社内文書と社外文書の違いからわかる！社外文書の書き方で特に気をつけなければならないこと

　ビジネス文書には、社内文書と社外文書の2種類があります。この2つの違いは、発信する相手と目的。書き手の立場もそれに応じて異なってきます。社内文書の場合は一社員としての立場からですが、社外文書の場合は「会社の代表として」文章を書くことになります。同じ内容だとしても、書くべき内容に差が生じるのです。ここでは、社内文書と社外文書の書き方の違いについて触れ、社外文章の書き方で気を付ける点についてご紹介します。

　指示・連絡・報告などを目的とした文書が社内文書にあたります。社内文書に必要なのは正確さ、迅速さです。そのために挨拶文などは省略します。社内文書といっても公式なものなので、砕けた表現が入ったり内容を省略するようなことはしてはいけません。

　上司など目上の方にはもちろん、部下や後輩宛てのものであっても相手への心遣いを忘れないようにすることがポイントです。

　社外文書は請求書、注文書、確認状、詫び状、督促状から挨拶状、案内状など実に多岐に渡ります。社外に出すものはすべて社外文章ですので、やはり儀礼的、形式的な内容のものが多くなります。基本はビジネス文書なので、相手に正確な情報を伝え、記録に残すことが一番の目的です。どんなものでも会社を代表して作るものなので、ビジネス文書の基本である「正確に、わかりやすく、簡潔に」を守った上で、礼儀を重んじる必要が出てきます。この点が社内文書と社外文章の違いとして出てくるのです。

　相手との円滑なコミュニケーションのためにも、言葉選びは慎重に、内容や書式にも十分に配慮しましょう。

　社外文書は基本的にＡ4で横書きです。ビジネス文書の目的は「正確に、わかりやすく、簡潔に」ですから、伝えたい情報を文字としてだらだら書くよりは、箇条書きにしたり句読点や改行を入れて、見た目をすっきりさせることが大切です。

　また、ビジネス文書では１つの文書につき用件は1つです。複数の要件をまとめて書くのはマナー違反となります。

　社外文書では文法のミスや誤字脱字はもちろん、特に内容についても誤りがないかをよく確認することが必要です。内容に誤りがあれば自分の会社や取引先に損害を与えるばかりでなく、信頼までも失ってしまう可能性があるからです。

　宛名など、名前や肩書に関しても間違いがないようによくよく確認しておきます。

　ここでは、社内文書と社外文書の違いについて触れ、社外文書の書き方で特に気をつけるべきことを紹介しました。社内文書に比べ、社外文書は取引先とのコミュニケーションや信頼関係にも影響が出てきます。失礼のないように、細心の注意を払った書き方が必要になるでしょう。