ビジネスメールの印象を大きく左右する！冒頭部分に書くべき「挨拶文」の書き方

　取引先とのやりとりで必要なのがビジネスメールです。ビジネスメールでは、ある程度決まった書き方というものがあります。なかでも挨拶文の書き方は、メールの冒頭部分でありますし、メールの印象を決めるものです。ここでは、ビジネスメールに不可欠な挨拶文についてご紹介します。

　ビジネスメールでは、手紙のような時候の挨拶はいりません。挨拶文は、簡単で親しみやすいフレーズで十分です。ただ、相手とは親しい間柄かどうか、また頻繁に連絡を取り合う相手かどうかによって、使い分けることが必要となります。

　最も一般的な挨拶文のフレーズは、「お世話になっております」、「いつも大変お世話になっております。」です。同僚や、社内の人間など、親しい人に出すメールの場合は、「お疲れ様です。」と書くだけで挨拶文の役割を果たします。また、短い期間に一方的に何度もメールする場合は、「たびたび失礼します。」というフレーズでもいいでしょう。

　取引先へのビジネスメールは、失礼のないように正しい敬語で挨拶文を書きましょう。「いつも弊社サービスをご利用いただき、お礼を申し上げます。」「いつも格別のご協力をいただき、ありがとうございます。」というフレーズだと、より丁寧な印象になります。このような挨拶文は、取引先の重要なメールなどで使うと印象がよくなります。

　挨拶の一言の後は、社名と自分の名前を名乗ります。メールの差出人を見れば、発信者が誰かはすぐに分かりますが、メールの本文でもしっかりと入れておきましょう。例としては、「いつもお世話になっております。○○会社の▲▲です。」と挨拶文と名前をセットにして書きます。

　ここでは、ビジネスメールの挨拶文の書き方について紹介しました。メールでの挨拶文は、ビジネスの円滑な関係を維持するためにも必要不可欠な言葉です。お世話になっている方へは、丁寧な言葉で日頃の感謝の気持ちを伝えるように心がけましょう。