【誰でも出来るちょっとした仕事の工夫】効率化のカギは意外と身近なところにあった

　「仕事を効率的に行いたい」と、ビジネスパーソンなら誰でも考えるでしょう。効率的に仕事をすれば、短時間で仕事を終わらせることができるため、残業の機会は減りますし、仕事の成果物の質も高まります。

　しかし現実には「効率的に、といっても具体的にどんな工夫をすればいいのかわからない」という人が少なくないのではないでしょうか。ここでは、誰でも明日から始められる「ちょっとした工夫」を、「整理」という観点から紹介します。

　一つ目の工夫は、デスク回りの整理です。と言うと、「デスクをきれいにするだけで、仕事の効率化が図れるの？」と疑問視する人もいるでしょう。

　しかし、実際にやってみるとわかりますが、きちんと整理されデスクで仕事をするだけで、そうでないデスクの時より明らかに作業能率は上がるのです。というのは、乱雑なデスクは、仕事に必要な書類や用具がすぐに取り出せない、見つからないということがしばしば起こり、それが作業の効率を悪くしてしまいます。

　つまり、「きたないデスクは不要で無駄な時間生み出してしまう」、逆に言えば、「整理されたデスクは、そうした無駄な時間をなくしてくれる」というわけです。

　次の工夫は、仕事の管理方法の整理です。ビジネスパーソンにとって、タスク管理やスケジュール管理は仕事の基本。ほとんど100％の人が、なんらかの形で仕事の管理を行っているでしょう。その管理法を工夫してみるのです。

　例えば、「個々のタスクはパソコンのシートで管理。スケジュールは手書きの手帳で管理」という方法をとっているなら、それを一つにまとめてしまうのです。「あれはこっち、これはあっち」というように、複数の方法で管理していると、確認するとき時間がかかってしまいます。「できるビジネスパーソン」は手帳一つで、全ての管理をすることができるものです。

　自分の仕事の管理は、あくまでも仕事を円滑に進め、同時に仕事の「漏れ」をなくすためのもの。ですから、「あれはこっち」方式は機能的とは言えませんし、そのために仕事の「漏れ」が出てしまうことも考えられるでしょう。「シンプルな仕事管理」を工夫するだけで、仕事の効率は格段にアップするはずです。

　もう一つの工夫は、仕事の段取りの整理です。「いつもの手順で、いつものような順番で」という習慣を、再考してみましょう。「果たして、この段取りや進め方は効率的な方法なのか」と疑ってみるのです。

多くの人が、習慣になった段取りで、毎日無反省に仕事を繰り返してしまいがち。「どうしたら、一日の仕事を最短で仕上げることができるのか」を考え、段取りや仕事の順番を整理してみましょう。例えば、「いつもは午後にやっている仕事を、朝イチで片付けてしまう」という工夫をするだけでも、効率が上がることもあるのです。

　仕事の効率化は、小さな工夫の積み重ねで実現されるもの。まずは、この3つから始めてみてはいかがでしょうか。