アポイントメントから営業は始まっている！　会社を訪問するときのメールの書き方

　営業マンがメールで会社訪問のアポイントメントを取るときは、失礼のない文面にすることはもちろんのこと、訪問することでお互いにメリットがあることを書くことが大切です。ビジネスパートナーとして協力し合った方が得策だ、ということを短く的確に伝え、大切な時間を割いてもらえるようなメールにしましょう。ここでは、会社訪問のアポが取れる効果的なメールの書き方についてご紹介します。

　忙しいビジネスマンには、毎日無数のメールが送られてくることでしょう。それら全ての本文を読む時間はないため、最初に件名だけ確認し、優先順位をつける人がほとんどです。そのため、件名では、「アポイントのお願い」といったありがちな表現よりも、より具体的な明示が必要となります。例えば、「△△株式会社新商品○○のご紹介とアポイントのお願い」のように、メールの用件を詳しく書くと、会社訪問のアポイントを取りやすくなります。

　知人からの紹介がなく、飛び込みでメールを送った場合は、あなたがどういった人物かわかりませんので断られる場合がほとんどです。さらには、どうやって自分のアドレスを知ったのだろうと警戒されてしまうでしょう。そうならないためにも、どのような経緯で相手のことを知り、誰に紹介を受けたかなどを宛先の次に明記する必要があります。知らない人からのメールは、誰しも警戒するものです。しっかりと自分が何者であるのかを明らかにし、相手の警戒心を解きましょう。

　会社訪問の依頼メールを送っても、何かしらのメリットがを伝えられなければ、わざわざ会ってくれません。相手のビジネスに取って役立つ情報や協力したことによってどのような効果があるのかを伝えることが大切です。営業のようなセールストークはいりませんが、どのような商品や相談があるのかということは簡単に伝えておくべきです。

　メールのやり取りを最小限にするために、複数の候補日時を提示しましょう。単に「ご都合はいかがでしょうか？」などとすると、何度も連絡を取り合わなければならず、相手も面倒に思ってしまいます。複数の希望日時を設定し、相手の予定に合わせるようにして会社を訪問するようにしましょう。

　ここでは、会社訪問以来のメールを送る際に気をつけるべきことを紹介しました。しっかりとした訪問ができると営業もうまくいきます。まずは、訪問の約束を取り付ける段階を突破できるようなメールを作成するようにしましょう。