本記事では、仕事に余裕を持つための方法や、いつも忙しくなってしまう原因をご紹介します。
焦らず落ち着いて仕事をできるようになりたい人は、ぜひ参考にしてください。
- 今までの時間管理で仕事をする時間に余裕がなくなる理由
- 仕事に余裕を持つために、朝イチでやるべき仕事とは？
- 仕事に余裕を持つための「タスクシュート時間術」
今までの時間管理で仕事をする時間に余裕がなくなる原因
余裕を持って仕事をやり遂げる方法をご紹介する前に、まずは、どうして仕事をする時間に余裕がなくなるかをご紹介します。
原因を正しく理解して、時間に余裕を持てるようになりましょう。
原因1：無駄にできる時間がないことに気づいていない
いつも時間に余裕がないのは、締め切りまでの時間を逆算できていないことが原因です。
「納期はまだまだ先だから」と安心していると、いつの間にか締め切り近くになっていて焦ってしまった人もいるでしょう。
締め切りが直近でない場合に安心して仕事の手を抜いてしまう人は「締め切りを守るための締め切り」を意識してください。
例えば、飛行機に乗ることを考えてみましょう。飛行機の出発時刻はまだ先に思えるかもしれません。
しかし、逆算していくと飛行機に乗るというタスクにも、「締め切りを守るための締め切り」は多々あります。
起床時間、家を出る時間、電車や車に乗る時間など、全ての締め切りを守らなければ飛行機に乗り遅れてしまいます。
一見スケジュール上では余裕があるように見えても、本来の締め切りを守るために無駄にしていい時間は存在しません。
時間管理術に疎い人は、目先の仕事だけを考えずに、未来の仕事の「締め切りを守るための締め切り」を設定してみましょう。
原因2：割り込み仕事に対応してしまう
タスク管理をしていても、同僚から仕事を頼まれたり、上司から急な仕事をまかされたりと、割り込み仕事は尽きないのではないでしょうか。
割り込み仕事は、時間だけではなく集中力も奪っていきます。
仕事をきちんと時間内にこなすには、集中力が必要です。
ダラダラと仕事をやっていると、気づけば、定時前だったという経験がある人も多いのではないでしょうか。
タスクが重なっているときほど、一回の集中を高めて素早く終わらせることを意識してください。
原因3：完璧主義すぎる
仕事に余裕が持てないのは、完璧を求めるあまり、締め切りよりも仕事の完成度を優先してしまいがちなことが原因の場合もあります。
仕事において完璧を志すことは、悪いことではありません。
しかし、やることなすこと全てを完璧にするのは難しいでしょう。
まずは、最低限の仕事をして、時間がある場合は、さらにクオリティーを上げていくようにしてください。
仕事に余裕を持つために……！朝イチでやるべき仕事とは？
出典：pixabay.com
午前中に企画書を作成するではなく、簡単な事務仕事を終わらせようとする人は多いのではないでしょうか。
そして、企画書作成を後回しにした結果、残業をして終わらせなければならないことに。
残業を早く終わらせようとして、大事な仕事であるはずの企画書を作り上げることをおざなりにしてしまいます。
重要な仕事は、しっかりと時間を取れるように優先的に始めましょう。
午後から企画書に取り掛かると、どうしても締め切りを気にしてしまい、大慌てで仕上げて完成度の低いものができあがってしまいます。
大事なことは先に終わらせておいた方が安心です。
1日の疲れがどっと出る夜に企画書を作成すると、よいアイデアも出ないはずです。
人間は簡単な仕事に先に手を出しがちですが、無意識のうちに楽な方へ流されないように注意しましょう。
仕事に余裕を持つためには仕事のランク付け・優先順位をつける
上司に「急ぎで」と言われてしまうと、その仕事の作業ばかりしてしまう人もいるのではないでしょうか。
上司の「急ぎ」という指示通りに動いて、肝心な仕事に手をつけていないという問題を生じさせないためにも、仕事の種類、状況に合わせて優先順位をつけることを忘れないようにしましょう。
はずせない連絡や報告を最優先にして、客観的に見てたいして意味もないような作業は、優先順位を下げましょう。
