「返信の返信」は必要？ビジネスメール返信で気をつけるべき基本ルール

ビジネスメールのやりとりでは「返信の返信」という形でメールを送るか、悩むこともあるでしょう。

実は、ビジネスメールで返信の返信を送る際には、基本的なルールがあります。

本記事では、ビジネスメールの「返信の返信」に関する基本ルールや、ビジネスメールの返信マナーを紹介します。

返信メールの件名は「Re:」のままでいいの？

そもそも、ビジネスメールで返信を送る際に、件名に「Re:」がついたまま送ってもいいのか、気になる方も多いのではないでしょうか。

まずは、ビジネスメールで返信をする際の基本的なルールを確認してみましょう。

基本的には「Re:」のままでOK

ビジネス相手から来たメールを返信する場合、自分で変更しない限り、返信画面の件名は「Re:」と表示されます。

「Re:」をつけたまま返信すると失礼になるのかな、と不安になるかもしれませんが、実はそうではありません。

「Re:」がついていることで、どのような用件で、どのくらいの回数メールやりとりをしていたのか素早く把握できるため、ビジネスでは都合がいいとされています。

わざわざ「Re:」をのけて返信していた方もいらっしゃるかもしれませんが、ビジネスシーンでは「Re:」をつけたまま返信をするようにしましょう。

「返信内容の話題を変えるとき」にメールの件名を変える

では、ビジネスメールの返信をする際にいつでも「Re:」をつけるかといえば、そういうわけではありません。

返信の返信として送るビジネスメールの内容を、別の話題へと転換する場合には、メールの件名を変更する必要があります。

ビジネスメールで別の話題を切り出す場合、件名のチェックを怠らないようにしましょう。

とくに、長期間のプロジェクトでのビジネスメールのやりとりでは、話題が変わることが多々あります。話題が変わるときには、何の内容についてのメールなのか、件名から判断できるようにメール件名を「Re:」のままにせず、変更することを忘れないようにしましょう。

【返信メールの件名】「Re:」の数が多くなってしまった場合の対処法

同じ案件の内容について、何度もメールのやりとりが続くこともあるでしょう。

ビジネスメールのやりとりを繰り返すうちに気になってくるのが「Re:」の数。件名が「Re:Re:Re:Re:Re:○○資料の件」のようになってしまうと、とても見づらいですよね。

また、件名に「Re:」ばかりしか表示されない場合、どのような用件のメールなのか、一目でわかりづらくなってしまいます。

やりとりが続いて「Re:」の数ばかり多くなってしまう場合、「Re:○○資料の件」というように、「Re:」の数を減らして返信すると親切です。

ビジネスメールに「返信の返信」はするべき？しないべき？

ビジネスメールの返信が来たあとに「要件を伝え終わっているけれど、さらに返信をする必要があるのか」疑問に思うこともあるでしょう。

現在では「お礼メールへの返信は不要」という意見が多く、新しい用件がない場合はメールを返さなくてもよい、という考え方がビジネスパーソンの間で定着しています。

例えば、資料を送付したあと、先方から「資料を受け取りました。ありがとうございます。」との内容には、さらに返信をする必要がないということです。

返信への返信は必要ないとはいえ、「メールを無視してしまうのは気後れする……」という方もいらっしゃるでしょうが、マナー的にはさらに返信しなくても問題ないことを覚えておきましょう。

「返信は不要です」でも、返信をするか要検討

また、注意したいのは「返信は不要です」とメールに記載されていた場合です。

例え「返信は不要です」と書かれていても、返信の必要があると判断した場合はメールを返信するのが基本です。

特に相手との行き違いが生じそうな場合や、さらに説明しないといけないことがあるなど、返信の必要がある場合は必ず返信しましょう。「相手から返信不要の旨を伝えられた」という理由で返信をしないと、心象が悪くなってしまう場合もあるので気をつけましょう。

