今まで手帳をあまり活用してこなかった人もいるのではないでしょうか。また、スケジュールはアプリを始め、デジタルで管理している人も多いでしょう。
しかし、アナログ手帳も使い方、書き方などの活用の仕方ひとつで、今以上に効率よいビジネス・プライベートのスケジュール管理ができるようになります。
本記事では、アナログ手帳を効率よく活用する方法をご紹介します。
- 手帳を選ぶ際に注意したい3つのポイント
- 手帳を活用するための「自分ルール」とは？
- スケジュール管理ページとメモページを活用する方法
オンラインでスケジュール管理する人が多い中、アナログ手帳を使うメリットとは？
スケジュール管理アプリや、オンラインでのスケジュール管理が一般的になりつつある今、アナログ手帳を持ち歩くケースは減りつつあります。そんな中だからこそ、ビジネスパーソンとしてアナログ手帳を有意義に活用したいもの。
アナログ手帳は、デジタルツールのように決まった機能に制限されるのではなく、自分の好きなようにカスタマイズできるため、使い方次第でただのスケジュール管理ツールとしてだけではなく、アイデア帳や日記、そして自分の考えを深堀りするためのツールとしても使えるのです。
さっそく、ビジネスパーソンにとって手帳を活用する7つの方法を紹介します。自分ならどんな使い方ができそうか、検討してみてはいかがでしょうか。
手帳の活用術#1：手帳選びの基本は3ポイント
アナログ手帳はサイズからデザインまで様々な種類があるため、「本当に自分に合った手帳」を見つけるのを難しく感じる人も多いのではないでしょうか。
今まで使っていた手帳から別のタイプの手帳に買い換える人や、初めて手帳を購入する人のために、手帳を購入する上で重要なポイントを3点ご紹介します。
手帳選びのポイント①：「用途」
手帳選びの際には、「自分がなぜ手帳が必要なのか」「これまで使ってきた手帳をなぜ新しいものに買い換えるのか」と、なぜ手帳を使うのかを考えてみましょう。
「曜日ごとにスケジュールを管理したい」「メモページが多いものがいい」などと用途をリストアップしてから手帳を選べば、自分のスタイルに合った手帳が見つかりやすくなります。
手帳の選びのポイント②：「サイズ（大きさ）」
手帳のサイズについても用途と同じく、「なぜこのサイズの手帳でなければダメなのか」と考えると、店頭に行った際に迷わずにすむはずです。
「スーツの内ポケットにしまいたい」「A4の書類を折り畳まずに挟みたい」など、結論から先に出してみることをおすすめします。
手帳選びのポイント③：「デザイン」
手帳選びのポイントの3つ目は、無難なものを選んでしまいがちな「デザイン」。
手帳といえば、長期間同じものを使うことから無難でシンプルなデザインを選びがちです。しかし、どうせなら他人とは違う自分らしい手帳を選ぶことをおすすめします。
自分らしい手帳を選ぶ際に意識したいことは「手帳を開くときにどんな格好をしているか」ということです。
スーツを着ていることが多い場合は「普段からよく着るスーツに合ったデザインの手帳」を選びましょう。カジュアルな格好が多ければ「カジュアルなデザインの手帳」を選ぶことをおすすめします。
いつもの格好に合わせることで、自分らしいデザインの手帳を選べられるようになるでしょう。
手帳の活用術#2：最近流行の手帳はバーチカルタイプ！
どんな手帳を選べばいいのか全くわからない人におすすめなのが「バーチカルタイプの手帳」です。バーチカル手帳は、月間マンスリーと週間バーチカルが組み合わせてある手帳が一般的です。
縦長な帯状のマスになっており、一日のスケジュールを1時間、30分単位で管理できます。かかってしまった時間に合わせて矢印を引くのもいいスケジュール管理方法です。予定以上にかかってしまったことをそのまま記載すると、1日の記録帳としても使え、スケジュールの全体像を把握できるようになります。
書き方のルールは自分のわかりやすように決めてみましょう。
バーチカル手帳を使って、「自分がいつ、どこで、何をしていたのか」を明確にすることで、仕事効率をあげていきましょう。
手帳の活用術#3：自分なりのルールを作る！
手帳の書き方に決まりはありません。機能も制限されているわけではないので、自分の好きなようにカスタマイズできます。
以下では、手帳を活用するために制定しておきたいおすすめの自分ルールをご紹介します。
黒一色は見にくい！手帳には複数色のペン＆蛍光ペンを使おう
手帳にスケジュールを書き込む際に使用するペンは、黒色だけではなく、複数色のペンを使うことをおすすめします。
どんなに機能性にすぐれた手帳でも黒一色で乱雑に書いてしまったら、ひと目で予定を把握することは難しいでしょう。またプライオリティがひと目でわからず、重要な仕事を後回しにしてしまうミスをする可能性があります。
複数色のペンや蛍光ペンを使用して、見やすくわかりやすい手帳になるように工夫してみましょう。ただし、色を使う際には、ごちゃごちゃした印象になることを避けるため、ある程度ルールを決めておくのがおすすめです。
