見やすさに配慮し、機密を守る。相手の文章を引用して返信するときのビジネスマナー

　ビジネスメールでは、相手のメールの内容を引用して返信をする場面もあります。その場合、マナーとして守らなければルールがあるというのはご存知でしょうか？ここでは、ビジネスメールのマナーとして、返信をするときの引用のルールを紹介します。

　ビジネスメールでは、引用をムダに入れないということがマナーとして重要です。そこで、引用をする目的について考えてみましょう。相手が見やすいメールを作るのが、引用をする目的です。そのため、ムダに長い文章を引用することは、見にくいビジネスメールを作る原因となり、本末転倒ですので控えるべきでしょう。

　引用された相手の文面を、コピー＆ペーストして自分の文面に組み込むのは避けたほうがよいでしょう。質疑応答形式のように相手と自分の文面を交互に並べていると、つい文章が冗長になってしまいます。また、引用した文が見分けられないと、相手が混乱してしまう場合もあるでしょう。返信メールは引用部分と分けて簡潔にまとめ、相手の文面はリマインド、つまり用件を確認するための材料として残すのがスマートです。

　ビジネスメールの内容を引用しながら返信するなかでは、特にマナーやルールとして注意しなくてはならない状況が発生します。それが「途中から宛先を増やす」という場合です。たとえば、プロジェクトに参加するもう一人の関係者にもメールを送ろうと考え、宛先にその一人を加える時。必ず、文面に引用されている「過去のメール」の内容を再確認してください。見られてはいけない内容が含まれている場合もあります。一度チェックして、必要であれば引用部分を削除するなどの工夫を心がけましょう。

　ここでは、ビジネスメールの返信時の引用についてのマナーを紹介しました。簡潔に、引用と本文を分けながら、機密の扱いにも気を配る。これが引用をするときのビジネスメールのマナーです。十分に配慮してメールを返信するようにしましょう。