話し合っても堂々巡りで、議題の結論はなかなか出てこない。会議は時間を浪費するだけだし、答えをさっと導くリーダーがいてくれたら……なんて思っていませんか？ もし心当たりがあるなら、その原因は「本当の会議」ができていないことにあるのかも。
『会社を変える会議の力』の著者、杉野幹人氏によれば、先導してくれるリーダーを待たなくとも、「本当の会議」さえできれば大きな問題も解決できるそう。
今回は、会議を意味ある物にするためのコツをご紹介します。
会議と会議モドキを見極める
本来、会議とは「多人数で集まって問題の解決策の結論を決めること」です。そして、これは「多人数で集まって問題を議論すること」である打ち合わせの一種だと著者は言います。
打ち合わせには、会議の他に検討会、連絡会、報告会という３つの会議モドキがあり、その見極めが会議の成功に大きく関わるそう。ここで、会議と会議モドキはどう違うのか、それぞれ見ていきましょう。
1．会議（決める×結論）
会議は「決める」という行為を行う場であり、その対象は問題解決のための「結論」となります。これができている会議が「本当の会議」と言えるものです。
2．検討会（決める×選択肢）
検討会は、会議と同じく「決める」ということが目的となっています。しかし、その対象は問題の解決策を決定するという「結論」ではなく「選択肢」です。
3．連絡会（共有する×結論）
連絡会は、今までの1,2と違い、情報を「共有する」ことが目的です。共有する対象は物事の「結論」となっています。
４．報告会（共有×選択肢）
報告会でも、目的は「共有する」こととなります。そして、共有する対象は「選択肢」です。
このように、打ち合わせは１つの「会議」と３つの「会議モドキ」に分けられます。打ち合わせに参加するときには、この４つのうちのどれに自分が参加するのか意識することが必要だそう。
それぞれの打ち合わせで参加者に求められるものは異なるため、要求されていることを全員が理解するだけで会議の生産性は向上します。
主催者は、より良い打ち合わせとするために、４つをしっかり区別して参加者にどれを行うのか明確に提示しておくことが必要になりそうです。
今回は、『会社を変える会議の力』から、会議と会議モドキの区別の仕方をお教えしました。本書では、他にもダメな会議の典型例やその原因を述べています。あなたの会社では「本当の会議」ができているのか、本書を利用して振り返ってみてはいかかでしょう。
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