
ビジネスメールのやりとりでは「返信の返信」という形でメールを送るか、悩むこともあるでしょう。
実は、ビジネスメールで返信の返信を送る際には、基本的なルールがあります。
本記事では、ビジネスメールの「返信の返信」に関する基本ルールや、ビジネスメールの返信マナーを紹介します。
- 「返信の返信」は自分の判断で決める
- 返信の場合は件名に「Re:」をつけて返信する
- メールの返信は当日か翌日までにする
返信メールの件名は「Re:」のままでいいの?
そもそも、ビジネスメールで返信を送る際に、件名に「Re:」がついたまま送ってもいいのか、気になる方も多いのではないでしょうか。
まずは、ビジネスメールで返信をする際の基本的なルールを確認してみましょう。
基本的には「Re:」のままでOK
ビジネス相手から来たメールを返信する場合、自分で変更しない限り、返信画面の件名は「Re:」と表示されます。
「Re:」をつけたまま返信すると失礼になるのかな、と不安になるかもしれませんが、実はそうではありません。
「Re:」がついていることで、どのような用件で、どのくらいの回数メールやりとりをしていたのか素早く把握できるため、ビジネスでは都合がいいとされています。
わざわざ「Re:」をのけて返信していた方もいらっしゃるかもしれませんが、ビジネスシーンでは「Re:」をつけたまま返信をするようにしましょう。
「返信内容の話題を変えるとき」にメールの件名を変える
では、ビジネスメールの返信をする際にいつでも「Re:」をつけるかといえば、そういうわけではありません。
返信の返信として送るビジネスメールの内容を、別の話題へと転換する場合には、メールの件名を変更する必要があります。
ビジネスメールで別の話題を切り出す場合、件名のチェックを怠らないようにしましょう。
とくに、長期間のプロジェクトでのビジネスメールのやりとりでは、話題が変わることが多々あります。話題が変わるときには、何の内容についてのメールなのか、件名から判断できるようにメール件名を「Re:」のままにせず、変更することを忘れないようにしましょう。
【返信メールの件名】「Re:」の数が多くなってしまった場合の対処法
同じ案件の内容について、何度もメールのやりとりが続くこともあるでしょう。
ビジネスメールのやりとりを繰り返すうちに気になってくるのが「Re:」の数。件名が「Re:Re:Re:Re:Re:○○資料の件」のようになってしまうと、とても見づらいですよね。
また、件名に「Re:」ばかりしか表示されない場合、どのような用件のメールなのか、一目でわかりづらくなってしまいます。
やりとりが続いて「Re:」の数ばかり多くなってしまう場合、「Re:○○資料の件」というように、「Re:」の数を減らして返信すると親切です。
ビジネスメールに「返信の返信」はするべき?しないべき?
ビジネスメールの返信が来たあとに「要件を伝え終わっているけれど、さらに返信をする必要があるのか」疑問に思うこともあるでしょう。
現在では「お礼メールへの返信は不要」という意見が多く、新しい用件がない場合はメールを返さなくてもよい、という考え方がビジネスパーソンの間で定着しています。
例えば、資料を送付したあと、先方から「資料を受け取りました。ありがとうございます。」との内容には、さらに返信をする必要がないということです。
返信への返信は必要ないとはいえ、「メールを無視してしまうのは気後れする……」という方もいらっしゃるでしょうが、マナー的にはさらに返信しなくても問題ないことを覚えておきましょう。
「返信は不要です」でも、返信をするか要検討
また、注意したいのは「返信は不要です」とメールに記載されていた場合です。
例え「返信は不要です」と書かれていても、返信の必要があると判断した場合はメールを返信するのが基本です。
特に相手との行き違いが生じそうな場合や、さらに説明しないといけないことがあるなど、返信の必要がある場合は必ず返信しましょう。「相手から返信不要の旨を伝えられた」という理由で返信をしないと、心象が悪くなってしまう場合もあるので気をつけましょう。
- お礼メールへの返信は必要ない
- 「返信は不要です」と書かれていた場合は、自分で返信の必要有無を検討する
「返信の返信」の書き出し・締め・署名はどうする?