「返信の返信」の書き出し・締め・署名はどうする？

「返信の返信」が必要な場合、書き出しや締め、署名は普段のビジネスメールと同様にすれば問題ありません。

何度もやり取りを繰り返している相手の場合は、署名をすべてのメールに入れると鬱陶しく感じてしまうことも。よく知っている相手の場合は署名は省略してもOKです。

「返信の返信」メールの例

実際に「返信の返信」メールの例をみてみよう。

＜【例文】「返信の返信」メールの書き方1＞
件名：Re:会議のお知らせ

本文：◯◯さま

早速のご連絡ありがとうございました。

今週金曜日（15日）13時からの会議の件、承知しました。
当日は何卒よろしくお願いします。

△△（自分の名前）

＜【例文】「返信の返信」メールの書き方2＞
件名：Re:弊社訪問について

本文：◯◯様

お忙しい中ご連絡いただきまして、誠にありがとうございます。

では、9月10日（水）の13時に弊社のオフィスにお伺いします。
ご不明な点などがありましたら、お気軽にご相談ください。

引き続き、どうぞよろしくお願いします。

△△（自分の名前）

基本ができてなきゃ意味がない！ 基本的なビジネスメールの返信ルール

「返信の返信」についてのビジネスメールのルールについて紹介してきましたが、これはすべてビジネスメールの「基本」の上で成り立つことです。

最後に、本記事で紹介した「返信の返信」に関するルールに加えて、ビジネスメールの返信ルールをチェックしておきましょう。

1．返信の件名で「Re:」が多くなりすぎたら1つにする

まずは、先ほども紹介したメール返信における「件名」のマナーを確認しましょう。

ビジネスメールでは、「メールの内容がわかる件名」にすることが基本です。

返信の場合は、特定の要件の返信だとわかるように「Re:」をつけたまま返信しましょう。

返信が続き、デフォルトの件名で鬱陶しいほど「Re:」の数が多くなってしまったら、「Re:」は1つにまとめることがベストです。より親切に件名をつけるとしたら、件名の横に「Re:」の数を明記するのもよいでしょう。

2．メールの返信は当日か翌日までに

どれだけメール文のマナーが守られていても、返信が遅すぎては意味がありません。

ビジネスシーンでは、メールを受信した当日、遅くても翌日に返信するのが基本です。

すぐには返信できないような内容の場合は、「ご連絡ありがとうございます。◯日までに必要項目をお戻しいたします。取り急ぎ、受理のご連絡まで」など、メールを確認した旨を伝えると先方も安心するでしょう。

3．「>」「>>」を引用マークを活用する

返信のメール文を書く際、相手のメールを抜粋引用するのも基本です。

抜粋引用をうまく使っていないメールは読みづらく、相手がメール文を読んだときに「これは何についての回答なんだろう」と疑問に思わせて、メールを遡る手間をかけてしまうかもしれません。

相手への手間をかけさせないためにも、適度な抜粋引用を活用しましょう。引用する際は「>」「>>」といったマークを文頭に置くことが基本です。

長文になってしまった場合は、「>」「>>」といったマークを入れていても、引用している部分がわかりにくくなることもあります。その際は、引用した文章の色を変更するなどして、相手が読みやすくなるように工夫するといいでしょう。

ビジネスメールの返信の例

では、上記のポイントを押さえた上で、ビジネスメールの返信の例文を確認してみましょう。

＜【例文】ビジネスメールの返信の書き方＞
件名：Re:打ち合わせの日程について

本文：
○○株式会社
△△部　◎◎様

お世話になっております。
U-NOTE株式会社の山田太郎です。

以下、ご質問に回答します。

>先日お話ししました打ち合わせの日程を詳しく教えてください。
2月27日（金）12時 @貴社オフィス　です。

他にご不明点ございましたら、お気軽にお問い合わせくださいませ。
当日は何卒よろしくお願いします。

山田

ビジネスメールのルールを知ると自信を持って返信できる

返信の返信をするときのビジネスメールの基本ルールについて、しっかり頭にインプットできたでしょうか。

メールの返信1つを取ってもさまざまなルールがあります。しっかりと自分の中でメールの正しい書き方や作法を押さえ、ビジネスパーソンとして恥ずかしくない対応ができるようになりましょう。

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