コミュニケーションの第一歩！　会社での電話対応の基本となる３つのこと

　ビジネスマナーとして、そしてコミュニケーションとして重要なのが電話対応です。しっかりとした電話対応をすることで、相手への印象も良くなり、よりよいビジネスを行うことができるでしょう。ここでは、会社の電話対応の基本を紹介します。

　電話対応の場合は会って話すのとはちがいますので、目で相手の表情が見ることができません。相手が怒っているのか、喜んでいるのか分からないまま話すのは、お互いにとても不安になってくるものです。相手に安心感を与えるためには、言葉使いはもちろん、話すスピードが速すぎてもだめでしょう。相手の話を集中してよく聞き、こまめに相槌を打って、相手が話しやすい環境を作ることも大切です。

　電話対応は、会社のイメージを左右します。どんなに忙しくても、電話の呼び出し音がなったら迅速に受話器をとり、丁寧な応対を心がけましょう。基本的なマナーとして、電話の呼び出し音がなったら３回以上は鳴らさないようにします。もしも３回以上で出てしまった場合は、「お待たせしました。○○会社です」と話します。家庭ではありませんので、「はい」「もしもし」は使わないように気をつけましょう。そして、応対しながら忘れずにメモをとることを心がけましょう。

　電話では、緊張するということもあり、正しい言葉遣いができなくなってしまう場合があります。ビジネスマナーの基本として、言葉遣いは重要なので、電話でも冷静に対応できるように普段から正しい言葉遣いを会社で使うようにするといいのではないでしょうか。そうすることで、電話でも正しい言葉遣いが使えるようになるでしょう。

　ここでは、会社での電話対応の基本を紹介しました。きちんとした電話対応は、取引先や他社とのコミュニケーションの第一歩でもあります。丁寧で正しい電話対応を心がけましょう。