相手のメリットも明記すること！　ビジネスメールでの依頼文の書き方

　依頼文とは、頼みごとを書いて相手に送る手紙やメールのことをさします。クライアントに新規取引を依頼するビジネスメールを送る場合は、相手に頼みごとを了解してもらい、お互いの利益につなげることができるような文面にすることが大切です。ここでは、ビジネスメールにおける新規取引の依頼文の書き方を紹介します。

　まず、依頼文の件名を書きます。すぐに用件が分かるように「新規取引のお願い」と書きましょう。続いて、相手の会社名と部署名を書きます。もし、知り合いのクライアントに依頼文のビジネスメールを送るのであれば、突然依頼文を送るのではなく、事前に口頭で、後日メールを送ることを伝えるようにしましょう。次に書く、自己紹介の分は、「はじめてメールを差し上げます。私は、○○の佐藤と申します。」などと書き、新規依頼の内容を書きます。依頼文は、一方的な内容にならないように注意し、あくまでも低姿勢で、先方の理解を得ようとすることが大切です。

　依頼文では、依頼する内容に加えて、なぜそのクライアントに依頼をするのかを説明し、取引することでどのようなメリットがあるのかを記載することが大切です。そのため依頼内容は、一方的な押し付けにならないように配慮する必要があります。依頼をするとき、相手にも何かしらのメリットがあるということを本文に示しましょう。

　ビジネスメールを送るだけで終わらせず、次の取引につながるようにするために、メールとは別にパンフレットを郵送したり、後日訪問したい事を示しましょう。ビジネスメールによる依頼文は、相手に対して直接会って依頼することができない場合に送るものです。メールだけでなく、次のアポイントメントに繋がる工夫をすべきではないでしょうか。

　ここでは、取引先への依頼文としてのビジネスメールの書き方を紹介しました。依頼をするときは、相手にもメリットがあることを示し、円滑に次のステップに進めるような文章を意識しましょう。