電通社員流「仕事を効率化する3原則」とは：『僕が電通を辞める日に絶対伝えたかった79の仕事の話』

2018/09/10（最終更新日：2018/09/10）

目次: +①仕事との向き合い方から効率化を目指す; +②仕事の効率化に繋がる時間管理を心掛ける; +③自分と周囲を見つめ直し、効率化のヒントを得る; +自分に合った職種に就いて効率的に働きたい

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　上空から見る東京の夜景は、世界の数ある都市の中でも美しいという高い評価を世界中から受けている。しかし、この本来暗い夜の街を照らしているのは、仕事が終わらなく、残業している社会人の悲しい光であることを忘れないでいただきたいものだ。今日もまた仕事の効率化が、課題となっている社会人は多くいるようだ。

　仕事を効率化する方法を考えてみると、意外とその方法は思いつかないもの。やっと思いついた方法も、いざ実践してみると、あまり効果がなかったりする。あらゆる方法を試行錯誤していく間に、仕事はどんどん積み重なっていってしまう。これでは悪循環だ。

　そこで今回は、元電通社員の本田亮氏の『僕が電通を辞める日に絶対伝えたかった79の仕事の話』から、3つの仕事を効率化する方法をご紹介しよう。これで、定時退社し、静かな夜を過ごすことができるだろう。

①仕事との向き合い方から効率化を目指す

　様々な仕事を任された時、好きな仕事もあれば、興味のない嫌いな仕事もあるだろう。嫌いな仕事の効率化は誰もが望むだろうが、効率化する方法が分からないからこそ嫌いという人も少なくないだろう。多くのビジネス書では、どんなにつまらない仕事でも学ぶべきことがあるため、前向きに仕事に取り組むべきだと言う。しかし、自分の気持ちに正直になった方が、感じるストレスは減る。仕事の答えを自分のやりたい方向へやろうという気持ちで、取り組むことが効率化に繋がる心掛けである。

　仕事の効率化が上手くいかないのは、自分が成長してないからではないだろうかという点に、着目してみるといい。昨日の自分と今日の自分で、何が違うのか、何を知ったのか考えてみる。その考える作業を毎日、頭の中で繰り返すと、自分が得た知識や経験が、より具体化された状態で吸収できる。そうすることで、仕事を効率化するための方法を、知識や経験をもっと活かすことで考えることができるだろう。

②仕事の効率化に繋がる時間管理を心掛ける

　社会人になるとスケジュール管理が意外と難しいことに気付く。なぜなら、暇だと思っていた日程に、遊びの予定を入れてみたら、その後、どんどん仕事が入ってきてしまったりするからだ。そうなれば、遊びの予定をキャンセルして仕事をする方法しかない。さらに、上司や重役から任された仕事ならば尚更である。

　しかし、スケジュール管理において大事なことは、一度決めたスケジュールは極力変えないことだ。スケジュールを変更すると、キャンセルされる人が生まれてくる。そのキャンセルされた人からの信頼度は下がってしまうだろう。ビジネスにおいて、信頼度はとても重要なものだ。スケジュールを動かさない人が、最後の最後で最も信頼されるビジネスパーソンとなるのだ。

　また、無駄な仕事をしてしまう場面がある。よくある例が、伝達事項をまとめたメールを相手が受け取っているのか分からず、不安になってしまい、万が一のための仕事をするという例だ。逆に、無駄な仕事をさせられてしまう場合もある。だからこそ、ビジネスにおいて、メッセージをすぐ返すというのは重要な習慣である。こうした無駄をなくすことが、仕事を効率化する方法なのだ。

③自分と周囲を見つめ直し、効率化のヒントを得る

　まず、年齢によって自分の役割が変化するということを知ってほしい。20代ならば、がむしゃらに仕事に取り組み、仕事のノウハウを吸収していくべきだ。しかし、それが30代、40代となるとまた役割が変わるのだ。自分の役割を意識しながら、仕事に取り組んでいると、仕事が終わるのがどんどん早くなっていく。この役割を認識することもまた効率化の一つの方法なのだ。

　仕事に取り組んでいる間に、何か良いアイデアが出そうであったり、仕事を効率化する方法のヒントを見つけたりすることがある。しかし、次の会話が頭の中に流れてくると、忘れてしまう。そうならないために、メモをする癖を身につけるべきだ。メモは単なる記録ではない。自分の仕事に活かすための一つの方法なのだ。

　メモをとるのに重要なのは、アイデアのヒントを見逃さない視点と、それを書き逃さないスピードである。つまり、綺麗にメモを残そうとする必要はないのだ。上司に提出するレポートでもないのだから、自分が読めればそれでいいのだ。その汚いメモに仕事を効率化する方法が隠されているかもしれないのだ。

　仕事を効率化する方法はいくらでもある。しかし、その方法を生み出すための方法は基本的なことであることが多い。自分よりも仕事を手際よくこなしている同僚が周りにいないだろうか。おそらく、その人は、自分よりも仕事に向き合う基本的な姿勢が上手くできているのではないだろうか。ひたすら、仕事を効率化する方法を考えるよりも、まず基本的なところから見直してみることが、仕事の効率化に繋がる近道なのだ。