【シーン別】好印象を残すビジネスメールの「結びの言葉」の書き方

ビジネスメールの締めはどうしたらいいのか悩む人も多いのではないでしょうか。

 

「結びの言葉」があることによって、メール全体が絞まって見えます。

 

本記事では、メールの相手や内容に合わせた結びの言葉を紹介します。

 

結びの言葉を考えるのが苦手な人、や新しい結びの言葉を覚えたい人は参考にしてください。

 

 

ビジネスメールでは「結びの言葉」が重要です。

心理学で「ピークエンドの法則」という法則があることをご存知でしょうか。

ピークエンドの法則とは、人間は最も心が動いた時と最後の記憶だけで、ある経験を判断するという法則です。

メールでの「エンド」は「結びの言葉」なので、結びの言葉を文脈に沿って正しく書くと、メール全体の印象をよくできるのです。

 

いつも同じ結びの言葉を使っている人もいるのではないでしょうか。

しかし、結びの言葉は、メールの相手や内容に合わせて変えなければいけません。

親しい相手にビジネスメールを送る際、堅苦しい結びの言葉を使うと、相手はメール本文と結びの言葉のギャップに違和感を感じ、「テンプレートを使用しているのかな」と思ってしまいます。

逆に敬意を払う必要がある相手にカジュアルな結びの言葉を使うと、マナーがない印象になってしまいます。

メールの相手や内容に合わせて結びの言葉を選べるように、いくつか結びの言葉を覚え、使い分けるようにしましょう。

 

冒頭での挨拶を丁寧にしたからといって、結びの言葉を簡単なものにすることはNG。

結びの言葉は「冒頭の挨拶と格があった言葉」を使いましょう。

ビジネスメールは、メール全体の格を合わせることが大切です。本文の内容や冒頭の挨拶にあわせて、文脈に合った結びの言葉を使いましょう。

 

次に、ビジネスメールでよく使われる結びの言葉を紹介します。

よく使われる結びの言葉を覚えて、文脈に沿った結びの言葉を使い分けましょう。

 

ビジネスメールにおいて「結びの言葉」は、「要件はここまでです」という意味を表すだけではなく、相手に感謝の気持ちを伝えるものでもあります。

基本的な結びの言葉は、「よろしくお願いいたします」です。「よろしくお願いいたします」に似た結びの言葉の例は以下の通りです。

 

「お願い申し上げます」は「よろしくお願いいたします」よりも、丁寧な言い回しです。目上の人にビジネスメールを送る場合の結びの言葉として使いましょう。

 

結びの言葉はメールの最後に相手が見るものなので、記憶に残りやすくなります。

そのため、メールの返信が欲しい場合や確認をしてもらいたいものがあるなど、依頼をしたいことがある場合は結びの言葉でお願いをしましょう。

相手から返事をもらいたい場合は、「お返事下さい」や「ご回答下さい」という気持ちを率直に書きましょう。

しかし、ビジネスメールでは、「お返事下さい」や「ご回答下さい」よりも丁寧な言い回しで書くほうがいいでしょう。

相手にメールの返事をお願いする場合の丁寧な結びの言葉は以下の通りです。

 

 

相手が病気や怪我をしているのを知っているにも関わらず、心配の気持ちを表さないのは、相手に失礼にあたります。

メールの最後に相手の体調を気遣う結びの言葉を書くと、気を配れる人という印象を与えられます。

また、相手の体調を気遣う結びの言葉は、相手が実際に体調の悪い時だけではなく、インフルエンザや風邪が流行る時期にも使えます。

相手の体調を気遣っていることを表したい時の結びの言葉は以下の通りです。

 

 

ビジネスメールで、相手に「ありがとう」の気持ちを伝えたいときもあるでしょう。

率直に「ありがとうございました」という結びの言葉も悪くはありませんが、もう少し丁寧に感謝の気持ちを伝えた方がいいでしょう。

丁寧に相手に感謝の気持ちを伝えたいときの結びの言葉は以下の通りです。

 

 

謝罪メールを送る際、結びの言葉にも気を配りましょう。

本文で丁寧に謝罪をしたにも関わらず、結びの言葉が文脈に合っていなかったら相手に不信感をつのらせてしまいます。

重大なことに対する謝罪なのか、簡単なミスに対する謝罪なのかで使う結びの言葉を変えましょう。

謝罪の気持ちを表したいときの結びの言葉は以下の通りです。

 

 

ちょっとした連絡事項のビジネスメールを送った際に、「よろしくお願いいたします」という結びの言葉では、かえって丁寧すぎる場合があります。

ちょっとした連絡事項のビジネスメールを送るときは、結びの言葉もカジュアルにしましょう。

カジュアルにメールを締めたいときの結びの言葉は以下の通りです。

 

「～まで」のように「です」や「ます」で終わらないことに抵抗がある場合は、「それでは失礼いたします」や「まずは、お礼申し上げます」と書くと丁寧すぎない結びの言葉になります。

 

季節の変化を結びの言葉に含めると、一段上の結びの言葉となります。冒頭で季節に関する挨拶をした場合は、結びの言葉も季節に合わせることがおすすめです。

春・夏・秋・冬の順番に結びの言葉を紹介します。

 

季節の変化を結びの言葉に含める場合の基本は、「季節の変化に言及する結びの言葉」と「相手の体調を気遣う結びの言葉」を組み合わせて使うことです。

 

本記事では、ビジネスメールでの結びの言葉の書き方を紹介しました。

結びの言葉を文脈に沿って正しく書くことで、締まった印象のビジネスメールを作成できます。

忘れずに結びの言葉を書き、印象の良いビジネスメールを作成しましょう。