ビジネスマナー以外も重要！　ビジネスメールを返信するときに気を付けるべき３つのこと

　ビジネスメールを返信するとき、文章として形式やマナーを守ることは当然のことですが、それ以上に気を使わなくてはいけないことも幾つか存在します。メールの返信に気を遣うことで、よりよいコミュニケーションを取ることができるでしょう。ここでは、ビジネスメールの返信で気を付けることを紹介します。

　ビジネスメールでは、色々な業務が世の中にあることを考慮しても２４時間以内の返信が良い目安だと思います。ビジネスメールの基本は相手をお待たせしないことです。メールが来た場合は、原則としてすぐに返信する準備をするようにしましょう。

　ビジネスメールのやりとりでは、自分のメールを見返すことはあまりないでしょう。相手が自分の返信メールを見ただけで、何の話をしていて、どういう要件で返信してきたのかがわかるような工夫が大切です。引用を上手く用いることや、文章中に、どのような用件について返信を送るのかを明記しておくといいでしょう。

　また、よくあるのがよく見ると、何の話で返信をしたのかわからないケース。テンプレートなどを作り、迅速に対応することもマナーとしては重要ですが、それ以上に、相手のメールにしっかりとレスポンスを返すことが重要になるのです。まずは、メールをきちんと読み、検討すべき内容がある場合はしっかりと考えてから返信することで、メールの返信忘れやコミュニケーションのズレがなくなります。

　ここでは、ビジネスメールの返信をするときに気をつけるべきことを紹介しました。マナーとして、押さえるべきこともありますが、同様にメールにしっかりと答えるという姿勢が重要になるのではないでしょうか。