「返信の返信」が必要な場合、書き出しや締め、署名は普段のビジネスメールと同様にすれば問題ありません。
何度もやり取りを繰り返している相手の場合は、署名をすべてのメールに入れると鬱陶しく感じてしまうことも。よく知っている相手の場合は署名は省略してもOKです。
「返信の返信」メールの例
実際に「返信の返信」メールの例をみてみよう。
<【例文】「返信の返信」メールの書き方1>
件名:Re:会議のお知らせ
本文:◯◯さま
早速のご連絡ありがとうございました。
今週金曜日(15日)13時からの会議の件、承知しました。
当日は何卒よろしくお願いします。
△△(自分の名前)
<【例文】「返信の返信」メールの書き方2>
件名:Re:弊社訪問について
本文:◯◯様
お忙しい中ご連絡いただきまして、誠にありがとうございます。
では、9月10日(水)の13時に弊社のオフィスにお伺いします。
ご不明な点などがありましたら、お気軽にご相談ください。
引き続き、どうぞよろしくお願いします。
△△(自分の名前)
基本ができてなきゃ意味がない! 基本的なビジネスメールの返信ルール
「返信の返信」についてのビジネスメールのルールについて紹介してきましたが、これはすべてビジネスメールの「基本」の上で成り立つことです。
最後に、本記事で紹介した「返信の返信」に関するルールに加えて、ビジネスメールの返信ルールをチェックしておきましょう。
1.返信の件名で「Re:」が多くなりすぎたら1つにする
まずは、先ほども紹介したメール返信における「件名」のマナーを確認しましょう。
ビジネスメールでは、「メールの内容がわかる件名」にすることが基本です。
返信の場合は、特定の要件の返信だとわかるように「Re:」をつけたまま返信しましょう。
返信が続き、デフォルトの件名で鬱陶しいほど「Re:」の数が多くなってしまったら、「Re:」は1つにまとめることがベストです。より親切に件名をつけるとしたら、件名の横に「Re:」の数を明記するのもよいでしょう。
2.メールの返信は当日か翌日までに
どれだけメール文のマナーが守られていても、返信が遅すぎては意味がありません。
ビジネスシーンでは、メールを受信した当日、遅くても翌日に返信するのが基本です。
すぐには返信できないような内容の場合は、「ご連絡ありがとうございます。◯日までに必要項目をお戻しいたします。取り急ぎ、受理のご連絡まで」など、メールを確認した旨を伝えると先方も安心するでしょう。
3.「>」「>>」を引用マークを活用する
返信のメール文を書く際、相手のメールを抜粋引用するのも基本です。
抜粋引用をうまく使っていないメールは読みづらく、相手がメール文を読んだときに「これは何についての回答なんだろう」と疑問に思わせて、メールを遡る手間をかけてしまうかもしれません。
相手への手間をかけさせないためにも、適度な抜粋引用を活用しましょう。引用する際は「>」「>>」といったマークを文頭に置くことが基本です。
長文になってしまった場合は、「>」「>>」といったマークを入れていても、引用している部分がわかりにくくなることもあります。その際は、引用した文章の色を変更するなどして、相手が読みやすくなるように工夫するといいでしょう。
- メール返信の件名で「Re:」が多くなりすぎたら「Re:」は1つにする
- メールの返信は当日か翌日までにする
- 返信の本文において、引用を用いた方が説明がわかりやすくなる場合、「>」「>>」といった引用マークを使って抜粋引用をして文章をわかりやすくする
ビジネスメールの返信の例
では、上記のポイントを押さえた上で、ビジネスメールの返信の例文を確認してみましょう。
<【例文】ビジネスメールの返信の書き方>
件名:Re:打ち合わせの日程について
本文:
○○株式会社
△△部 ◎◎様
お世話になっております。
U-NOTE株式会社の山田太郎です。
以下、ご質問に回答します。
>先日お話ししました打ち合わせの日程を詳しく教えてください。
2月27日(金)12時 @貴社オフィス です。
他にご不明点ございましたら、お気軽にお問い合わせくださいませ。
当日は何卒よろしくお願いします。
山田
ビジネスメールのルールを知ると自信を持って返信できる
- ビジネスメールで「返信の返信」は必要な場合と必要ない場合がある
- 返信をするときには件名に「Re:」マークをつけたままでOK
返信の返信をするときのビジネスメールの基本ルールについて、しっかり頭にインプットできたでしょうか。
メールの返信1つを取ってもさまざまなルールがあります。しっかりと自分の中でメールの正しい書き方や作法を押さえ、ビジネスパーソンとして恥ずかしくない対応ができるようになりましょう。
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