レスポンスが遅いと出世を逃す？返信が遅いデメリットと、早くするための3つのポイント

「今ちょっと時間がないから後で返信しよう」とメールの返信を後回しにした経験がある人もいるのではないでしょうか。その「ちょっと後回し」が、実は大きな機会損失になっているかもしれません。

本記事では、レスポンスが遅いことのデメリットや早く返信するためのポイントをご紹介します。

レスポンスの速さで信頼を築きたい人はぜひ参考にしてください。

返信メールが遅い人は出世を逃す？レスポンスが遅いことの3つのデメリット

「自分はレスポンスが遅い傾向があるかも」と思っている人もいるのではないでしょうか。

実は、レスポンスを後回しにすることは思っている以上にデメリットが大きいものです。

以下ではレスポンスが遅いことによるデメリットをご紹介します。

デメリット1．ルーズな人という印象を持たれる

レスポンスが遅いことの1つ目のデメリットは、ルーズな人という印象を持たれることです。

メールの返信が遅い原因として、メールを見ていない、見たのに忘れている、返すのが面倒くさいと思っているといった理由があるのではないでしょうか。

几帳面な人であれば、メールを見ても返さない・見たことを忘れるなんてことはやらないでしょう。そのためレスポンスが遅いと「人間性としてルーズなのでは？」と相手に思われてしまう可能性があります。

メールの返信が遅くルーズな人と思わることで、「仕事を任せたくない人」や「対応が遅い人」というレッテルが貼られてしまいます。仕事をするうえでは、マイナスな評価だといえるでしょう。

デメリット2．クライアントや仕事仲間が減る原因になる

レスポンスが遅いことの2つ目のデメリットは、クライアントや仕事仲間が減る原因になることです。

メールの返信が遅いと「質問してもなかなか返信がない」「仕事が次に進まない」のように相手をヤキモキさせる原因となるでしょう。また、上司に「仕事をサボっているのか」「やる気がない」と思われてしまうこともあるでしょう。

取引先の人であれば「仕事が遅いからもうこの人には頼みたくない」と思われる可能性もあります。

社会人として大切な連絡手段であるメールをおざなりな扱いをすると、相手の信頼を勝ち取ることはできません。相手との信頼関係を築くためにも、返信は早く行うことを意識しましょう。

デメリット3．人としての評価が下がる

レスポンスが遅いことの3つ目のデメリットは、人としての評価が下がることです。

メールは相手との会話でもあります。あまりにも長期間メールを返信しないことは、相手を無視していることも同様ですし、相手を軽く見ているとも受け取られがちです。

ビジネスパーソンである前に、人としてコミュニケーションを円滑に取ることは必須。スムーズな連絡ができない、あまりにもルーズな場合は、人としての評価にも繋がると覚えておきましょう。

仕事でのレスポンスは、どの程度が「早い」と思われるの？

メールのレスポンスが遅いことは、想像以上に大きなデメリットがあると感じた人も多いでしょう。

相手に悪印象を抱かせないためにも、「何時間以内にレスポンスしたらいいの？」「遅いと思われるのはどのくらいの時間？」など、具体的な時間を知りたい人もいるのではないでしょうか。

以下では、仕事でのレスポンスで「早い」と思われる基準をご紹介します。

12時間～24時間以内が目安

仕事でのレスポンスは12時間～24時間以内に行うと「早い」と思われます。

逆に、相手がメールを送ってから1日以上たってしまうと「遅い」と思われてしまいます。メールを受け取ってから1日以上返さないことがないように気をつけましょう。

また、相手が「早急に返信お願いします」のように急いでいることを明確にアピールしている場合は、メールを見たらすぐに返すようにすることをおすすめします。

近年、メールではなくSlackをはじめとするチャットツールを利用することも増え、レスポンスのスピードは日々早くなっています。特にチャットツールを利用している場合、チームによっては12時間以内の返信でも「遅い」と思われる可能性もあるので、チームの雰囲気や、やり取りのスピードを確認して、できるだけ合わせるようにするといいでしょう。

回答に時間がかかる場合は、一次回答を行う

返信が必要な連絡の中には「上司に相談してからメールを返したい」「見積もりには1日以上時間がかかる」ということもあるのではないでしょうか。

メールをしている相手には自分の事情は伝わらないので、何もリアクションをしないと「読んでいないのかな？」「仕事が遅いな……」と思われてしまう可能性も。

回答するまでに1日以上時間が必要なことが事前にわかっているのなら「上司に確認をとってから、改めて返信させていただきます」のようにまずは一次回答を行いましょう。

一次回答を行うと相手も「メールを読んでくれて考えてくれているのだな」と安心して仕事ができます。

レスポンスを早くするための3つのポイント

レスポンスを早くしようとは思っているけれど、なかなか行動に移せないという人もいるのではないでしょうか。

以下では、レスポンスを早くするための3つのポイントをご紹介します。

ポイント1．メールは見た時点で返信することを癖づける

レスポンスを早くするための1つ目のポイントは、メールは見た時点で返信することを癖づけることです。

「忙しいから後回し」をやってしまうと、メールを放置してしまう悪い癖がついてしまいます。

メールは、自分の忙しさには関係なくやってくることが多いので、自分に甘くしすぎるとどんどん返信が遅くなってしまいます。

「メールを見たらすぐに返す」と決めて、それを実行するようにしましょう。

メールでは返信以外でメールの内容を確認したか否かを判断する方法がないため、何も反応がないと確認したのか不安になります。急ぎの仕事でなくても返信は早くすることで、メールを送信した側も安心しレスポンスが早いと印象付けることにも繋がります。

ポイント2．スケジュールを管理する

レスポンスを早くするための2つ目のポイントは、スケジュールを管理することです。

スケジュール管理は仕事を進めるための土台です。さらにスケジュールは自分の抱えている仕事やその期限を把握しておくために重要です。

スケジュール管理がしっかりとできていると、不意に上司やクライアントから期限のある仕事を依頼された場合、可能か不可能かをすぐに返答することができます。

もし期日に無理があって依頼された時点での期日変更をしたいときには、スケジュールの都合上などの理由をその場で返答できるため、レスポンスの早い人だと信頼されやすくなるでしょう。

ポイント3．優先順位を明確にする

レスポンスを早くするための3つ目のポイントは、優先順位を明確にすることです。

メールの返信の優先順位を無意識に一番下に下げている人もいるのではないでしょうか。しかし、メールの返信は自分が思っているよりも大切なものです。

「相手にボールを返す必要があるものは、優先順位を上げる」など、優先順位の付け方を再検討して、メールを確実に返せるようにしましょう。

レスポンスを早くするなど小さなことを積み重ね、信頼を得よう

本記事では、レスポンスが遅いことによるデメリットや、早く返信するためのポイントをご紹介しました。

スケジュールを管理したり、癖づけをしたりすることは始めは難しいと感じる人もいるでしょう。しかし、習慣づけることでレスポンスのスピードは自然に上がり、レスポンスが早いことで信頼を得やすくなります。

本記事を参考にレスポンスを早く行うための、自分なりのルールを作ってみてはいかがでしょうか。

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