いいプレゼンのお膳立てに！打ち合わせ資料に盛り込むべき項目と内容

　打ち合わせ資料はとても重要なもの。なぜなら、その打ち合わせ資料の内容によって、進行がスムーズに進むか、目的とすべき決定ができるかどうかが左右されるからです。

　そこで、その打ち合わせ資料にどのような項目を盛り込むのかを考えてみましょう。円滑に打ち合わせを進めるための項目は、どのような形になるのかをみていきます。

　話の流れによっては、脇道に逸れたりするのが打ち合わせです。本来の目的を忘れず、ぶれることのないようにその目的や提案事項をわかりやすく記しておくことが必要になってきます。

　しかし、資料となると必要と思えること全てを盛り込んでおきたくなります。ですが、全体的に言えることは、できる限り簡潔にまとめるほうがいいです。内容も取捨選択して絞り込んでおきましょう。

　比較検討や提案の情報として、具体的な数字が必要な項目となります。打ち合わせ資料の重要な目的として、相手にわかりやすく、かつ確実に伝えることが必要になってくるでしょう。具体的な数字が示されていれば、理解も決断も早くなります。

　これまでも何度か打ち合わせをしていたのならば、その記録も簡単に記しておくことが必要です。それは確認の意味もありますし、その打つ合わせでの提案事項をまとめておけばすんなりと話が進みます。

　また、相手から以前と違うことを言われるようなことや条件を提示されることもあります。その前にまずは確認することを述べておけば、相手としてもそれを覆すようなことは言いにくくなるでしょう。

　たとえば色や雰囲気といった、言葉では説明しづらいものは、できる限り視覚に訴えることができる形にしておきましょう。なぜなら打ち合わせで時間がかかる理由は、こちらの説明を相手が理解したり納得するのに手間取ることが多いからです。

　その手間を削る意味で、できる限り数字、写真、イラストを駆使して一目で理解できるようにしておくようにしましょう。

　以上のように、打ち合わせ資料において必要なことは、まずボリュームを抑えるために盛り込む情報をできる限り絞ること、そして数字や写真を多用してわかりやすく、すぐに理解したり判断したりできるようにしておくこととなります。