【確認漏れは命取り】企業の信頼に関わる確認漏れを防ぐ上で注意したい2つのこと

　ついうっかり確認しそこねてしまった...という経験は誰しもあるでしょう。しかし、ちょっとしたミスが仕事においては命取り。「確認漏れにより案件が進まない」「取引先との打ち合わせをすっぽかしてしまった」なんてことが起きてしまっては企業の信用度に大きく関わってしまいます。今回は、確認漏れを防ぐためのポイントを紹介していきます。

　メールでの連絡事項は、即座に重要部分をメモしましょう。そして、後日改めてメールでお礼文を簡略に添えて確認連絡を入れ、先方にも漏れの無い、スムーズな動きが出来るように配慮しましょう。一見、手間な時間を取るように見えて、確認漏れを防ぐスムーズな仕事運びとなります。

　電話ならばなおさらのこと。メールよりも間違いや勘違いが多発するので、後日の確認が必要不可欠となります。

　仕事における確認事項は全社で徹底させましょう。部下から上司への報告、上司から部下への指示の確認にも習慣化することが、他企業との確認漏れを未然に防ぐことにつながっていくのです。

　仕事の流れの中で、メールでも口頭でも使用されるのが、即座に返事が出来ないようなことに対して、「後ほどお返事致します」「後日、連絡させて頂きます」という言葉です。しかし、いつまでの範囲か非常に曖昧です。時間も不明な状況は、相手を待たせてしまい仕事上、決してプラスの印象は与えません。「○月○日の午前中までには〜」「本日の○時まで〜」という形で必ず連絡しましょう。このように数字化をすると、相手もムダな時間を待つような事は省け、自分でも連絡盛れや遅れるようなミスは生じなくて、スムーズに片付ける事ができます。

　それは、相手企業も同様です。相手企業からの連絡で、後日等の表現で連絡がきた場合は、「○○日の午前中に、再度、お尋ねさせて頂きます」という返事をすることが、確認の漏れを防ぐ手段となります。

　ほんのわずかの手間と配慮だけで、短時間でミス無く仕事を進めることができます。忙しいときだからこそ、確認漏れを防ぐ企業である姿勢が他企業との信用度につながります。ここで紹介したことを実践して、連絡漏れを防いでください。