担当者がいない場合でも大丈夫！　休みで担当者がいないときの電話応対のビジネスマナー

　ビジネスシーンでの電話はコミュニケーションツールの1つです。しっかりと取引先や営業の方と情報の伝達をするためにも、マナーを押さえた電話応対が必要になるでしょう。特に、担当者が休みで不在の場合はしっかりとした対応をしなければ、会社としての信用問題にも関わります。ここでは、担当者が休みで不在の場合の電話応対のビジネスマナーを紹介します。

　担当者が休んでいるケースでは、単純に休みだという旨を一方的に伝えればいいわけではなく、相手がその担当者の休み明けの連絡でも対応できるものなのか、確認する必要があるでしょう。仕事の種類によっては、担当者が休みの場合でも迅速に対応しなければならない場合もあります。緊急度や重要度をしっかりと相手から聞き出すことが重要です。また、急を要する事案の場合、休みの担当者でなければ対応できないものなのか、どの担当者でも対応できるものなのかなどを、メモをとりながら整理することが重要です。緊急な対応が必要な場合は、担当者への確認や、周囲の協力を求めながら問題を解決しましょう。

　担当者が休みのときは、会社の総合力が問われるタイミングだということを自覚しましょう。代理がフォローして丁寧で適切な電話応対をすれば、担当者とうまく連携を取ることができ、結果も良くなります。逆に電話応対が悪ければ、会社の印象としても悪く、相手に不快感を与えることになってしまいます。ですから、休みの担当者のフォローは周囲のみんなでできるように、常に電話応対には配慮することが大切です。少なくとも、相手の要求事項はできるだけ細かく聞き出し、どのような用件であろうと、上司や本人に確認を取るようにしましょう。そうすれば、自分だけでは解決出来ない内容であっても、相手に誠実な対応だと感じてもらえるよう動けます。

　ビジネスの基本である、電話応対力は、たとえ目に見えなくても、姿勢が相手に必ず伝わるものです。担当者が休みであっても、一方的にそれを伝えるだけにならないように、しっかりとしたマナーを身につけるようにしましょう。