英語で気持ちの良い催促メール！　いやらしくない催促メールの書き方

　取引先からなかなか連絡がこない……。そんな時には催促メールを送るのがビジネスの基本。しかしその取引先が外国人だった場合、催促メールを英語で送らなければいけない。

「英語で催促なんてしたことがないよ！」

　そんな人のために今回は、英語での催促メールの書き方と、英語で上手に催促するポイントを紹介しよう。

　催促メールは、取引先が約束の期限に返事や連絡を返さなかった時に、相手に返答を求めるために送るものだ。そこで気をつけなければいけないのは、決して高圧的になってはいけないことだ。期限に間に合わなかったのはもしかしたら何か事情があったのかもしれないし、仮に相手が約束を守らなかったとしても下手に出なければいけない。

　このように日本語で書く際にも注意を払わなければいけない催促メール。まして多くの日本人が日常で触れることがない英語での催促メールの場合、どのように書いていいかわからなくなってしまうだろう。

　英語はよく、日本語に比べて上下関係がないと言われるが、それでも目上の人に用いる丁寧な表現は存在する。“I'm sorry but〜”や“I'm afraid but〜”といった「申し訳ありませんが」という表現や、「〜してくれませんか」という“would you〜”や“could you〜”などの表現を用いるといいだろう。

　また、催促の際に使える表現例文はウェブサイトで公開されていることが多い。こちらを参考にしてみるのもよいだろう。

　「英語の催促メールなんて、日本語でも難しいのに出来るわけがない」と思う人もいるかもしれない。しかし、英語は日本語より自分の伝えたいことをストレートに表現できる言語だ。日本語のような回りくどい表現を使わなくても、ストレートかつシンプルに催促ができる。

　例えば、相手に早く返事をするよう要求する時には、日本語では「お忙しいところ申し訳ありませんが至急お返事をいただけないでしょうか」などと言うのがふつうである。これが英語の場合だと、“I'm sorry if you are busy, but can you send me your reply as soon as possible?”のようになる。

　ここでお気付きの人もいるかもしれないが、英語には尊敬語や謙譲語などといった「敬語の表現」が存在しない。そのため、英語での催促においては、正しい敬語の使い方だとか、尊敬・謙譲の使い分けといった普段我々の頭を悩ませる敬語についての心配事は不要だ。当然英語の場合においてもへりくだった表現を用いなければいけないが、日本語に比べて随分と定型的なので、そこまで苦心することもない。

　したがって、英語で催促メールを書くことは、場合によっては日本語で書くよりも簡単なこともあるのだ。

　取引先があまりにも時間や期日を守らなかったりした場合、催促メールに若干の脅しを込めたニュアンスを含める場合がある。これは英語での催促の場合でも基本は変わらない。

　脅迫の意味をこめた英語の催促メールでよく使われる表現が“You had better～”だ。これは「～したほうがいい」というふうに訳されるが、実際のニュアンスは忠告や命令の意味をもち、ほとんど脅迫にすら近い。特にこだわりがなければ、この表現を使うのがいいだろう。だが、こうした脅迫めいた催促メールは、必然的に力関係が自分たちのほうが上という扱いになり、ともすれば取引先との関係を悪化させかねない。そのため、極力送らないほうが望ましく、期日に間に合わないことがあまりにも頻繁に起こるときや、どうしても早く返事がほしい時などにとどめておくのが無難だろう。

　今までのポイントをまとめてみると、英語での催促メールは敬語の心配をしなくてよいという点では日本語で書くより簡単であるが、その分ストレートに要望を伝えてしまうため、文面や表現には相当気を使わなければいけない。英語での催促メールをしっかり描けるようにして、ビジネスのスキルアップを狙おう。