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初めての人でもわかる「達成率・進捗率」の計算方法:仕事の進捗が一目瞭然に!

U-NOTE編集部

2018/08/20(最終更新日:2020/05/13)


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仕事とは、目標の設定と達成の繰り返しによって成り立つもの。効率的に業務を遂行していくことによって、ビジネスパーソンとして大きな飛躍を遂げられるのです。

本記事では、業務効率化に役立つ「達成率・進捗率」の計算方法をご紹介します。仕事へのモチベーションアップや進捗管理のためにも、達成度合いを可視化していきましょう。

本記事の内容をざっくり説明
  • 達成率を計算する2つのメリット
  • 達成率・削減率の計算式と例題
  • 達成率をエクセルを使用して算出する方法

 

達成率を計算するメリット

業務に関するスケジュールがきちんと組めていない場合「A案件が終わったと思ったら、B案件の締め切りが……」「うっかりタスクが漏れていた」など、トラブルやアクシデントに繋がる可能性大。目標への進捗率や達成度合いを数値として明確に把握して、より効率的な業務スケジュールを構築していきましょう。

仕事の達成率の計算には、業務スケジュールを立てやすくなること以外にもさまざまな利点が期待されます。

まずは、仕事の達成度を数値で計算するメリットを詳しくチェックしていきましょう。

 

進捗管理ができる

達成率を計算する最大のメリットは、業務スケジュールの把握や目標までのアプローチが容易になることです。数値化することによって目標達成までの道のりやタスクを逆算しやすくなるので、「今なにに取り組むべきか」を明確に捉えられます。

また、スケジュールが進行するにつれて難しくなる進捗管理も非常にスムーズ。複数人でタスクを分けている場合でも、達成率を数値として可視化できていると、停滞しているポイントも見分けやすくなります。達成率の計算は、デッドライン間際でのトラブルの発見やタスク過重防止にも効果を発揮するのです。

例えば「来月の10日開催のイベントに300人以上の集客とマスコミ誘致」を目標設定した場合を考えてみましょう。

達成率を計算しない場合は、何から着手すればいいか迷ってしまったり、300人呼ぶまでにするべきタスクがわからなくなったりしてしまいます。

一方、達成率を計算した場合、目標達成までの道筋を考えられるのです。

以下は、達成率にあわせて行うべき内容を割り振ったもの。このように、進捗に合わせてやるべきことが明確になることが大きなメリットだといえるでしょう。

<達成率にあわせたTODO例>

達成率0~25%:300人集客に向けて、顧客や取引先にダイレクトメールや案内の電話を行う
達成率26~50%:マスコミへのプレスリリース配信
達成率51~75%:出席連絡のあったマスコミやゲストの収集
達成率76~100%:マスコミへの取材対応の調整、当日の対応のタスク分けなど

 

モチベーションが上がる

達成率を管理することによって、やってきたことを数値化できるためモチベーション管理できることもメリットです。

目に見える成果が出ていない業務も、コツコツ積み重ねてきた道のりを確認することでモチベーションもアップにも繋がるはず。仕事への気持ちが停滞しているときに、自分を鼓舞する材料になることも、進捗管理するメリットだといえるでしょう。

達成率を計算するメリット
  • 進捗管理がしやすく、業務のスケジュールが立てやすい
  • ゴールまでを逆算できるので、複数人でタスクを分散しているときにも管理しやすい
  • 積み重ねてきた努力を確認できるので、モチベーションアップに繋がる

 

達成率・進捗率の計算方法・計算式

前述したように、達成率の計算はモチベーションアップや進捗管理にも役立ちます。できるビジネスパーソンとして成長していくためにも、若手社員はもちろんチーム管理をしている中堅ポジション以上の方もぜひ取り入れてみてくださいね。

次は、実際に達成率・進捗率を計算する方法をチェックしていきましょう。

 

1.目標が「総数」の場合の計算方法

目標が総数の場合、「実績÷目標×100(%)」で達成率を計算できます。シンプルな計算式なので、下記の例題を参考に計算方法を確認してみましょう。

<500万の目標金額に対し、700万円の実績がある場合>
達成率の計算式は「700(万)÷500(万)×100(%)=140」となり、達成率は「140%」となります。

<300万の目標金額に対し、実績が250万の場合>
達成率を計算式は「250(万)÷300(万)×100(%)=83.3」となり、達成率は「83.3%」となります。

