上司からできる新人だと思われる！初心者でも出来る請求書の書き方

　請求書には決まったフォーマットがあるわけではありません。会社によって見た目は様々です。しかし、記載される内容はどこもほとんど同じ。もし自分で請求書を作らなければならなくなったとしても、記載内容と書き方を押さえておけば、請求書を作成することができます。そこで今回は、初心者でもできる請求書の基本的な書き方を紹介しましょう。

　そもそも請求書とはなんなのでしょうか。それは、顧客に代金の支払いを請求するための文書であり、顧客から検収書を受領した後や納品を行った後に発行するものです。これだけではどういうことかわからないと思います。もっと簡単にいってしまうと、主に金銭を請求する文書のことだと思って下さい。

　請求書は、入金してもらうことが目的のものです。請求書には何に対する金額なのか、その明細も添えて、入金先、締め切りの日付、金融機関の振込手数料の負担の有無など、相手が入金する際に疑問に思うようなことがないようにしなければなりません。

　請求書が機能するためには、 「請求書のタイトル」「相手先の住所・担当者」「日付・請求書番号」「請求元の情報」「請求金額」「請求の内訳」「小計・消費税分等」「総合計」「振込先」が必要です。これらの情報が抜けていると相手側の経理処理に手間取り、なかなか入金確認が取れないということが起こり得ますので注意しましょう。

　あなたが個人事業主であれば仕事が原稿料やデザイン料、講演料、弁護士や公認会計士であれば源泉徴収も必要になります。源泉徴収が必要になる仕事に関しては、確認しておきましょう。

　請求書を書くときの注意点は 「支払期限の明記」「振込手数料の負担について」の二点です。相手は請求書をもらったからといって、すぐに払ってくれるとも限りません。請求書には、商品やサービスを提供する都度に支払ってもらう「都度方式」と、定期的に商品やサービスを提供するため一定期間納品した売上を15日や月末などに締めて、まとめて請求する「掛売り方式」とがあります。

　いずれにしても、金額が変動するため先に納品して売り上げの回収が後日になる場合など、支払の期日をはっきり書いておかないと、いつまでも待たされる可能性がありますので注意しましょう。

　また、入金する際の方法についてもはっきりと明記しておくことが大切です。仕入れ取引の場合は振込手数料を差し引いての入金が習慣化されていますが、一般小売では振込手数料はお客様負担という場合が一般的です。

　

　顧客が自分で判断するような書き方はせず、振込手数料に関してもはっきりと誰が負担するべきか明記しておくことが大切です。請求元に押す角印は必ずしも必要ありませんが、請求書の書き方としてあったほうが見栄えがよくなります。

　以上、初心者でもできる請求書の書き方についてみてきました。相手から入金してもらうためには、必要な情報と支払の期日を明記しておくことが、請求書を書く上では何よりも大事なことになります。