「返信の返信」は必要？ビジネスメール返信で気をつけるべき基本ルール

ビジネスメールのやりとりでは「返信の返信」という形でメールを送るか、悩むこともあるでしょう。

実は、ビジネスメールで返信の返信を送る際には、基本的なルールがあります。

本記事では、ビジネスメールの「返信の返信」に関する基本ルールや、ビジネスメールの返信マナーを紹介します。

 基本的なビジネスメールの返信ルール

まずは、基本的なビジネスメールの返信ルールについてご紹介します。

返信メールの件名は「Re:」のままでいい

そもそも、ビジネスメールで返信を送る際に、件名に「Re:」がついたまま送ってもいいのか、気になる方も多いのではないでしょうか。

ビジネス相手から来たメールを返信する場合、自分で変更しない限り、返信画面の件名は「Re:」と表示されます。

「Re:」をつけたまま返信すると失礼になるのかな、と不安になるかもしれませんが、実はそうではありません。

「Re:」がついていることで、どのような用件で、どのくらいの回数メールやりとりをしていたのか素早く把握できるため、ビジネスでは都合がいいとされています。

わざわざ「Re:」をのけて返信していた方もいらっしゃるかもしれませんが、ビジネスシーンでは「Re:」をつけたまま返信をするようにしましょう。

返信の件名で「Re:」が多くなりすぎたら1つにする

同じ案件の内容について、何度もメールのやりとりが続くこともあるでしょう。

ビジネスメールのやりとりを繰り返すうちに気になってくるのが「Re:」の数。件名が「Re:Re:Re:Re:Re:○○資料の件」のようになってしまうと、とても見づらいですよね。

また、件名に「Re:」ばかりしか表示されない場合、どのような用件のメールなのか、一目でわかりづらくなってしまいます。

やりとりが続いて「Re:」の数ばかり多くなってしまう場合、「Re:○○資料の件」というように、「Re:」の数を減らして返信すると親切です。より親切に件名をつけるとしたら、件名の横に「Re:」の数を明記するのもよいでしょう。

「返信内容の話題を変えるとき」にメールの件名を変える

ビジネスメールの返信をする際にいつでも「Re:」をつけるかといえば、そういうわけではありません。

返信の返信として送るビジネスメールの内容を、別の話題へと転換する場合には、メールの件名を変更する必要があります。

ビジネスメールで別の話題を切り出す場合、件名のチェックを怠らないようにしましょう。

とくに、長期間のプロジェクトでのビジネスメールのやりとりでは、話題が変わることが多々あります。話題が変わるときには、何の内容についてのメールなのか、件名から判断できるようにメール件名を「Re:」のままにせず、変更することを忘れないようにしましょう。

メールの返信は当日か翌日までに

どれだけメール文のマナーが守られていても、返信が遅すぎては意味がありません。

ビジネスシーンでは、メールを受信した当日、遅くても翌日に返信するのが基本です。

すぐには返信できないような内容の場合は、「ご連絡ありがとうございます。◯日までに必要項目をお戻しいたします。取り急ぎ、受理のご連絡まで」など、メールを確認した旨を伝えると先方も安心するでしょう。

「>」「>>」を引用マークを活用する

返信のメール文を書く際、相手のメールを抜粋引用するのも基本です。

抜粋引用をうまく使っていないメールは読みづらく、相手がメール文を読んだときに「これは何についての回答なんだろう」と疑問に思わせて、メールを遡る手間をかけてしまうかもしれません。

相手への手間をかけさせないためにも、適度な抜粋引用を活用しましょう。引用する際は「>」「>>」といったマークを文頭に置くことが基本です。

長文になってしまった場合は、「>」「>>」といったマークを入れていても、引用している部分がわかりにくくなることもあります。その際は、引用した文章の色を変更するなどして、相手が読みやすくなるように工夫するといいでしょう。

メールを始めた人がメールを終わらせることが基本

ビジネスメールでは、メールを始めた人がメールを終わらせることが一般的です。

お互いに返信の返信を重ねてしまっている場合は、メールを始めた人が「返信は不要です」と伝えることで、メールを終わらせるのがベスト。

返信が不要であることの伝え方は「問題がなければ、ご返信には及びません」「もし不備がなければ、おお返事は不要です」などと伝えるとスマートです。丁寧な言い方を覚えておきましょう。

忘れずに署名を入れる

1回目のメールを送るときは、忘れずに署名を入れることが大切です。

署名とは、会社名や、役職、名前、メールアドレス、電話番号などをまとめて記載したもののこと。署名を入れることで、誰が書いたメールなのかが相手に伝わりやすくなります。また、相手が緊急で連絡を取りたいときに連絡先を探す手間も取らせません。

署名を作っていない人は、以下の記事を参考にしてみてはいかがでしょうか。

関連記事：メールの署名を作る3つのポイント＆デザインテンプレート22選

CCで受け取ったメールには返信が不要

CCで受け取ったメールには返信をする必要はありません。CCは、メール内容の確認や共有をして欲しい相手に使うもので、返信をして欲しい場合はTOを使用します。

メールの返信はTO同士の会話になることが基本なので、CCに入れられている人がメールを返信すると相手が混乱することも。とくに問題がない場合は、CCで受け取ったメールは読むだけにとどめておきましょう。

関連記事：メールのCCとは？宛名（TO）・BCCとの違いを紹介

ビジネスメールに「返信の返信」はするべき？しないべき？

ビジネスメールの返信が来たあとに「要件を伝え終わっているけれど、さらに返信をする必要があるのか」疑問に思うこともあるでしょう。

現在では「お礼メールへの返信は不要」という意見が多く、新しい用件がない場合はメールを返さなくてもよい、という考え方がビジネスパーソンの間で定着しています。

例えば、資料を送付したあと、先方から「資料を受け取りました。ありがとうございます。」との内容には、さらに返信をする必要がないということです。

返信への返信は必要ないとはいえ、「メールを無視してしまうのは気後れする……」という方もいらっしゃるでしょうが、マナー的にはさらに返信しなくても問題ないことを覚えておきましょう。

「返信は不要です」でも、返信をするか要検討

また、注意したいのは「返信は不要です」とメールに記載されていた場合です。

例え「返信は不要です」と書かれていても、返信の必要があると判断した場合はメールを返信するのが基本です。

特に相手との行き違いが生じそうな場合や、さらに説明しないといけないことがあるなど、返信の必要がある場合は必ず返信しましょう。「相手から返信不要の旨を伝えられた」という理由で返信をしないと、心象が悪くなってしまう場合もあるので気をつけましょう。

「返信の返信」の書き出し・締め・署名はどうする？

「返信の返信」が必要な場合、書き出しや締め、署名は普段のビジネスメールと同様にすれば問題ありません。

何度もやり取りを繰り返している相手の場合は、署名をすべてのメールに入れると鬱陶しく感じてしまうことも。よく知っている相手の場合は署名は省略してもOKです。

「返信の返信」メールの例

実際に「返信の返信」メールの例をみてみよう。

ビジネスメールの返信の例

では、上記のポイントを押さえた上で、ビジネスメールの返信の例文を確認してみましょう。

ビジネスメールのルールを知ると自信を持って返信できる

返信の返信をするときのビジネスメールの基本ルールについて、しっかり頭にインプットできたでしょうか。

メールの返信1つを取ってもさまざまなルールがあります。しっかりと自分の中でメールの正しい書き方や作法を押さえ、ビジネスパーソンとして恥ずかしくない対応ができるようになりましょう。

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