仕事とプライベートの手帳は使い分けるべき？　ビジネスマンに最適な手帳の使い方を考えてみた

　手帳を仕事用とプライベート用とに分けるべきかというのは、よく聞く悩みの一つである。

　仕事用の手帳は必須アイテムだ。細かいスケジュール管理や会議、業務の内容、すぐに書きとめておきたいアイディア、週次目標など、仕事用の手帳に書き込むべき内容は山ほどある。傍らに仕事用の手帳がないと不安になり、集中して仕事に取り組めないという人もいるだろう。

　ビジネスマンにとっては、プライベート用の手帳も重要かもしれない。せっかくの休日には遊びの予定を詰めたいだろうし、華金の飲み会がダブって一方を断ったりしたら最悪だ。

　さて、仕事用の手帳をプライベート用の手帳は1冊ずつ使い分けるのが賢明なのだろうか？　はたまた、仕事のスケジュールもプライベートのスケジュールも1冊の手帳にまとめるのが正解なのだろうか？　年末年始に手帳を買い替える前に、来年度の手帳はどう活用するのがよいのか検証してみよう。

　仕事とプライベートの手帳をどう活用するべきかの判断材料になるように、手帳を1冊にまとめるメリットと2冊に分けるメリットを考えてみよう。

　仕事用の手帳とプライベート用の手帳を一冊にまとめるメリットは、まず、ダブルブッキングを予防できる点にある。仕事用の手帳にビジネスの予定が書き込んであるのを忘れて、プライベート用の手帳に新しい予定を書き込んでしまう心配もない。

　また、荷物が少しでも軽くなるメリットもある。ビジネスバッグはさほど容量がないものが多いので、限られたスペースを手帳に取られてしまうのはもったいないだろう。

　次は、仕事用とプライベート用の手帳を分け、2冊の手帳を利用するメリットについてだ。

　会議で手帳を開くときに「○時からデート」と書き込んであったらどうだろう。もし隣の席の人に手帳を見られでもしたら、恥ずかしい思いをするだろう。逆に、カフェなどでプライベートの予定を手帳に書き込もうとしたとき、見知らぬ人にビジネスの予定を見られてしまう場合もある。神経質になりすぎな気もするが、社外秘の要件を他人に見られてしまうのは危険だろう。

　仕事は仕事、プライベートはプライベート、と分けることで、情報が漏れるという余計な心配はしなくて済む。仕事用とプライベート用の手帳を分ければ、気持ち的にもオンとオフの切り替えができるかもしれない。

　では、結局手帳はどのように利用すればよいのだろうか。答えは、あなたの仕事の“業態”にもあるかもしれない。

　あなたがフリーランスで、仕事の時間に融通が利くのであれば、手帳は一冊で十分まかなえる可能性が高い。フリーランスでなくとも、仕事時間や仕事場所が変わりやすく、仕事とプライベートの境界線が薄い人は、手帳を一冊にまとめるのがよい。毎日自分自身で仕事とプライベートの予定管理をしなければならない人は、予定がダブりやすいからだ。

　一方、あなたがいつも決まった時間に決まった場所で仕事をするならば、仕事用とプライベート用の手帳を分けるべきかもしれない。朝席に着いて仕事用の手帳を開き、一日の仕事が終われば手帳を閉じる。こうすることで仕事が一元化しやすくなる。

　また、一日にどれだけ他人と合う予定があるのかを判断基準にしてもよい。社外で仕事の打ち合わせをすることの多い営業職の人などは、手帳の一つの枠に収まり切らないほどの予定に追われることがある。そのため、そういった人は仕事用とプライベート用の手帳を分け、できるだけ余白のある手帳を持つようにするべきだろう。プライベートの予定を社外の人に漏らさないためにも重要だ。

　余談ではあるが、最後にビジネスマンにおすすめな仕事用の手帳を紹介しておこう。

　　ビジネスマンには、「システム手帳」が向いている。リング式で、メモの取り外しが可能なタイプな手帳のことだ。大きさもA5サイズからバイブルサイズ、ポケットサイズまであるので、用途によって丁度いいサイズを選ぶといい。A5サイズの手帳を選べば、ファイル代わりに仕事の資料やプリントも挟めて便利。手に持つとちょうど収まるのはバイブルサイズである。リフィルやバインダーが充実している手帳もおすすめだ。

　また、プライベート用の手帳は「綴じ手帳」がおすすめだ。シンプルで軽く、ビジネスバッグの中でも邪魔にならない。プライベート用の手帳も、ポケット付きなどの工夫がある手帳がおすすめである。

　たとえ仕事の業態によって手帳を1冊にしても2冊にしても、手帳を使いこなせていなければ意味は無い。仕事用とプライベート用の手帳を分けるかどうかのメリットがはっきりしているからこそ、手帳の特性を上手く利用してビジネスのチャンスに活かしたいものだ。