真心を込めて送るべし！得意先にお礼メールを送るときの4つのポイント

　得意先を訪問し、ゴルフに招待されたり、食事をご馳走になったり、または打ち合わせに時間を割いてもらったりアンケートに協力してもらった時などに出すお礼メール。ただお礼を言うだけでは、相手の印象にも残らないし、今後にもつながっていきません。どのように書いたら、相手に好印象を与えることができるでしょうか。今回はそのポイントについて解説します。

　お礼のメールはなるべく早く出しましょう。結婚式等に出席したとき、帰り際に新郎新婦から早くもありがとうのメールが届くことがあります。かなりまめな印象を受けますし、もらった方は気分が良いものです。特に、お得意先にあなたを強く印象付けたいなら、記憶が新しいうちの方が、より効果的です。あまりに時間が空いてしまうと「誰だっけ？」ということにもなりかねません。

　メール送信者表示が、自分の名前しか入っていない人も多いのではないかと思います。顔見知り同士なら不要ですが、メールを初めて送る相手には、件名にも社名を入れておいた方が無難です。個人名を装った迷惑メールもありますから、件名だけで相手が「ああ、あの時の」とすぐ分かるように工夫をしましょう。

　メールには季節の挨拶などは必要ありませんが、やはり最初は「お世話になっております」からでしょう。本文については、インターネット上でたくさん文例が紹介されているので、大まかな構成はそちらを参考にするとよいでしょう。

　ただし、ネットで公開している文章をそのまま使うのはNG。相手も同じように検索してるかもしれませんので、使いまわしの印象を受けるか、もしくは何の印象も残らない文章になってしまいます。もう少し具体的な部分にまで踏み込んだ文書に加工して出すようにしましょう。

　食事などに招待されたら、その時の感想や、話した会話の内容について盛り込むのもよいでしょう。あの料理がとても美味しかったとか、教えてもらった他の店に是非行きたいとか、その時のことを相手に思い出させることを書きます。こうすることで、相手はあなたのことを思い浮かべ、記憶が更新されるので、より強い親近感を抱くことになります。

　アンケートなどに協力してもらったら、その内容を今後どのように活かしていく予定か書き添えましょう。また、打ち合わせ等で課題がみつかっていたら、その課題について、今後どのように取り組み連絡していく次第なのかも、追記しましょう。

　次回の打ち合わせの予定や、課題への回答をいつまでに返すかもできるだけ具体的に書きます。まだ決定していない場合でも「決まり次第またご連絡いたします」と一言添えると、「あの件どうなったんだ？」と相手は不安にならずに済みます。

　手紙でもメールでも、相手の立場に立って書くことが基本です。そして、より具体的な内容を少しでも盛り込むことが、相手にあなたのことを強く印象づかせるポイントです。

過度なお世辞をつけたり、必要以上に腰を低くした文面よりは、素直な感謝の気持ちが感じられる文章が、相手には心地よいものです。

　メールは声も聞こえないし顔も見えませんが、迅速で記録にも残るものであり、得意先に自分をアピールする大切なツールでもあります。マナーを守って、上手に活用しましょう。