重要性と緊急性を軸にし、「重要で、緊急性が高いもの」「重要だが、緊急性が低いもの」「重要性が低いが緊急性が高いもの」「重要でなく、緊急でもないもの」に仕事を分類してみてください。
「急ぎで」と言われた仕事は、どれほど急ぐ必要があるかを聞いてみるのもいいでしょう。
「急ぎで」は抽象的な言葉なので、「具体的にいつまでに終わらせばいいでしょうか」のように、具体的な日にちや時間を聞くこともおすすめです。
上司に急いでやるように言われた仕事も優先順位をつけて仕事をこなしましょう。
仕事に余裕を持つための「タスクシュート時間術」
仕事に余裕を持つには、スキマ時間を無駄にしないことが大切です。
スキマ時間を活用するためのおすすめの方法が、「タスクシュート時間術」という時間管理術です。
「タスクシュート時間術」は、大橋悦夫氏が生み出した「タスクシュート」の考え方や実践方法を佐々木正悟氏が詳しく説明したものです。
著書、「なぜ，仕事が予定どおりに終わらないのか？～「時間ない病」の特効薬！タスクシュート時間術」では、タスクシュート時間術を使った時間を活用する方法を紹介しています。
以下ではタスクシュート時間術について抜粋してご紹介します。
★タスクシュート時間術
◎本日1日分の仕事を1シートで管理する
◎これからやる／ここまでにやった仕事のリストを一元管理
◎1分以上時間のかかる仕事は全て管理する
◎すべての仕事の「見積もり時間を」出す
◎すべての仕事が終了すれば何時になるかを予測し、常に仕事の終わる時間を把握する
上手にスケジュールを組み立てられなければ、「とりあえずいろいろ早く取りかかるべきだ」のように思って仕事を終わらせることに焦ってしまうかもしれません。
タスクシュート時間術を使って、仕事のスケジュールを効率的に組み立ててみましょう。
スケジュール帳やカレンダーでは、タスクシュート時間術をするための余白が足りない場合もあります。
通常タスクシュート時間術は、一枚のシートで上記の5つの点を把握しながら行う時間管理術です。タスクシュート時間術を使う際は、大きめの紙を用意して行うことをおすすめします。
「仕事ができる」といわれている人であっても、タスクシュート時間術を試してみると自身がいかに時間を管理できていないかがわかるでしょう。
「時間は上手に管理できているはずだ」と自信がある人も、一度試してみてください。
重要な仕事は全体の2割
「重要な仕事に時間をかけたら、他のことがやれなくなるのでは」と思った人もいるのではないでしょうか。
実は、重要度のランクづけで、上から2割までの仕事をきちんと終わらせれば、全部をやり遂げた場合の成果の8割まで得られるという法則があります。
需要な仕事は全体の2割であるという「パレートの法則」は、「80対20の法則」や「二八の法則」とも呼ばれています。
「パレートの法則」に従って、重要度が高く優先順位が上の仕事から取り組んで、確実に成果を生み出していきましょう。
下位の仕事まで完璧に終わらせなくても、成果の面にはあまり影響はありません。
しかし、ビジネスパーソンは、優先順位の低い仕事でもやり遂げないといけないのではないでしょうか。
簡単な仕事は、スピードを重視して終わらせ、大切な仕事は質を優先して取り組みましょう。
重要な仕事を最優先し、質を高めることで、高評価や大きな収穫が得られます。
まずは、簡単な仕事から取りかかり、肝心な仕事を後回しすることをやめてみましょう。
時間にも気持ちにも余裕を持ったタイムマネジメントを行おう
- 無駄な時間をなくして、時間を上手に使う
- 肝心な仕事を後回しにせず、朝イチで取り組む
- 仕事の優先順位をつけて優先順位の高い方から取り組む
「まだ大丈夫」と思って、仕事を後回しにせず、締め切りまでの時間を逆算して仕事を確実にこなしましょう。
優先順位をつけたり、タスクシュート時間術を使ったりして、仕事に余裕を作ってみてはいかがでしょうか。
本記事を参考に、効率的に仕事に取り組んで、余裕を持って仕事ができるようになってください。
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