例えば、「黒：仕事上の雑記、プライベート 」「青：会議や打ち合わせ」「赤：最重要な事柄」などと使用するペンの色をわけておくと、手帳に記載されたその日のスケジュールを色で判断できます。
マスキングテープやシールなどを活用するのもおすすめ
手帳をさらに活用するためにマスキングテープやシールなどを使うこともおすすめです。
マスキングテープは、手帳のはしがヘタってきたときの補正に使ったり、ライン代わりに貼ったりして使ってみてもいいでしょう。また、ちょっとしたメモを貼るときにも活用できます。
また、シールを使って、見られたくない用事を隠したり、日にちをマークしたりすることもおすすめです。
手帳の活用術#4：記号や略語などを使って簡潔に書き込め！
手帳に書き込めるスペースは無限にあるわけではないので、書きたいことが多い場合は書ききれずに困っている人もいるのではないでしょうか。
書きたいことが多い人は、自分で決めた記号や略語を使うのもおすすめです。
例えば、打ち合わせ（ミーティング）は「MT」「MTG」、アポイントメントは「AP」、電話をする・電話が来るは「TE」などの略語を使ってみましょう。
手帳に略語を使う場合、略語の文字数を合わせたほうが見た目にも綺麗になるので、おすすめです。
手帳の活用術#5：取りあえずのメモは付箋を使え！
手帳にメモなどを書く場合、余白ページを活用するのもひとつの方法ですが、付箋を活用することもおすすめです。
付箋を使えば、急な予定変更や誤字脱字もわざわざ修正テープで訂正する必要がなくなります。手帳をきれいに使えるようになり、ぐちゃぐちゃでタスクが何かわからないという状態になりにくくなるでしょう。
また、付箋も重要度によって色分けすれば視覚的にスケジュール管理ができます。
手帳の活用術#6：スケジュール管理ページとメモページはリンクさせろ！
マンスリー手帳にしろウィークリー手帳にしろ、日々のスケジュール管理ページに何か付け足さなければいけないことは、多々あるのではないでしょうか。
付け足したことを書いた付箋やメモページを、日付の書かれたスケジュール管理ページにリンクさせると、どこのページにメモを書いたのかすぐにわかるようになります。
例えば、スケジュール管理ページに「P30M（30ページにメモ）」、メモを書いた箇所に「12/1参照（12月1日の日付け欄参照）」と両方に書いておけば、メモページを忘れることも、メモページを忘れる手間もなくなるでしょう。
手帳の活用術#7：簡単な日記帳・アイデア帳としても活用！
手帳はスケジュールの管理以外にも多数の用途があります。その中でぜひ、実践してもらいたいのが日記帳、アイデア帳としての手帳を活用することです。
日記は簡単な内容で、その日起こったの出来事を一言二言で書くだけで十分です。日記を書くことで、1日の振り返りができるだけではなく、手帳に何か書く癖が自然とつきます。
実は手帳を活用する上で、手帳を開く、手帳に何か書き込むということが、一番重要です。その癖をつけるツールとして簡単な日記を書くことをおすすめします。
何か仕事に繋がるアイデアが浮かんだらスマホのメモアプリなどに書き残す人もいるのではないでしょうか。手帳よりすぐに取り出せるという意味では、スマホなどにメモしたほうが早いかもしれません。しかし、手帳ならばスマホでは書ききれないイラストや記号なども書き込めます。
また、後々見返した時にデジタルでは伝わりづらい、そのときに書き込んだアイデアに対する熱い想いなど、アナログならではの感情も思い返せるところもポイントです。
最後に、ここまで説明してきた手帳の活用術の要点をまとめてご紹介します。
手帳活用術のポイントまとめ
- 「なぜ？」という結論から手帳を選ぶ
- 今流行の手帳は「バーチカルタイプ」
- 自分なりのルールを決める
- 取りあえずのメモは付箋を使う
- スケジュールとメモページはリンクさせる
- 手帳を開く癖をつけ、アナログならではの思いも書き残せる
自分なりの手帳の使い方を見つけて、もっと有効に活用しよう！
- 手帳は、用途・サイズ・デザインを意識して選ぶ
- 複数色のペンや蛍光ペン、マスキングテープ、付箋を利用して見やすい手帳を作る
- 記号や落語などを使って簡潔に手帳に書き込む
本記事では、手帳の選び方や活用方法などを詳しくご紹介しました。
ただ手帳を使うのではなく、手帳を使う目的を決めたうえで、わかりやすく見やすい手帳にすることを意識しましょう。
手帳に書き込む際のペンの色を仕事の重要度に分けて使ってみたり、プライベートとの差をつけたりしてみることをおすすめします。
自分に合った手帳を見つけたら、本記事を参考に手帳活用術を実践して、効率よくプライベートとビジネスの予定管理ができるようにしてみてはいかがでしょうか。
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