最低限知っておきたい！ビジネスメールの件名の3つのコツと注意点

目次

+件名なしはマナー違反！ビジネスメールを送る際には、件名が必須

+ビジネスメールを送る際の件名のつけ方3つのコツ

+返信メールの場合の件名の「Re:」はどうする？

+ビジネスメールの件名でやってしまいがちな注意点

+ビジネスメールで件名は「顔」マナーを守って件名をつけよう

メールを受け取った相手は、件名を見ることで、メールの内容や緊急性を判断します。

ビジネスメールの件名は、手を抜いてはいけない大切な要素です。

本記事では、ビジネスメールの件名をつける際の3つのコツを紹介します。

件名なしはマナー違反！ビジネスメールを送る際には、件名が必須

ビジネスメールを送るとき、最初に気をつけるべきことは、件名を入れ忘れてメールを送ってしまわないことです。

プライベートなメールでは、件名を書かないことも多いので、つい件名を入れ忘れてしまったことはないでしょうか。

件名が無いと、相手はなんの要件に対するメールか判断できません。場合によっては迷惑メールと間違われて読まれない場合もあります。

相手にメールを読んでもらうためにも、メールの件名は確実に入れるようにしましょう。

ビジネスメールを送る際の件名のつけ方3つのコツ

メールの内容を一目で相手に知らせるための「件名」はどのようにつけたらいいのでしょうか。

以下の3つのコツを意識すると、相手にメールの内容が伝わるいい件名をつけれるようになります。さっそく確認してみましょう。

件名からメールの内容がわかるように具体的・簡潔に書く

件名のつけ方の1つ目のコツは、件名からメールの内容がわかるように、件名を「具体的かつ簡潔に書く」ことです。

受信者が件名を一目見て、メールの内容がどのようなものなのか把握できる件名にしましょう。

メールの内容を端的に表した件名をつけてあると、メールを振り返る際も簡単にメールを見つけることができたり、メールを読む前に優先度をつけたりできるので、相手の時間短縮にも繋がります。

相手の気持ちを考えて件名をつける

件名のつけ方の2つ目のコツは、「相手の気持ちを考えて件名をつける」ことです。

自分がわかりやすいからといって、絵文字を使ったり、【至急！！！】のように「！」を使うことはマナー違反です。

ビジネスで、絵文字や遊びの表現などを入れると相手に不快に思われてしまいます。

相手の感情を著しく損なうような件名は「使ってはいけないもの」に対する自覚がないとわからないものです。

相手がメールを受け取ってどう思うのかを考えることで、絵文字を使った件名やビジネスマナーの基本を逸脱するような件名をつけないようにしましょう。

重要なポイントは記号を活用したり、期限を明記したりする

件名のつけ方の3つ目のコツは、「重要なポイントは記号を活用したり、期限を明記したりする」ことです。

メールの重要度を表すために、【要返信】【明日納期】などをメールの件名につけると、メールの優先順位をつけやすくなります。

ただ、【至急】【重要】といった相手を焦らすような内容や、煽るような内容をつけるのは人によっては失礼だと感じることも。どうしても確認してもらいたいときだけに使うように気をつけましょう。

また、返信してもらいたい期限を明記すると、相手がいつまでに返信すればいいのかを知るためにメールを読み返す必要がなくなります。

返信メールの場合の件名の「Re:」はどうする？

返信メールの件名につく「Re:」の取り扱いについて、悩んでいる人もいるのではないでしょうか。

次は、「Re:」の取り扱い方についてご紹介します。

基本的には件名は書き換えない

メールの件名は基本的に「手を加えないことがいい」とされています。「Re:」は基本的に消さずにそのまま返信することがベスト。

「Re:」を消してしまうと、同じ件名のメールが相手に何度も行くことになってしまい、後からメールを見直すときに混乱してしまいます。また、メールのつながりが切れてしまい、結果的に読みにくいメールになってしまいます。

「Re:」をタイトルにつけることにより、そのメールは返信メールであることが相手にとって一目で理解できるようになります。特に、メールのやり取りが多い会社ではそれが何のメールであるかを判断するためにも、メールの「Re:」は必要です。同様に「Fw:」も消さないようにしましょう。

ただし、何回もメールをやり取りすると、「Re:」が続いて見苦しい場合があります。

その場合には、件名の後ろに番号を振って、余分な「Re:」を削除すると見た目のよくなります。

メールの話題が変わるときには件名も変更する

メールが続くと相談内容が変わってくる場合もあるのではないでしょうか。

件名は、基本的に変えないことがいいとされています。しかし、メールの話題が変わるときには、件名も変更しましょう。

件名は、後からメールを見返す際に、なんのメールなのかを相手に伝えるものです。

相手がメールを見返すときにわかりやすくするために、臨機応変に件名を変えるようにしてください。

ビジネスメールの件名でやってしまいがちな注意点

次は、ビジネスメールの件名でやってしまいがちな注意点をご紹介します。

以下の点に気をつけて、わかりやすい件名をつけてください。

【緊急】【重要】など煽る件名をつけてしまう

【重要】【要連絡】【至急】を件名につけると相手に一目で重要度がわかります。

しかし、何度も【重要】【要連絡】【至急】のような煽る件名をつけてしまうと、相手はメールが本当に大切なことなのかわからなくなります。

【重要】【要連絡】【至急】のように重要性が高いことを示す件名は、メールが本当に重要である場合だけにしましょう。

件名が内容にあっていない

件名を適当につけたり、確認してもらいたいがゆえに重要さを演出したりなど、内容にあっていない件名をつけるのはやめましょう。

件名は、相手に優先順位をつけメールを読みやすくするものであり、相手がメールを見返すときにわかりやすくするものでもあります。

件名が内容にあっていないと、正しい優先順位をつけれず、メールを見返す際に時間を浪費させてしまいます。

内容にあった、わかりやすい件名をつけるようにしましょう。

機種依存絵文字を使ってしまう

相手にわかりやすく伝えようとした結果、「◯」や「△」のような記号を使う工夫をこなす場合は、「機種依存絵文字」に注意しましょう。

機種依存絵文字とは、機種の環境によって表示が変わってしまう絵文字のことです。

機種依存絵文字を使うと、自分の機種では、「◯」を示しているけれど、相手には全く伝わらない文字になっている可能性があります。

記号を使った工夫をする際は、自分の使った記号が機種依存絵文字ではないことを確認しましょう。

ビジネスメールで件名は「顔」マナーを守って件名をつけよう

本記事では、ビジネスメールの件名のつけ方をご紹介しました。

件名をつける場合は、相手にわかりやすくメール全体の内容をまとめ、相手がメールを読むときも振り返るときも時間を無駄にさせないような件名をつけることを意識してください。

正しいメールの件名をつけて、相手のことを思いやれる素敵なビジネスパーソンになりましょう。