たったこれだけの工夫で打ち合わせが劇的に変化する！会議を効率化するための打ち合わせ資料の作り方

　会議などの打ち合わせを行う時に必ず必要になるものの一つに、打ち合わせ資料が挙げられます。打合わせ資料の出来はその会議の進行を左右するカギとなる程重要なものなのです。ここでは、そんなにも重要な一般的な打ち合わせ資料の作り方について述べていきます。

　まず、会議をする場合にはアジェンダを作る事が望ましいです。アジェンダとは会議の大まかな流れを記載した予定表の様なもののことを指します。

　アジェンダを作成する際は、最初に「○○についての打ち合わせ」と題名を記載しましょう。次に開催日時や出席予定者、配布する説明資料や話し合う議題事項などについて記載します。出席予定者は役職の上の人や打ち合わせで重要となる人物を先にくる様に記載しましょう。議題については実際に会議で話し合う順とし、重要性の高いものを先に持ってくるようにしてくださいね。

　紙媒体のみで会議を行う場合は、頭の1ページ目をアジェンダとします。アジェンダと説明資料を別に分けた方が良い場合もあります。ディスプレイを使い会議を行う場合でも最低限、アジェンダは紙媒体で印刷し配布するようにしましょう。

　会議の内容によってはアジェンダとは別に説明資料を作る必要もあります。説明資料を作る際には、議題に対して必要となる情報を出来る限りポイントを抑え分かりやすくまとめましょう。また、対応案やゴールについても記載するとより効果的です。

　紙媒体とする場合はA4サイズ程度の大きさが望ましく、複数枚になる場合は右上でホチキス止めし1セットに纏めましょう。さらに、途中で人数が増えたり関連者の為に持ち帰りたいという人も出てくる場合もあるため、出来るだけ多めに印刷しておくと良いです。

　また内容が複雑で量が多い場合や参加人数が多い場合等は、無理に紙媒体にせずpowerpoint等のデータ媒体としディスプレイを使い会議を行うのも一案です。形式については、文字だけでなくグラフや画像等も使い話し合うポイントがイメージしやすい形式にすることをオススメします。

　会議の参加者は様々です。社外の人間が参加している場合や、参加者の知識に差がある事もあります。そういった場合は、それぞれの人に合わせた数パターンの説明資料を用意するようにしましょう。

　お客や社外の人間向けの資料であれば社外向けの情報とし丁寧な文言で作成したり、専門知識が乏しい人や仕事に深く関わっていない人向けの資料であれば、補足説明を付け加たりと専門的な知識が無くとも伝わりやすいように作成する等の工夫が大切です。

　打ち合わせ資料を作る際には上記の様な点に配慮するとともに、どのようにすれば会議やスムーズに進むか、どの様な人が参加しているかを考えて作成するようにしましょう。