仕事をするスペースがキチンと片付いていると気持ちが良いもの。ただ、中にはデスクや作業場がごちゃごちゃでも、「片づけは仕事とは別に関係ないし、時間があるときにすればいいや」と思っている方もいるかもしれません。
しかし、日本を代表する世界的な自動車メーカーのトヨタでは、「片づけは仕事の一部、普段から習慣的にやるのが当たり前」。
今回は、トヨタとリクルートグループによって設立されたOJTソリューションズが出版した『トヨタの片づけ』という本の中から、トヨタ式片づけのメソッドをお伝えします。
トヨタの「５S」
「経営のすべての道は5Sに通じる」といっても過言ではありません。
トヨタには「何事も5Sから」という考え方があります。「5S」は、整理・整頓・清掃・清潔・しつけの頭文字をとった言葉。
この「5S」に取り組めば、職場環境の維持・改善だけでなく、安全の確保や従業員のマネジメントなど、企業の抱える様々な問題の改善も図れると言われています。
トヨタ式片づけのメソッド
ここでは、「5S」の内二つ、整理と整頓をピックアップ。二つのコツについてお伝えします。
１．整理：「いつか」には「いつまでに」をつける
「とりあえずここに置かせてください」。そうした場合、私たちトヨタの人間が必ず相手に聞き返す。（中略）「いつまでに使いますか」
目の前にある物がいるのか、いらないのかの判断基準を、トヨタは大きく三つに分けています。それが、「いま使うもの」「いつか使うもの」「いつまでたっても使わないもの」です。
整理のポイントは、2つ目の「いつか使うもの」との向き合い方。「いつか使うもの」に対しては、必ず「いつまでに使うか」という期限を設けます。
期限がやって来て、相手から何の連絡も来なかったとしたら、それは、「いつまで経っても使わないもの」へと格下げして自動的に処分します。
2．整頓：置き場所は「使う頻度」で決める
必要なものを「頻度」という基準で分類し、それぞれの置き場を考えるのがトヨタ流。「毎日使うのか」「2～3日おきに使うのか」「一週間おきに使うのか」をまとめ、その頻度順で物を近くに置いておきます。
また、「よく使う」「あまり使わない」は季節によっても変わってくるはず。家庭でも、土鍋などは夏と冬で収納場所を変えますよね？ それと同じです。
①よく使うものは、デスクの引き出しや近くの棚に置く
②1週間に1度、1ヶ月に1度であれば、少し離れた棚に置く
③半年に1度、1年に1度であれば、別室の資料室や倉庫に置く
このように、頻度順に物を置いてみると利便性もきっと上がるでしょう。
『トヨタの片づけ』の「５S」、ここでは整理・整頓の一部にしか触れませんでしたが、その全てが知りたいと感じた方は、ぜひ一度お手に取って確かめてみてはいかがでしょうか？
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