仕事をするときは「3つの軸」を持って進めていく。効率的で時間のかからないタスク管理の基本

　できるビジネスパーソンとそうでない人との大きな違いの一つがタスク管理能力でしょう。複数の種類の仕事を効率的にこなすためには、自分の受け持つ仕事をきちんと管理できていなければなりません。では、どうすればタスク管理できるでしょうか。ここでは誰でも明日から始められるタスクの管理方法を紹介します。

　朝、出勤したらまず、その日やらなければならない仕事のリストアップをしましょう。よくメモや手帳、ノートに書きだすという場合がありますが、あまりおすすめしません。仕事には必ず優先順位があります。ですから、思いつくままメモ用紙などに書き出してしまうと、優先順位を吟味し、順番で並べ替えたときにもう一度書く時間が必要となってしまうでしょう。おすすめしたいの付箋を使う方法です。仕事を一つ一つ付箋に記していけば、あとで並べ替えができ、時間の短縮ができるのです。

　付箋に書かれた仕事は、その段階ではまだタスクがバラバラな状態ですから、そのままではタスク管理にはなりません。書き出した仕事について、優先順位を決めることで正式なタスク管理になるのです。

　優先順位を決める物差しは一般的に「重要度」と「緊急度」と言われています。つまり「重要かつ緊急の仕事」が最優先で、「重要度も緊急度も低い仕事」は一番後回しということになります。しかし、それだけでは十分とはいえないでしょう。たとえば、重要度も緊急度も低いルーティンワークであっても、その仕事が短時間で済むものであれば、効率的なのではないでしょうか。

　優先順位を決める際には重要度と緊急度だけでなく、かかる時間についても考える必要があるのです。単純作業で短時間で終わるものなら、優先的に片づけてしまいましょう。逆に重要な仕事でも、時間がかかるものはエンジンがかかってきてから、とするほうが効率は良くなります。

　付箋が持つ特徴として、剥がすことができるというもののあります。タスクが終わり次第、付箋を剥がすようにして進捗を管理していきましょう。付箋を剥がすという行為が仕事の達成感を与えてくれるだけでなく、仕事の進み具合も把握することができるようになります。

　ここでは、タスク管理の方法を紹介しました。仕事を効率的に進めるためには、タスク管理の考え方は非常に重要なものとなります。しっかりとやるべきことを把握して管理することで、抜け落ちや滞りなく仕事を進めていきましょう。