会社で起きる１回のミスも大きな被害に繋がりかねないことは、頻繁に取り上げられる食品管理の問題からも想像に難くないでしょう。
業務改善や目で見る管理などのコンサルティングを行う松井順一氏は、仕事のミスに関して「ミス防止は人との闘い」と述べています。
そんな松井氏が記した本が『仕事の「ミス」をなくす99のしかけ』。今回はこの本から、コミュニケーションを中心とした、ミスに対して有効な施策の一部をご紹介します。
仕事の目的を伝える「作業指示カード」
仕事の指示では、「目的」を伝えましょう。「目的」が達成できるように指示を受けた人が工夫できるようにし、また、人として目的を達成したことの喜びを感じられるような指示にしましょう。
目的を伝える方法としては、「作業指示カード」の作成が有効です。カードに「目的」欄を設けて「何のために」という言葉も入れましょう。
何のために作業をしているか知らないままでは、モチベーションも低下してしまいます。ミス防止だけでなく、モチベーションの観点からも、目的を明確に表示することは重要そうです。
聞き間違いを防止する「書面コミュニケーション」
聞き間違いの防止については、「わかりました。～ですね」とオウム返しで答える方法も有効ですが、それだとまだ、リスクを完全に消すには不十分です。
著書が一番の方法として挙げているのが、書面で伝えること。前述の「作業指示カード」を作成して書面を定型化するのがオススメです。作成したカードを作業掲示板などに貼り出し、仕事の計画や段取りにも使うなど幅広く利用します。
簡単な仕事だと、いちいち書面にするのは面倒くさいと思いがち。聞き間違い防止以外でもメリットある運用をすることで定着を図るとよいかもしれません。
正しい配置がわかる「写真表示」と「合いマーク」
正しい状態を一目瞭然にできる方法の1つが写真です。正しい状態を撮影し、それを棚などに貼っておきます。
ファイルや資料がキレイに並んでいると、間違って置かれていることには気がつきにくいもの。正しい状態を写した写真を置き、それと比較することで間違いをすぐ確認することができます。もちろん、すぐに正しい状態に直すことも可能。
もう１つ良い方法として挙げられるのが「合いマーク」。ファイルと棚の両方が正しく置かれた時にマークが合うような印を作ります。正しく置かれていればマークが一致するので、一見して正しいかどうかが分かるでしょう。
この本には、ミスをなくす仕掛けが図解とともに非常に多く載っているため、自身の業務でも使える内容もきっと見つかるはず。気になった方は実際の本に目を通してみてはいかがでしょうか？
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