業務報告のために、毎日日報を書く習慣がある企業は多いだろう。また、日報を書くのは、大体が仕事が終わりの退社前である。
しかし、意外なことに、この日報を退社前ではなく朝に書いた方がメリットが多いかもしれない。では、朝に日報を書く効用とは何なのだろうか？
日報は思い出す作業が手間
日報を退社前に書くと、その日一日やったことを思い出さなくてはならない。この、「やった作業を思い出す」という作業は案外手間がかかるもの。また、何をやったのかよく思い出せないことも多いだろう。さらに、業務後の疲労感の中で、一日を振り返るのは想像以上の時間がかかってしまう。
一日の仕事が終わって、「やっと帰れる」と思っている時のこの作業。出来れば省きたい、と思っている人も多いのではないだろうか？
日報でその日にやることを決める
このような日報の面倒さを無くすためにおすすめしたいのが、朝に日報を書くことである。「まだ終わっていない仕事をどうやって書くの？」と思うかもしれないが、ここで書くことは終わった仕事ではなく、これからする仕事。つまり、朝に今日の日報を書くことで、その日に行う仕事を決めてしまうのだ。
こうすることで、日報をその日のTODOリストとしても活用出来る。自分が今日行うべき仕事を明確にできるため、頭の中も整理でき、仕事もはかどる。また、急遽やることになった仕事は、終わり次第日報に書きこんでいくようにすれば良い。
そして、帰る際に実際にこなせたかをチェックして、日報を提出するだけだ。この方法であれば思い出す手間をかけることなく、仕事が終わったらすぐに帰宅できるのである。
日報を朝に書いてオープンにする
また、日報を朝に書くことのメリットは、「早く帰れる」ということだけではない。TODOリスト化してそれをオープンにすることで、同僚の仕事量を把握出来る。特に、新人のうちは自分の仕事のキャパシティがわからずに、キャパシティを超えた量の仕事を抱えてしまいがちだ。
しかし、TODOリスト化した日報をオープンにすることで、お互いがどんな仕事をしているのかを可視化出来る。状況によって、仕事に余裕のある人は仕事をたくさん抱えている人をフォローすることが出来る。また、そのような体制が整っていることによりチームワークを深め、信頼関係を築くことが出来るのだ。
意外に思われるかもしれないが、日報を朝に書くことには多くのメリットがある。TODOリストとして使うことで、仕事の効率はアップし、オープンにすることで同僚たちとの信頼関係の構築にも繋がる。退社前に思い出すよりも、朝に日報を書いてしまった方が、効果的に日報を使えるのではないだろうか？ 退社前に日報を書いている、という人は是非一度、朝に日報を書いてみて欲しい。
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