同僚にヘルプを依頼することや、取引先と協力して仕事に取り組むことも、ビジネスシーンではよくあることです。メールで仕事の依頼をする場合、相手に正しく依頼内容が伝わることも大切ですが、ビジネスパートナーとして気持ちよく仕事を引き受けてもらえるような配慮も心がけましょう。ここでは、取引先にビジネスメールで仕事を依頼する際の書き方についてご紹介します。
相手を配慮し、簡潔に内容がわかる件名を付ける
ビジネスのやりとりではメールを多く用いることは言うまでもありません。メールの件数が溜まってしまうと、読むのに時間をかける必要が出てきます。相手がメールを処理するときの気持ちを考慮すると、長々とした挨拶文はあまり好まれないとわかります。
ビジネスメールで大切なのは、まず件名を見ると簡潔に内容がわかることです。メールが何の用件で送られてきたのか、どういう依頼をしたいのかをはっきりと示すようにしましょう。
締切日をはっきりと記載し、依頼内容はわかりやすく
依頼メールで重要なことは、相手に依頼する内容、そして依頼の期日です。メールの本文中で期日をはっきりと記すようにしましょう。締め切りをはっきりさせておくと、相手も依頼をどういうスケジュールで行わなければならないのか、そして、どのタイミングで仕事をこなさなければならないのかがわかります。
依頼内容は箇条書きなど、わかりやすく示すように心がけましょう。相手が何を依頼されているのかが一目見てわかるようなメールにすることで、相手が依頼をしっかりと受けてくれる可能性も高まります。どんな仕事の内容をいつまでに完了してほしいのか、いわゆる「5W1H」を意識してメールの本文を書くことで、依頼内容もはっきりと相手に伝わるでしょう。
相手を尊重した文章内容で依頼を心がける
取引相手に仕事を依頼するときに重要なのは、相手に気持ちよく引き受けてもらうことです。依頼の仕方、つまりビジネスメールとしてマナーがなっていないものを送ってしまうと、相手の印象が悪くなってしまい、依頼を受けてもらえない場合や依頼のクオリティにも影響する場合もあります。
このことを考慮して配慮すべきなのは、日程の調整や、言葉遣いとして正しいものを選ぶということではないでしょうか。まずは、基本に立ち返り、正しい言葉遣いで相手にメールを出せているのかを確認しながら本文を書きましょう。
この仕事をなぜ先方に依頼する必要があるのか、その理由があると相手が納得しやすいものです。心理学的にみても、相手に理由を提示することで承諾する確率が3倍になるという実験結果もあります。理由を添えておけば承諾してもらえる確率が上がり、相手も心意気を感じて仕事を進めてくれるでしょう。
取引先とのビジネスメールで依頼をするとき、最も重要なのは、「相手をしっかりと思いやること」ではないでしょうか。取引先がどのような気持ちでメールを受け取り、どのような感情で依頼を受けてもらうのかを意識することが重要です。
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