 

2.目標が「増減率」の場合の計算方法

増減率で目標達成までの進捗を管理する場合、「増減の実績÷増減の目標値×100(%)」で増減率を算出できます。なお、増減率とは「前期の売上から20%増加」といったように、増減数を目標として捉えた場合の達成率のことです。

<今期の売上目標が前期の目標より20%増、実績は5%増にとどまった場合>
増減率の計算式は「5(%)÷10(%)×100(%)=25」となり、売上目標の20%増に対して達成率は「25%」となります。

 

3.「削減目標」の計算方法

売上増加や販売数アップなどをゴールにする達成率計算や増減率計算とは異なり、光熱費や製造コストなど各種数値の削減を計算するのが「削減目標」です。

名称は異なりますが、基本的には達成率の計算式「実績÷目標×100(%)」と同じなのでわかりやすいはずです。下記の練習問題を解きながら、計算式を身に付けましょう。

<1ヵ月の水道代を削減したい。先月は26,000円、今月は18,000円>
削減目標の計算式は「18,000÷26,000×100(%)=69.2」となり、先月に比べて69.2%しか使用していないと算出できます。

 

達成率はマイナス表記しない

削減目標における達成率の場合、目標に対しての余剰が生まれた場合はマイナス分が算出されてしまいます。しかし、達成率を考えるうえではマイナスは表記しないのがルール。100%からマイナス分を引いたものが、達成率として表示されるのです。

<削減目標の達成率がマイナスだった場合>
今月の実績が削減目標に対して120%だった場合、20%のマイナスだったとわかる。
100%から目標に対する20%の余剰を引いて、達成率は「80%」と表示されます。

達成率・進捗率の計算式&ルール
  • 目標が総数の場合「実績÷目標×100(%)=達成率」
  • 目標が増減率の場合「増減の実績÷増減の目標値×100(%)=達成率」
  • 目標が削減率(額)の場合「実績÷目標×100(%)=達成率」
  • 削減目標の場合マイナス分は表記せず、100%から余剰分を引いたものが達成率となる

 

エクセルでの達成率の計算方法 

達成率や進捗率の計算式自体は、「実績÷目標×100(%)=達成率」といったように非常にシンプルで簡単なもの。しかし、桁数の多い数字での計算や複数項目計算が必要な場合、手計算ではなかなか骨の折れる作業となるでしょう。

実は、達成率や進捗率はエクセルを使用することでスピーディーかつ正確に算出可能です。次は、エクセルで達成率を計算する方法をチェックしていきましょう。

 

エクセルで達成率を計算する方法

エクセルで達成率を計算する場合、必ず入力すべきなのは計算式にある「実績」と「目標」です。関連する他の情報もシート内に記載してかまいませんが、計算には直接影響しません。

【エクセルで達成率を計算する手順】
STEP1.目標となる数値の隣のセルに、実績を入力する
STEP2.達成率を入力したいセルをクリックして、計算式のスタート「=」を入力する
STEP3.「=実績のセル(例:G5)/目標のセル(例:G4)」と入力する
STEP4.エンターキーを押すと、達成率が計算されて一覧表示される

計算式の「÷」は、関数上では「/(スラッシュ)」を仕様しましょう。

 

進捗率と達成率は別々で計算したほうがいいの?

本記事内でご紹介したように、達成率と進捗率は目的をなにと設定するのかによって異なるもの。そもそもゴールまでの残り割合を計算した「達成率」と、進んだ具合を計算した「進捗率」には微妙なニュアンスの違いがあります。

どの数字を計算するのかによって使用する計算式も変化するので、目標への進捗率と達成率は別々に計算するのが賢明です。

 

達成率を管理するために計算式を予めシートに記入しておこう

本記事のまとめ
  • 目標が総数「実績÷目標×100(%)=達成率」
  • 目標が増減率「増減の実績÷増減の目標値×100(%)=達成率」
  • 目標が削減率「実績÷目標×100(%)=達成率」
  • 削減目標がマイナス分になった場合は、全体から余剰分を引いたものが達成率となる
  • エクセルで計算する際には、「実績のセルを選択/目標のセルを選択」で一括計算可能

自分の業務を明確に把握し、効率的にスケジュールを組んでいくためにも達成率や進捗率計算は有効な手段のひとつ。目標を確実にクリアしていくためにも、達成率を意識しながら業務を遂行していきましょう。


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