これでもう恥はかかない！ビジネスレターの宛名書き、4つの基本ルール

　経験の浅いビジネスマン、特に新卒で社会人となった人にとって、ビジネスレターの宛名書きはなかなかの難問かもしれません。「宛名書きを間違えて恥をかいた」とか「上司に注意された」という経験を持つ人も少なくないでしょう。そこで、ここでは恥をかかないためのビジネスレターの宛名書き、その基本ルールを説明します。

　ビジネスレターで一番多いのが、個人名宛のものでしょう。宛名書きをするとき、「様」にすべきか「殿」にすべきか迷う人が少なくありません。結論から言えば、「様」を選ぶのが基本です。「殿」はもともと大変身分が高い敬称でしたが、現在では同格か格下の人を対象としたイメージが強くなっています。

　また、社内文書では、社長名で社員に通達を出す場合など、一部の例外を除いて使われることが減ってきました。ですから、故人宛のビジネスレターの敬称は「様」にしておく方が無難と言えるでしょう。

　具体的な例で説明しましょう。たとえば、取引先A社の企画部部長Bさんにビジネスレターを出すとします。その場合の宛名書きは「A株式会社企画部　部長　B様」とするのが一般的です。

　間違いやすいのは、「B部長様」という書き方。ついやってしまいがちですが、「部長」も「様」も敬称です。敬称が重なるのはおかしいので、肩書きに「様」をつけないのがルールなのです。ただし例外もあります。つきあいのない会社や団体に送る場合、「名前はわからないけれど、企画部長に送りたい」というケースがあるでしょう。その場合は「A株式会社企画部部長様」と書いても失礼にはあたりません。

　個人名ではなく、会社や団体、官公庁などの組織名、あるいはその中の部署名宛に送る場合は「様」ではなく「御中」を使います。「様」を付ける場合もありますが、原則的には「御中」をつけるのがビジネスマナーとして正しいとされています。「御中」は、「A株式会社御中」「A株式会社企画部御中」などのように宛名に使います。

　「ある会社に営業資料を送りたいのだけれど、会社内の組織がわからず、どの部署に送ったらいいのかもわからない」というケースもあるでしょう。つまり「企画部御中」のようにしたくても、果たしてその会社に「企画部」が存在するか不明という場合の宛名書きです。そんなときオススメなのが「ご担当者様」という書き方。「A株式会社ご担当者様」とすれば、係の人が内容を見て担当の人に渡してくれます。

　ここでは、宛名の書き方に関するビジネスマナーの基本を紹介しました。ビジネスで手紙を送るときの基本的なマナーとなりますので、ぜひ早い段階でルールを押さえておきましょう。