なかなか仕事が終わらず、連日残業続きという人も少なくない日本。以前は会社への忠誠と思われていた残業も、過労死やサービス残業、従業員のうつなどが問題になり、残業が多い企業=ブラック企業という意識に変わってきた。プライベート時間の少ない会社は、人材も集まりにくく、離職者も多いという負の螺旋にはまってしまう。
そのような会社で早急に行わなければならないのは、残業を減らすこと。では、残業を減らすにはどうしたら良いのだろうか？
残業を減らすコツは「可視化」すること
基本的なことだが、残業を減らすためには業務に無駄な時間がないかを徹底的に洗い出すことだ。そのためには、業務にかかる時間を全て計測し、どの業務に時間がかかっているのか、その業務をどうすればもっと簡潔に出来るか、といったことを明確にするべきである。この時に大切なのは、かかった時間を数字で表し「可視化」すること。
ある会社のエンジニアチームでは、利用部門向けの資料作成に必要以上の時間をかけていることを突き止め、利用部門と相談して資料を簡略化した。これにより、資料作成にかける時間が大幅に削減され、残業の削減にも繋がった。
別の会社では、退社時間を朝に宣言し、退社時間によって異なる色のストラップを付けている。周囲と違う色のストラップをしていると、周りの目が気になり「早く退社しなければ」という気分になるそう。また、この会社では部下が残業をした場合、所属長が残業しないためのアドバイスなどもしている。
問題の共有と早めの解決が大切
残業をするのには、必ず理由がある。「仕事の量が多すぎる」「効率が悪い」などその理由をあぶり出し、早めに解決すべきである。
責任感の強い社員だと「問題は自分で解決しなければならない」と考え、自分一人で抱え込んでしまう傾向にある。しかし、一人で抱え込んで問題が長引くと、後々さらに大きな問題になって降りかかってくることも。そのため、早めの段階で問題点を共有することが大切だ。
また、仕事量が多すぎるのであれば、チームで仕事を分担し、効率良く仕事が進む体制を整えるなど、一人で問題を抱えないような体制を整えるべきである。朝礼などの時間を有効に用いて、問題を抱えている社員がいないかチェックし、チーム全体で問題解決を図ることが大切だ。
残業の多い会社は、社員のモチベーションが低下してしまうだけでなく、社会的な信用も失いかねない。一人が多くを抱え込まず、限られた人数で仕事をこなすための方法を全員で考えていくことが、残業を効果的に減らすコツだ。
どうしても残業が減らないときは
さまざまな対策をしていても残業が減らないというときは、そもそもの業務量が過剰という可能性もある。
「残業が多すぎて今の環境ではこれ以上働けない」という人は、環境を変えることを検討する必要もあるだろう。
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