【初心者のための資料の作り方講座】「こいつデキる！」と思わせる説明資料の作成方法

　説明資料を作り始めた時、初めて作る人や初心者の方は、話がバラバラでつながらない、どれだけの資料を盛り込んだらいいのかわからない、そもそも何を書けばいいのかわからない…といった悩みを持つことでしょう。そこで、初心者の人でもスムーズにできる説明資料の作り方のコツを紹介したいと思います。

　説明資料とはどのような場面であっても、たとえ営業の場面でも、自分の言いたいことを載せるものではなく、相手が知りたいことを載せるもの。自分がいいたことをあれもこれもと載せていては話はバラバラになり、相手も知りたいことを知ることができず、よくわからない説明資料となってしまうでしょう。

　説明資料を作る上で念頭に置いておきたいのは、相手にどんなメリットがあるのかを明確に説明することと、その裏付けを説明することが最重要ということです。

　説明資料の枠組みの作り方でまず役に立つのは、5W2Hです。「なぜ、どんな、どこで、誰が、どうやって、どのくらいで」を書き出してみましょう。ポイントは、重要な事項のみ記載し、残りの細かい補足に近い枝葉は省いてシンプルなものにしておくこと。

　そして大体の枠組みが出来たら、次は説明資料の流れの作り方についてです。流れをテンプレート化しておけば、どのような説明資料にも応用が利くので作っておくと後々便利でになるでしょう。

　例えば、「概要・作る目的→要求定義・問題把握→改善案→結果→まとめ」といった具合です。結論は最初に提示します。すると、その結論に至るにはどんな問題点があり、どのようにして改善し、どんな結果が出るのか、そしてその後どうなるのか、と一連の流れがこれで出来上がるでしょう。

　まず、作る目的で相手にどんなメリットがあるのかをはっきりさせて、結論を最初に提示しておくと後の説明がスムーズにできるのです。相手も説明資料のポイントが最初にわかって、スムーズに内容を理解することができます。

　大まかな枠組みが出来たら、次は内容をどのくらいのものにするかを検討してください。相手がその件に関して詳しい人の場合、簡潔に簡単な説明を載せた資料で十分ですし、ポイントだけを明確に記載することによって、相手も理解しやすい説明資料となるでしょう。

　しかし、相手がその件に関して詳しくない場合、ポイントだけを説明しただけでは、要所に出てくる説明文を理解できないことになるので、丁寧に説明文を作る必要があります。もし可能であれば、補足の資料を別に作っておくといいかもしれません。

　そして最後に、これはどのような相手にも言えることですが、最初に記述したように、相手がどのようなことを知りたいのかを、しっかりと考えて説明資料を仕上げてください。完成した説明資料を人に説明してみて、足りないと気付く点も多いと思うので、作ったものは誰かに説明してみて、より完成度を高めてください。

　以上、初心者の人でもスムーズにできる説明資料の作り方のコツを紹介してきました。資料作成はビジネスマンにとって大切な仕事。クオリティが高く、分かり易いと思ってもらえる資料づくりを目指しましょう。