参加で来なかった人にも内容をはっきりと伝える！　会議の議事録の書き方

　会議をした時、不在のメンバーにしっかりと共有事項を伝えるために必要なのが議事録です。最近では、しっかりとした議事録を取ることは減っていますが、議事録はメンバーに伝達をしっかりと行うためには重要な役割を果たすものです。ここでは、会議の際の議事録の書き方について紹介します。

　議事録に書くべき内容とはどのようなものでしょうか。議事録には、会議で決まったことは当然のこととして、どのようなメンバーで会議が進んだのか、どのような主旨が会議で定められていたのかは必ず記載するようにしましょう。最低でも、会議に参加しなかった人が見て、どのような内容を話したのかが把握できる議事録を作成することが重要です。

　決定事項だけ書いただけでは、充分な会議の議事録とはいえません。会議でどのような意見の交換があったかどうかも重要なことなのです。質問などもしっかりと記録することで、自分の意見と一致しているのかどうか、または一致しない場合はどのようにして説明しているのかを後で確認することができます。

　議事録は内容を詳しく書くことも重要ですが、確認する人がすぐに要点を確認できることも重要です。そのため、簡潔に内容がわかるまとめを議事録の最初の部分に記載し、より詳しい内容はその後に記載するような形をとると、上手くまとめることが可能です。

　「テープレコーダーやメモが合うから十分」という意見もありますが、それでも、わかりやすくまとめてある議事録が果たす役割は大きいものです。会議ｎ後、確認してしっかりと内容がわかる議事録を書きましょう。