アナログの手帳がスマホやタブレットなどのデジタルの手帳と大きく違うところは、“ペンを使って書く”という作業が物忘れ防止にもなる、というところ。
ビジネスの世界では物忘れは厳禁。ビジネススキル云々の前に、約束は守るべきものだ。
物忘れをしないために有用な手帳だが、今回はそんな手帳の「書き方」について紹介したい。
ここでは実用性があって、後々より見直しやすく使えるアナログの手帳の書き方とそのテクニックをテーマとする。
「手帳の書き方」に決まりはないのか？
後から手帳を見たとき、内容がわかるような書き方をしていればOK
はっきりいえば「手帳の書き方」に決まりはない。基本的に手帳の中身は他人に見せるわけではないので、上司や同僚に書き方を注意されるわけでもない。
手帳は、自分が見やすく、書き込んだことが後々わかれば問題ない。だが、今以上に上手に手帳を使いこなす書き方とテクニックがある。
手帳を持っている方、または、これから持とうかと考えている方に向けて、“5分で身につけられる手帳の書き方・活用の仕方”を紹介していく。
「手帳の書き方」#1：手帳選び基本は、シオリが2本以上付いた手帳を選べ！
「手帳の書き方」に入る前に、手帳を買う際に確認していただきたいポイントがある。それは、“シオリが2本以上ついているか”、というポイントだ。
手帳を買うときの基準は各々あるとは思うが、シオリが2本以上ついた手帳であれば、手帳にブックマークをした大事な2ページが瞬時に開くことができる。
2本以上のシオリがある手帳が持つメリット
例えば、手帳のマンスリーページとメモページを連動させて書き込んでいた場合など、わざわざ一方のページを探す手間が省けるのだ。
もしシオリが2本ついた手帳がなければ、小説などに挟むシオリを代用してみてほしい。
「手帳の書き方」#2：ウィークリーとマンスリーを書き分けろ！
見開きで真っ先に先々のスケジュールが管理できるマンスリーページは、手帳の中では一番書き込むことが多いページ。
しかし逆に、スケジュールはマンスリーページに書き込んでいるため、ウィークリーページは真っ白という方が一般的なのではないだろうか。
そんな方はマンスリーとウィークリーのページを使い分けた書き方を実践してみてほしい。
【手帳の書き方】ウィークリーとマンスリーの書き分け方
- 書き込む枠が小さいマンスリーは要点だけ
- 書き込むスペースが大きいウィークリーは「日記」のイメージで、その日の予定、もしくはその日あった出来事を書き込む
ウィークリーのにスケジュールの詳細を書き込むことで、要点のみのマンスリーと照合しながら、忘れかけていた大事な用件を思い出すこともあるだろう。
【手帳の書き方】ウィークリーには「ビジネス日記」を書き込む
書き込むスペースの多いウィークリーには「ビジネス日記」を書き込むのもおすすめだ。
4行日記などを毎日の習慣にしていくと、日々の経験を振り返ることができる。
ぜひ、手帳のウィークリーを活用して、自己の成長や計画性の向上に繋げてほしい。
1日5分でできる「4行日記」という新習慣：日記は面倒くさいけど、効率よく日記の効果を得たい人へ｜U-NOTE [ユーノート]
日記をつけることによるメリットはたくさんある。日々の経験を振り返りアウトプットすることによって、自己の成長や計画性の向上などが身につき、なにより“継続する”ことで自分に自信を持つこともできる。しかし、そのようなメリットが分かっていながらもなかなか続けられないのが人間だ。その大きな原因はやはり面倒臭さだろう。その日一日を振り返り、その内容書き記すという行為は意外と時間がとられる。日記を書く時間は
「手帳の書き方」#3：予定ごとにペンの色を分けろ！
手帳に書き込むスケジュールによって色ペンを使い分けたり、蛍光マーカーで強調させたりする書き方をすると、手帳をパッと開いたときに知りたい予定を即座に把握できる。
