き方がわからない人はぜひ参考にしてください。

英語メールの書き出しのコツ

まずは、英語メールの書き出しのコツをご紹介します。

日本語メールで季節に合わせた挨拶を書くように、英語メールでも本文に入る前に、ひとこと挨拶や書き出しを入れましょう。

簡単に使える挨拶や書き出しのフレーズ例は以下の通りです。

久しぶりに連絡する相手には「I haven’t seen you for a long time（お久しぶりです）」と一言入れると会話のスタートがスムーズになります。

シチュエーションに合った挨拶や書き出しを入れると、相手に好印象を与えれます。

英語メールを送るときの件名のポイント

英語メールを送るときの「件名」は、ビジネスを効率的に進めるためには重要な要素です。

「上司や取引先へメールを送ったものの、なかなか返事が返ってこない……」というようなことを避けるためにも、相手に優先的に早く読んでもらうための工夫が必要です。

早く読んでもらうためには、適した「件名」を考えなければなりません。

たくさんあるメールの中から優先して読んでもらい、レスポンスを高めるような件名の書き方をご紹介します。

ポイント1．要件を具体的に明記する

英語メールの件名を書くポイントの1つ目は、「要件を具体的に明記すること」です。

件名を見ても要件が即座に判断できないものは、優先順位がつけにくく、相手にとって不親切なメールになってしまいます。

件名は、簡潔にメール全体の内容をまとめる必要があります。

しかし、簡潔さにこだわりすぎて、「Meeting」や「About Meeting」のような抽象的な表現はわかりにくいので、避けるようにしましょう。

おすすめの書き方は、「A for B」の構文を使うことです。

例えば、ランチミーティングの予定確認の場合は、「Schedule confirmation for the lunch meeting」です。

ポイント2．スパムメールにありがちな表現は使わない

英語メールの件名を書くポイントの2つ目は、「スパムメールにありがちな表現は使わないこと」です。

スパムメールによく見られる表現の「Hello!」「Your Document」などは避けた方がいいでしょう。

特に短過ぎる、「Thank you（御礼）」「Payment（支払い）」「Estimate（見積り）」「Order（注文）」「Shipment（発送）」「Inquiry（問い合わせ）」「Question（質問）」「Request（依頼）」「Urgent（緊急）」「Important（重要）」「Meeting（会議）」……といったものは、以前は、これのみでよしとされていたものの、近年は紛らわしい表現のスパムメールが増えたため、好ましくありません。

件名に「Urgent!」「Important！」というように、こちら側の都合が優先となっている表現や、「！」をむやみに使うことはスパムのような印象を与えがちで、良い印象には繋がりません。

緊急や重要であることを伝えたい場合は「Urgent：Payment for the order」や「Important：Request for an estimate」のように、短すぎず、わかりやすく伝えましょう。

英語メールは言語の性質に注意する　

日本語と英語は、その言語的性質が異なるために、メールのタイトルの付け方も変わってきます。

しかし、タイトルを作る際の基本的な条件は日本語でも英語でも同じです。

タイトルは長くなりすぎても、短くなりすぎてもいけません。タイトルだけで相手に伝えたいことやその重要度などが分かるように、できるだけ詳細を簡潔に書きましょう。

日本語のメールでは、「明日行う新商品の会議について」や「食事会へのお誘いありがとうございます」のように詳細が前にきます。

一方で英語は、「Regarding tomorrow’s meeting about a new product」や「Thank you for your invitation to  the dinner party」のように、まず告知や感謝といった送り手が一番伝えたいことが先頭にきて、詳細はそのあとにきます。

差異が生まれるのは、日本語の文は述語を文の最後に持ってきますが、英語の文は述語にあたる部分、すなわち動詞が主語の後に来るためです。

また英語の場合、長い修飾表現は修飾する単語の後ろ側に置くことも関係しています。

日本語と英語、両者のタイトル付けの違いは、そのまま言語的性質の違いに表れています。英語メールを作成する場合は言語の性質の違いに注意しましょう。

英語メールの書き出しをマスターしよう

英語メールでの件名や書き出しに共通する点は、どちらもわかりやすく、簡潔に伝えることです。

使いなれない英語でメールを作成するのは、はじめは難しく感じるかもしれませんが、決まりきった型を覚えると簡単に英語でメールを書けるようになります。

上記のポイントを参考に、英語のビジネスメールを作成してみてはいかがでしょうか。