色分け手帳術は、予定の多いビジネスマンに必須の「タスク管理スキル」だ。
手帳アプリも便利だが、使いやすさでいえば“アナログ手帳”が軍配が上がるだろう。
予定を書き込むと見づらくなってしまうというアナログ手帳の弱み・手帳の悩みは、少しの工夫で解消できる。
そのアレンジ方法こそ「色分け」である。そこで今回は、今すぐ試したくなる色分け手帳術を紹介したい。
色分け手帳術を活用して、手持ちの手帳を見やすくて使いやすい手帳へとアップデートさせよう。
色分け手帳術①：重要度で文字の色分けをする手帳術
手帳に文字の色分けアレンジを加えることは、仕事におけるタスクの重要度や優先順位などをハッキリと把握するのにとても効果的だ。
個人でしか使用することのない手帳なので、自分だけの色分けルールを作り、色分け手帳術を活用してほしい。
2色での色分け手帳術
最初に紹介するのは2色の色分け手帳術。
こちらの色分けでは、重要なタスクには赤色のペンでの記入、通常の業務内容には黒色を、と差異をつける。
手帳の中身に赤色が差し込まれることによって、条件反射のように「赤＝重要」と視覚的に認識でき、気を引き締めることができる。
こちらの手帳術での利点は、色分けの種類が少ない分、所持しなければならないペンが少なく済むというところ。
また、手帳活用術のポイントとして、消化したタスクにはサインや印を付けることが重要である。
そのまま手帳にタスクが残されていると、どのタスクを消化したのかがわからなくなり、色分けをした意味がなくなってしまう。
手帳の内容はしっかりと整理し、とにかく「見やすくすること」を意識してほしい。
赤×青×緑の3色での色分け手帳術
続いて紹介する方法は、色分けテクニックとしてはよく見られる3色での色分け手帳術だ。
前述の2色での色分け手帳術では、色の種類が少ないぶん、多用してしまうと手帳の中身がワンパターンになってしまう。
ゆえに色分けによる効果が薄まってしまうというデメリットが生じる。
また、2色ではプライベートの予定に差異をつけることが難しい。
色分けの細分化は、よりページを見やすくする手帳活用術なのだ。
3色ボールペンを使った色分け手帳術
「声に出して読みたい日本語」などの書籍でおなじみの教育学者 斉藤孝氏の著作に「三色ボールペン情報活用術」というタイトルがある。
こちらのタイトルでは、赤色には「客観的にみて最重要な箇所」に、青色には「客観的に見て、赤色ほどではないが重要な箇所」に、緑色には「主観的目線で自分がおもしろいと感じた箇所」に線をひくことを説いている。
本の基準を色分け手帳術に用いれば、予定の優先順位などの差異も付けやすく、マンネリ化してしまった手帳の中身を解消することができる。
3色以上の色分け手帳術における注意点
「3色でも足りない」という人は、自分の色分けルールを定義して手帳に使う色の幅をひろげてみてはいかがだろうか。
ただし、色分けのバリエーションを増やしすぎて、かえって手帳の中身にまとまりがなくなってしまい見づらくなった……なんてことにならないよう注意してほしい。
色分け手帳術②：文字色は変えずに、色分けをする手帳術
マーカーペンを使う色分け手帳術
こちらの色分け手帳術は、文字の色は変えずに重要な箇所をマーカーペンや蛍光ペンを使ってラインをひく、または囲うという方法だ。
先に紹介した文字の色分け手帳術と同様に、重要度や優先順位などの高さ別に色分けをする。そうすることで、手帳の予定欄がより見やすくなるのだ。
マーカーペンの場合、あまり使いすぎなければ、色分けされたペンよりもソフトに映える。
そのため、「手帳の中身が派手になり過ぎて散らかって見える」という悩みも少ないのだ。
付箋やマスキングテープを使う色分け手帳術
こちらの色分け手帳術は、付箋やマスキングテープにタスクを記入し、手帳に張るという方法だ。
付箋やマスキングテープ自体が色分けをされていれば、ペンを持ち替える手間を省くことができる。
また記入を誤ってしまった際にも容易に修正がきく。
その他、消化したタスクや完了した用件などは、付箋を剥がしてしまえば手帳が乱雑にならずスッキリと整理されるなどさまざまな利点があるのも付箋ならではだ。
マルチタスクに追われ業務のパフォーマンスが落ちてしまう前に、今回紹介した色分け手帳術を習得してみてほしい。
手帳を整理し頭の中をクリアにすることは、仕事の効率よくこなすための第一歩となる。
ぜひ本記事で紹介した色分け手帳術を実践して、快適なビジネスライフを送ってほしい。
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