色ペンを何本も持ち歩かずとも、色使いを変えた手帳の書き方は三色ボールペンが1本あれば十分だ。三色ボールペンなら手帳と一緒に持ち歩いてもかさばらないため、おすすめである。
【手帳の書き方】手帳を書くときの「色ペンの使い分け」は自分次第
また、その予定の重要度に合わせて色を使い分けるのもありだろう。「赤」を最重要の予定としたら、手帳を開いたときにすぐに目に入るはずだ。
手帳を書くときに使うペンの色を変えるだけで、非常に見やすく、スケジュール管理のしやすい手帳になる。
ぜひ、以下の色ペン使い分け例のように、色ごとに自分の定義を決めて予定を書いてみてほしい。
【手帳の書き方】色ペンの使い分け例
- 「黒」：仕事上の雑記、プライベート
- 「青」：会議や打ち合わせ
- 「赤」：最重要な事柄
「手帳の書き方」#4：余白と付箋とを有効活用しろ！
「手帳の書き方#3」の続きにもなるが、いくら色分けをした書き方を実践していても、手帳に文字を詰め込みすぎると、どうしても予定を見落としてしまう可能性もある。
そんな見落としを防ぐためにも、付箋や余白を活用するのも手だ。
貼り付ける付箋の色や、付箋に予定を記入するだけでも視覚的に見やすくなる。予定が変わっても、付箋を貼り直せばOK。
予定を整理しやすくなるのも付箋の良いところだ。
【手帳の書き方】手帳に付箋を貼る際の注意点
こういった手帳に使えるちょっとしたアイテムを使うことも、上手な「手帳の書き方」といえるだろう。
ただし、付箋は剥がれ落ちることもあるので、重要なことは書かないでおいてほしい。
「手帳の書き方」#5：手帳に書く癖をつけて、何度も見直せ！
“手帳に書く”という習慣をつけることこそが、「上手な手帳の書き方」の秘訣だ。
スマホやタブレットに予定を打ち込むのもいいが、まずは手帳に書いてみてほしい。手帳を書くことを意識していれば、やがて手帳を書くことが自分の習慣になるはずだ。
習慣づけることで、自分だけの「手帳の書き方」のテクニックも見つかるに違いない。
【手帳の書き方】予定の“確認”だけではなく、自分の行動の確認も行う
そして、手帳に書く“癖”をつけて自分だけの「手帳の書き方」を見つけたら、今度はその書いた手帳を何度も見直すことだ。
何故なら、今回紹介した「手帳の書き方」は実践するだけでは真の意味を発揮しないからである。
手帳は確認するためツールといっても過言ではないアイテムだ。何度も見直し、先々のスケジュールを効率よく進められるように計画を練ろう。
【手帳の書き方】手帳を見直すときはスケジュールどおりに進んだか否かも確認する
また、見直すと同時にスケジュール通りに進められたかチェックすることも忘れてはいけない。
何故スケジュール通りにできなかったのか？逆に何故スケジュールを巻き取ることができのか？など、過去の自分の行動には今後の仕事に繋がるヒントが多数隠されている。
書くだけではなく「見直す」ということも、忘れずに行ってほしい。
“5分で身につけられる”5つの手帳活用術まとめ
- #1 手帳選び基本は、シオリが2本以上付いた手帳を選べ！
- #2 ウィークリーとマンスリーを書き分けろ！
- #3 予定ごとにペンの色を分けろ！
- #4 余白と付箋とを有効活用しろ！
- #5 手帳に書く癖をつけて、何度も見直せ！
日本人で最初に手帳を持ったのは、幕末、江戸幕府の遣欧使節団の一員としてパリに渡った福沢諭吉だといわれている。
パリに滞在中、見聞きしたことを逐一、手帳に書き留めたそうだ。
福沢諭吉に学んでパリで手帳を買ってきてほしいとはいわない。
ただ、過去の偉人にならって手帳を常に持ち歩き、上手な「手帳の書き方」を試してみてはいかがだろうか。
手帳ありきの生活で、ぜひ自分の行動を逐一振り返り、反省し、改善してみてほしい。
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