【分かりやすい説明資料を作成するコツ】資料の出来・不出来は少しの差で変わってくる

　仕事では、相手に何かを説明したり、納得してもらわなければならない場面がよく出てきます。プレゼンテーションといったプロジェクトレベルの大きな業務に限らず、外部とのちょっとした打ち合わせや、社内での内部調整など、日々の業務の中でも頻繁に出てくるでしょう。

　そこで今回は、相手になにか説明を行う時に、納得してもらいやすい説明資料の作成のコツについて紹介します。

　相手になにかを説明する時に準備する資料は、いわば補足資料です。メインはあくまであなたの説明であり、資料はそれをうまくサポートするものでなければなりません。そのため、小さい字で細かく、ずらっと何ページも文章が続くような資料は必要ないどころか、聞き手に混乱を招いてしまうだけです。

　説明資料はあくまでも、あなたの説明を聞きながら、時々見るだけで理解できる、そういうものでなければなりません。さらに、あなたの説明の理解が深まるものでなければいけないでしょう。

　そこで、納得してもらいやすい説明資料を作る第1のコツは、説明資料の構成がひと目でわかるものであること。資料のどこに現状が、課題が、提案が書いてあるのか。構成をパッと見て理解できるようにしましょう。

　資料の構成がひと目で分かるようになったら、それぞれの項目も同様に分かりやすくするのが、2つ目のコツです。そこで、各項目の要点をわかりやすくまとめる必要があります。

　要点を一言で言いきったり、3つのポイントとしてまとめたり、簡潔に表すようにしましょう。これで、あなたの説明を聞きながら、説明資料に目を落とすと、要点がまとめられていてさらに理解が深まる、という良い循環を作ることができます。

　さらに3つ目のコツとして、図やグラフを入れることがあげられます。あなたの説明に説得力を持たせるために、統計などのグラフを入れて数値的な根拠を見せることは大切です。

　また、複雑な内容や関係性を説明する場合は、文字で要点をまとめるほかに、概略図を作ることで、聞き手にイメージを持ってもらうことも有効です。そうすることで説明の理解度はグッとアップします。

　以上3つのコツをお伝えしましたが、いかがだったでしょうか。説明資料は聞き手の理解度を深める重要なツールです。わかりやすい説明資料を作成し、相手に説明内容を納得をしてもらえるようにしましょう。