オフィスの書類整理術は「緊急性と種目別」の2種類に分けて行うようにしよう

　仕事の能力とオフィスデスクの整理度は比例することが多いです。デスクがすっきり整理されている人は振り返ってみると仕事ができる人ではありませんか？　反対にオフィスのデスクの上に資料が山積みという人で、仕事ができる人はかなりの少数派だと思います。ここでは、忙しくてついオフィスのデスクが資料や書類の山になっているという人のために、失敗しない簡単な書類整理術を紹介しましょう。

　書類整理術では、テクニックより先に、書類を整理する意識を持つことが重要です。どんなに良い書類の整理方法を知っていても、実行するためには「実行しよう」という意識が不可欠なのです。ですから、デスクの書類を何とかしたいと感じたら、「書類をすっきりさせて、『できるビジネスパーソン』になろう」という意識を持たなければなりません。書類整理の重要性を知っていれば、自ずと書類整理をするモチベーションが生まれ、デスクもキレイになるのです。

　仕事をしていく中で、その都度資料を完璧に整理することは、時間の都合上不可能でしょう。そこで「緊急性→種目別」という二段階で書類整理を行うことをおすすめします。例えば、営業マンは、取引先への移動もあり、遅い時間に帰社することが日常的にあるはずです。その時、営業先で配布された資料や不在の間にデスクに置かれた社内資料などが書類としてデスクに溜まっていきます。それを一度で完璧に仕分けするのは面倒ですし、優先すべき仕事はほかにあるでしょう。複数の資料を「緊急性」を基準にして並べてみることで、大まかな整理を行ってしまえばいいのではないでしょうか。そして、その日はそのまま、放置してかまいません。緊急性の順番に並べて整理することで、その日の業務に差し支えない範囲で書類を整理することができます。

　緊急用の資料だけピックアップし、暫定的に整理を行ったらあとは翌日に回しましょう。そして、翌朝、出勤したらまず、デスクの整理タイムを設けるのです。緊急用の資料については、すぐに対応しなければなりませんから別に扱います。そして、それ以外の資料を、種目別に分類するのです。焦りながら整理してしまう、ミスが起こりがちですが、翌朝冷静になって整理すれば、短時間で正確に整理ができるはずです。

　ここでは、オフィスをキレイにし、効率を上げるための書類整理術を紹介しました。ポイントは「当日」と「翌日」に分けた書類整理術を実践することです。忙しいビジネスパーソンにはぜひ、緊急性を優先して整理を行い「翌朝の1分間」に完璧な整理を行うようにしましょう。