目上の人へのメールはここに注意！上司にお伺いを立てる時のメールの書き方

　上司に確認や依頼をお願いすることを表す「お伺いを立てる」。

　メールを使って上司に伺いを立てる場合、メールの文面で困った経験はないだろうか？

　今回は上司に失礼だと思われないためにも、メールでお伺いを立てる場合のポイントを紹介したい。

目上の人に伺いを立てるときは「メールの目的」を明記する

　相手に伺いを立てる際、単刀直入に本題に入ることは意外にも難しい。

　しかし、あまり回りくどい書き方をしてしまうと、何を言いたいのかが伝わらなくなってしまう。

　上司に伺いを立てるメールを送る場合だけでなく、メールを送る「目的」を明確にすることを心がけてほしい。

　メールで上司に伺いを立てるときには、メール冒頭の挨拶文に続き、相手に依頼する内容や確認をお願いしたいことを記そう。

　また、同じフロアにいる上司に直接相談しに行くときに、メールで事前アポをとる場合もあるだろう。

　そのときは以下のようなメールを送ってから、直接伺いを立てに行こう。

目上の人に伺いを立てるメールでは“返事の期日”に余裕を持たせる

　メールは電話と異なり、素早いレスポンスを求めることはできない。したがって、メールの返信期日には余裕を持たせる必要があるのだ。

　もし素早いレスポンスを求めているなら、メールではなく電話を使ってほしい。

目上の人にお伺いたてるときの返事の猶予は3日〜7日

　メールで相手に伺いを立てる際には、メール送信日から1週間程度、最低でも3日程度は確保しよう。

　返事の期日までにメールを送った相手から何の返答もなければ、必ずこちらから問合せる必要がある。

　目上の人に伺いを立てるメール以外でも、送りっぱなしはNGだ。

　返信を催促するメールを送る際には「先日お送りしたメールの件でご連絡しました。メールはご確認いただけましたでしょうか？」などと、丁寧な言い方を心がけよう。

　また、【再送】【重要】【要返信】【至急】などといった表現は相手を不快にさせてしまう可能性があるため、使用は控えてほしい。

伺いを立てるメールに対する問合せ先を明確にしておく

　また、メール受信者がメールの内容について質問をする場合も想定しておきたい。

目上の人に伺いを立てるメールの最後には「問い合わせ先」を明記する

　伺いを立てたメールに受信者が質問することを想定して、メールには必ず問合せ先を記載しておこう。

　メールの件に関して何か不明な箇所や問題点があった場合、対応することが可能な連絡先をメールの最後に明記すればOKだ。

　目上の人へのメールは、普段の社内メールより少し丁寧に書くべきもの。

　丁寧に、しかし簡潔で相手が読みやすいメール文面を作成しよう。伺い立てた内容に対し、上司が快く対応したくなるメールを送ろう。

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